Как провести оплату в 1С УНФ

Оплата в 1С:Управление нашей фирмой оформляется денежными документами раздела «Деньги»: списание и поступление с расчётного счёта, расходный и приходный кассовые ордера, операции по платёжным картам. Каждый документ фиксирует движение денег, закрывает взаиморасчёты с контрагентом и формирует данные для отчётов о движении денежных средств.

Главный принцип работы в УНФ: оплата должна быть связана с основанием — заказом покупателя, счётом на оплату, накладной или актом. Тогда программа автоматически зачтёт аванс, закроет задолженность и корректно покажет долг в отчётах. Оплата «без основания» проводится, но взаиморасчёты придётся выравнивать вручную.

Ниже разобраны все основные сценарии: оплата поставщику с расчётного счёта, приём оплаты от покупателя, наличные через кассу, эквайринг, взаимозачёт и контроль результата.

Где в УНФ находятся документы оплаты

Все денежные операции собраны в разделе «Деньги» на панели разделов. Основные журналы: «Банковские выписки» (или «Деньги. Поступления и списания»), «Кассовые документы», «Эквайринговые операции». Если раздела не видно, проверьте настройку прав пользователя и включённость функциональности в разделе «Настройки».

Тип документа зависит от способа расчёта: безналичный перевод через банк, наличные через кассу, оплата картой через эквайринговый терминал. Перед началом работы убедитесь, что в справочниках заведены банковский счёт организации, касса и договор эквайринга — без этого документ не проведётся.

Как провести оплату поставщику с расчётного счёта

Откройте раздел «Деньги» → «Банковские выписки» (или «Поступления и списания») и создайте документ «Расход со счета». В поле «Вид операции» выберите «Оплата поставщику». Заполните получателя, договор, сумму и счёт списания.

На вкладке «Зачёт платежа» (или в табличной части, зависит от версии) укажите документ расчётов — счёт от поставщика или приходную накладную. Если оплата авансовая, основание не указывается: программа отнесёт сумму на авансы, и зачёт произойдёт при поступлении товара.

1. 1
   Откройте «Деньги» → «Банковские выписки», создайте «Расход со счета»
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата поставщику», заполните контрагента и сумму
3. 3
   Укажите документ-основание для зачёта задолженности
4. 4
   Проверьте счёт списания и назначение платежа
5. 5
   Проведите документ и сверьте остаток на счёте в отчёте «Деньги»

Если у вас настроен обмен с банком (клиент-банк или сервис 1С:ДиректБанк), платёжное поручение можно выгрузить прямо из документа, а после загрузки выписки программа подтвердит факт списания. Это исключает двойной ввод и расхождения между учётом и банком.

Как принять оплату от покупателя

Поступление безналичной оплаты оформляется документом «Поступление на счет» с видом операции «Оплата от покупателя». Укажите плательщика, договор и сумму. Если оплата пришла по конкретному счёту или заказу, подберите его в табличной части — задолженность покупателя закроется автоматически.

Удобный способ — создать оплату на основании счёта: откройте счёт на оплату, нажмите «Создать на основании» → «Поступление на счет». Все реквизиты подставятся автоматически, останется проверить сумму и дату. Этот же приём работает для заказов покупателей и актов выполненных работ.

Наличная оплата через кассу

Наличные расчёты оформляются ордерами: приход от покупателя — ПКО («Приходный кассовый ордер»), выдача поставщику или подотчётному лицу — РКО («Расходный кассовый ордер»). Документы находятся в разделе «Деньги» → «Кассовые документы».

При розничной торговле с онлайн-кассой наличная выручка обычно попадает в учёт автоматически через отчёт о розничных продажах и Z-отчёт. Вручную ПКО в этом случае создавать не нужно, иначе выручка задвоится. Ручные ордера применяйте для оптовой оплаты наличными, возвратов и выдачи денег под отчёт.

Эквайринг: оплата банковской картой

Оплата картой оформляется документом «Операция по платежной карте» (раздел «Деньги» → «Эквайринговые операции»). В документе указывается договор эквайринга, вид оплаты, сумма и комиссия банка, если она учитывается отдельно.

Важная особенность: деньги по эквайрингу поступают на расчётный счёт не сразу и за вычетом комиссии. В УНФ это отражается через специальный счёт расчётов с банком-эквайером: сначала операция по карте, затем — после зачисления — поступление на счёт. Сверяйте эквайринговые операции с реестром банка, чтобы не пропустить незачисленные суммы.

Взаимозачёт и корректировка долга

Если контрагент одновременно ваш покупатель и поставщик, взаимные долги можно закрыть без движения денег — документом «Взаимозачёт» (раздел «Деньги» или «Продажи»/«Закупки», в зависимости от версии). Укажите контрагента, программа подберёт дебиторскую и кредиторскую задолженность и свернёт их на меньшую сумму.

Взаимозачёт — это юридически значимая операция: для неё нужны основания (договор, акт сверки или заявление о зачёте). Перед проведением сформируйте акт сверки взаиморасчётов и убедитесь, что задолженность признаётся обеими сторонами.

Сравнение вариантов

Расход/поступление со счёта

Безналичные расчёты с контрагентами. Подходит для большинства операций; требует заполненного банковского счёта организации.

ПКО / РКО

Наличные расчёты через кассу. Ограничение — лимит расчётов наличными между юрлицами по одному договору.

Операция по платежной карте

Приём оплаты картами через эквайринг. Деньги приходят с задержкой и за вычетом комиссии — нужна сверка с реестром банка.

Взаимозачёт

Закрытие встречных долгов без движения денег. Требует документального основания и сверки с контрагентом.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения оплаты откройте отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Долги» в разделе «Деньги» и убедитесь, что задолженность по нужному контрагенту уменьшилась на сумму платежа. Дополнительно проверьте отчёт «Деньги» (движение денежных средств): там должна появиться строка списания или поступления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Взаиморасчёты» по контрагенту

Норма

Долг уменьшился на сумму оплаты или закрыт полностью

Тревожный признак

Оплата висит в авансах, долг не закрыт — не указано основание

Отчёт «Деньги» / остаток на счёте

Норма

Остаток в программе совпадает с банковской выпиской

Тревожный признак

Расхождение — пропущена операция или документ не проведён

Кассовая книга

Норма

Остаток кассы неотрицательный, ордера пронумерованы по порядку

Тревожный признак

Минус по кассе или пропуски в нумерации

Частые вопросы

Что делать, если оплата проведена, а долг контрагента не закрылся?

Откройте документ оплаты и проверьте, указан ли документ расчётов в табличной части. Если поле пустое, сумма учтена как аванс. Допишите основание и перепроведите документ либо оформите зачёт аванса через документ-основание (накладную, акт).

Как провести оплату, если банк загружается из клиент-банка автоматически?

Тогда документы создаются при загрузке выписки: программа сопоставляет платёж с контрагентом по ИНН и реквизитам. Ваша задача — проверить нераспознанные платежи, дозаполнить основания и провести документы. Вручную такие оплаты вводить не нужно.

Можно ли провести одну оплату по нескольким счетам покупателя?

Да. В документе «Поступление на счет» добавьте в табличную часть несколько строк, в каждой укажите свой счёт или заказ и сумму. Общая сумма строк должна равняться сумме платежа.

Как оформить возврат оплаты покупателю?

Создайте документ «Расход со счета» с видом операции «Возврат покупателю» (или РКО для наличного возврата) на основании исходного поступления или документа продажи. Тогда возврат корректно закроет аванс или восстановит задолженность.

Почему документ оплаты не проводится?

Чаще всего не заполнены обязательные реквизиты: банковский счёт организации, контрагент, договор или статья движения денежных средств. Программа выводит сообщение о незаполненном поле — проверьте выделенные реквизиты. Также проверьте, не закрыт ли период датой запрета редактирования.

Нужно ли проводить оплату, если расчёты идут только через онлайн-кассу?

Розничные продажи через ККТ отражаются отчётом о розничных продажах, отдельные ПКО и операции по картам создавать не нужно. Но оплаты от оптовых покупателей и расчёты с поставщиками оформляются обычными денежными документами независимо от кассы.