Учет и Финансы · 10 мин
Как провести оплату самозанятому в 1С Бухгалтерии
Как оплатить услуги самозанятого в 1С Бухгалтерии 8.3: договор ГПХ, поступление услуг, чек из «Мой налог», проводки и типичные ошибки бухгалтера.
Оплата самозанятому в 1С:Бухгалтерии оформляется как расчёт с физическим лицом по договору гражданско-правового характера, но без удержания НДФЛ и страховых взносов — налог на профессиональный доход исполнитель платит сам. Главное отличие от обычного договора ГПХ — обязательный чек из приложения «Мой налог», который подтверждает, что исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД и доход задекларирован.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) для этого не нужны доработки: используются стандартные документы «Поступление (акты, накладные, УПД)» и «Списание с расчётного счёта», а исполнитель заводится в справочник «Контрагенты» с видом «Физическое лицо». Ниже разберём полный цикл: от проверки статуса самозанятого до закрывающих документов и контроля ошибок.
Проверка статуса самозанятого перед оплатой
До того как создавать документы в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован плательщиком налога на профессиональный доход. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН исполнителя: сервис покажет, действует ли статус на конкретную дату. Результат проверки разумно сохранить (скриншот или PDF) и приложить к договору — это ваше доказательство осмотрительности.
Проверять статус нужно дважды: на дату подписания договора и на дату оказания услуги (выдачи чека). Если самозанятый снялся с учёта в период между договором и оплатой, выплата переквалифицируется в обычный доход физлица, и организация станет налоговым агентом по НДФЛ и взносам.
Отдельное ограничение: нельзя переводить на НПД бывших сотрудников, если с момента увольнения прошло менее двух лет и они оказывают услуги тому же работодателю. Такие выплаты по закону не облагаются НПД, и никакой чек ситуацию не спасёт.
Как завести самозанятого в справочнике контрагентов
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле «Вид контрагента» выберите «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен — именно по ИНН проверяется статус), при необходимости СНИЛС и адрес из договора.
Затем в карточке контрагента создайте договор с видом «С покупателем» — нет, здесь нужен договор с поставщиком: самозанятый оказывает вам услуги, значит, для вашей организации он поставщик. Вид договора — «С поставщиком», валюта — рубли. В поле наименования удобно указать «Договор оказания услуг № … от …», чтобы документы легко находились.
Оформление поступления услуг от самозанятого
Начисление задолженности перед исполнителем отражается документом «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → вид операции «Услуги (акт)». В шапке укажите контрагента-самозанятого и созданный договор. В табличной части выберите номенклатуру с видом «Услуга» (например, «Услуги по договору ГПХ»), количество, цену и сумму.
Поле НДС установите «Без НДС» — плательщики НПД не начисляют НДС. Счёт учёта затрат выберите по экономическому смыслу: 26 или 44 для услуг общего характера, 20 — если услуга относится к производству, 08 — при создании внеоборотного актива. Счёт расчётов с контрагентом — 76.05 (или 60.01, в зависимости от настроек плана счетов в вашей базе).
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и договор «С поставщиком»
- 2Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Услуги (акт)»
- 3Заполните табличную часть: услуга, сумма, НДС «Без НДС»
- 4Укажите счёт затрат и счёт расчётов 76.05
- 5Проведите документ и проверьте проводки: Дт затратный счёт — Кт 76.05
В поле «Счёт-фактура» ничего не вводится — самозанятый счета-фактуры не выставляет. Основанием для учёта расхода служит акт (если вы его подписываете) и чек из «Мой налог». Чек можно приложить к документу как файл через скрепку «Присоединённые файлы», чтобы он хранился прямо в базе.
Проведение оплаты через банк
Оплата оформляется документом «Банк и касса» → «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Укажите получателя — контрагента-физлицо, договор, сумму и счёт расчётов. В назначении платежа рекомендуется указать: «Оплата по договору № … от … за услуги, без НДС. Исполнитель — плательщик НПД, чек № … от …».
Если база подключена к сервису 1С:ДиректБанк, платёжное поручение создаётся и отправляется в банк прямо из программы: «Банк и касса» → «Платёжные поручения» → «Создать». После подтверждения выписки документ «Списание с расчётного счёта» появится автоматически — проверьте, что он корректно разнёсся по договору и закрыл задолженность.
Некоторые банки требуют перевод физлицу оформлять отдельным видом операции или через реестр. В типовой 1С для разовых выплат достаточно стандартного платёжного поручения на физлицо: указываются ФИО получателя, его ИНН и банковские реквизиты карты или счёта.
Чек из «Мой налог» и закрывающие документы
Чек самозанятый обязан сформировать в приложении «Мой налог» при получении оплаты и передать вам в электронном или бумажном виде. В чеке указывается наименование услуги, сумма, ваш ИНН и наименование как покупателя. Без чека расход нельзя подтвердить: при проверке налоговая вправе снять затраты из налоговой базы по прибыли или УСН.
Сверьте данные чека с документами в 1С: сумма чека должна совпадать с суммой оплаты, дата чека — быть не раньше даты оплаты (обычно чек формируют в день получения денег), а ваш ИНН должен быть указан верно. Если оплата авансовая, чек выдаётся на аванс, а акт и второй чек — после оказания услуги при окончательном расчёте.
Как проверить результат
Дт затратного счёта — Кт 76.05, НДС нет
Появился НДС 19 счёта или счёт 70/76 с НДФЛ
После оплаты сальдо по самозанятому равно нулю
Висит дебиторка или кредиторка по договору
Сумма и ИНН покупателя совпадают с платёжным документом
Чека нет, сумма отличается, указан другой покупатель
Налоги, взносы и отчётность: что не нужно делать
Выплаты плательщикам НПД не включаются в базу по НДФЛ и страховым взносам при условии наличия чека. Поэтому в 1С не создаются документы из зарплатного блока: никаких «Начислений по договорам ГПХ», операций учёта НДФЛ или взносов для самозанятого не требуется. Самозанятый не попадает в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения.
Частая ошибка — завести самозанятого как «сотрудника по договору ГПХ» в подсистеме зарплаты. Это приведёт к автоматическому начислению НДФЛ и взносов, попаданию выплаты в отчётность и последующей необходимости подавать уточнённые расчёты. Правильный путь — только справочник «Контрагенты» и документы покупок.
Альтернативные варианты и ограничения
Если самозанятый работает с вами регулярно, удобно настроить в договоре шаблон: типовой текст акта, фиксированную номенклатуру услуги — тогда ежемесячное поступление создаётся копированием предыдущего документа за минуту. В свежих релизах 1С:Бухгалтерии доступна интеграция с сервисами проверки чеков НПД — уточните в вашей версии наличие обработки загрузки чеков.
Ограничения режима: годовой лимит дохода самозанятого — 2,4 млн рублей; при превышении статус утрачивается. Самозанятый не может оказывать услуги по трудовым функциям под контролем работодателя (это переквалифицируется в трудовые отношения) и продавать товары, подлежащие обязательной маркировке. Если ваш исполнитель — ИП на НПД, порядок в 1С тот же, только вид контрагента — «Индивидуальный предприниматель».
Варианты оформления исполнителя
Правильный путь для самозанятого: без НДФЛ и взносов, нужен чек из «Мой налог»
Только для обычных физлиц без статуса НПД: НДФЛ 13% и взносы удерживает заказчик
Тот же порядок, что и для физлица-самозанятого, но вид контрагента — ИП, чек также обязателен
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо с договором «С поставщиком»: поступление услуг без НДС, оплата обычным платёжным поручением, без НДФЛ и взносов. Обязательные условия — действующий статус плательщика НПД на дату оплаты и чек из «Мой налог» на каждую выплату.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет, если исполнитель имеет действующий статус плательщика НПД и выдал чек из «Мой налог». Налог (6% при расчётах с организациями) он платит сам. Если чека нет или статус утрачен, организация становится налоговым агентом и обязана удержать НДФЛ и начислить взносы.
Какой вид договора выбрать в карточке контрагента?
«С поставщиком», поскольку самозанятый оказывает вам услуги. Вид договора определяет доступные документы и счета расчётов. Договор ГПХ с физлицом в справочнике контрагентов — стандартная практика для разовых и регулярных выплат самозанятым.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, оформляется документ «Выдача наличных» с видом операции «Оплата поставщику». Расходный кассовый ордер подписывает получатель. Чек из «Мой налог» при этом всё равно обязателен — способ оплаты на требования к подтверждающим документам не влияет.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек до конца отчётного периода. Без чека расход нельзя признать в налоговом учёте, а выплату могут переквалифицировать с доначислением НДФЛ и взносов. Если чек так и не предоставлен, безопаснее исключить сумму из расходов и проконсультироваться с налоговым специалистом о порядке удержания НДФЛ.
Нужен ли акт, если есть чек из «Мой налог»?
Формально чек — основное подтверждение дохода самозанятого, но для обоснования расхода рекомендуется иметь договор и акт оказанных услуг с описанием, что именно было сделано. Связка «договор + акт + чек + платёжный документ» снимает большинство вопросов при проверке.
Можно ли работать с самозанятым, который раньше был нашим сотрудником?
Только если с момента увольнения прошло не менее двух лет. Выплаты бывшему работнику раньше этого срока не подпадают под НПД — налоговая доначислит НДФЛ и взносы независимо от наличия чека. Дату увольнения проверяйте по кадровым документам до заключения договора.