Как провести кассу в 1С: пошаговая инструкция для бухгалтера

Кассовые операции в 1С отражаются документами «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО), которые формируют проводки по счету 50 «Касса». От корректности их оформления зависят и бухгалтерский учет, и соответствие требованиям Указания ЦБ о порядке ведения кассовых операций. Ошибка в виде операции или корреспондирующем счете приводит к неправильным остаткам и вопросам при проверке.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» — самый распространенный продукт для учета кассы. В других решениях (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) логика похожа, но названия документов и разделов могут отличаться. Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на кассовые документы, а в справочнике «Кассы» создана хотя бы одна касса организации.

Порядок действий одинаков как для оплаты от покупателя наличными, так и для выдачи подотчетных сумм, взносов в банк и возвратов. Различия — только в выборе вида операции и аналитике. Ниже разобраны все основные сценарии, проверка результатов и типичные ошибки.

Подготовка: настройка кассы и проверка прав

До первого кассового документа откройте раздел «Справочники» → «Банк и касса» → «Кассы» и убедитесь, что создана касса организации. Обычно достаточно одной кассы; отдельные кассы заводят для обособленных подразделений или касс в валюте. Проверьте также, что в карточке организации заполнены реквизиты — они подставляются в печатные формы ПКО и РКО.

Для учета розничной выручки через онлайн-кассу дополнительно настраивается кассовая книга и, при необходимости, подключаемое оборудование. Если ваша организация — микропредприятие или ИП на спецрежиме, проверьте, не освобождены ли вы от обязанности вести кассовую книгу полностью: это влияет на то, нужно ли ежедневно формировать отчет кассира.

Как оформить приходный кассовый ордер (ПКО)

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Приходный кассовый ордер». Заполните дату (по умолчанию — текущая), номер присваивается автоматически при записи. В поле «Вид операции» выберите подходящий вариант: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат от подотчетного лица», «Взнос в уставный капитал» и другие. От вида операции зависит корреспондирующий счет и набор полей.

Укажите сумму, контрагента (или подотчетное лицо), договор при расчетах с контрагентами и основание в поле «Принято от» — эта строка попадает в печатную форму ордера. Нажмите «Провести», затем кнопку печати, чтобы сформировать ПКО по форме КО-1. Ордер подписывается главным бухгалтером и кассиром, отрывная квитанция выдается лицу, внесшему деньги.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Приходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий источнику денег
3. 3
   Заполните сумму, контрагента или подотчетное лицо, договор
4. 4
   Заполните поле «Принято от» и при необходимости «Основание»
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ордер по форме КО-1
6. 6
   Сверьте проводку: дебет 50, кредит корреспондирующего счета

Особенности розничной выручки

При учете розничных продаж выручка обычно приходуется одним документом за день на основании Z-отчета кассового аппарата. Вид операции — «Розничная выручка», корреспонденция — дебет 50, кредит 90.01. Если используется раздел учета с автоматизированной торговой точкой, выручка может формироваться документом «Отчет о розничных продажах» — тогда отдельный ПКО на эту сумму не создают, чтобы не задвоить поступление.

Как оформить расходный кассовый ордер (РКО)

Создайте документ «Расходный кассовый ордер» из того же журнала кассовых документов. Вид операции выбирается по назначению выдачи: «Оплата поставщику», «Выдача денежных средств подотчетному лицу», «Взнос наличными в банк», «Выплата заработной платы», «Возврат покупателю» и другие. Каждый вид формирует свою проводку: например, выдача подотчет — дебет 71, кредит 50; взнос в банк — дебет 51, кредит 50.

Обязательные поля — сумма, получатель (контрагент или сотрудник) и реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя: серия и номер паспорта, кем и когда выдан. Эти данные выводятся в печатную форму КО-2 и обязательны по правилам оформления первичных документов. После проведения распечатайте ордер и получите подпись получателя.

При выдаче наличными в банк удобнее использовать вид операции «Взнос наличными в банк» — программа автоматически сформирует пару проводок и свяжет РКО с банковской выпиской. Не создавайте вручную отдельное списание с расчетного счета, иначе получите двойное движение по счету 51.

Кассовая книга и отчет кассира

Кассовая книга формируется автоматически на основании проведенных ПКО и РКО. Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга», укажите период и организацию — программа соберет листы книги с нумерацией, входящим остатком, всеми документами дня и исходящим остатком. Листы распечатываются, подписываются кассиром и главным бухгалтером.

Если в какой-то день кассовых операций не было, лист за этот день не формируется — это нормально. Организации, освобожденные от ведения кассовой книги (малые предприятия и ИП при соблюдении условий), могут не распечатывать листы, но сами ПКО и РКО оформлять обязаны в любом случае.

Инвентаризация кассы

Для сверки фактического наличия с учетными данными используется документ «Инвентаризация денежных средств» (в ряде версий — «Инвентаризация кассы») из раздела «Банк и касса». Укажите дату и кассу, введите фактически пересчитанную сумму — программа покажет учетный остаток и рассчитает разницу. По результатам печатается инвентаризационная опись ИНВ-15 и акт ИНВ-15.

Выявленная излишек приходуется ПКО с видом операции «Прочее поступление» на счет прочих доходов, недостача списывается РКО на счет 94 с последующим отнесением на виновное лицо или расходы. Не корректируйте разницу «вручную» через операции без инвентаризации — при проверке потребуется документальное обоснование.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50

Норма

Конечное сальдо дебетовое, равно фактическому наличию в кассе

Тревожный признак

Отрицательный остаток или расхождение с пересчетом наличных

Кассовая книга за день

Норма

Все ПКО и РКО дня присутствуют, остаток сходится с ОСВ

Тревожный признак

Документ проведен, но в книге отсутствует — проверьте дату и организацию

Проводки документа

Норма

Дебет/кредит 50 с корректным корреспондирующим счетом

Тревожный признак

Счет не соответствует сути операции — вид операции выбран неверно

Типичные ошибки при работе с кассой

Чаще всего проблемы возникают из-за неверного вида операции и дублирования документов. Вторая группа ошибок — организационная: несвоевременное оформление ордеров и отсутствие подписей на печатных формах. Ниже — типовые ситуации и их последствия.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли исправить уже проведенный ПКО или РКО?

Да, если период не закрыт: откройте документ из журнала кассовых документов, измените данные и перепроведите. Если документ попал в закрытый период или уже подписан и выдан получателю, корректнее создать сторнирующий документ и оформить новый ордер правильной датой. После любых изменений перепроверьте кассовую книгу и ОСВ по счету 50.

Что делать, если остаток в кассе по программе не совпадает с фактическим?

Проведите инвентаризацию кассы: пересчитайте наличные и зафиксируйте результат документом «Инвентаризация денежных средств». Затем найдите причину расхождения — чаще всего это непроведенный ордер, дубль документа или ошибка в сумме. Только после поиска причины оформляйте излишек или недостачу проводками.

Обязательно ли каждый день распечатывать кассовую книгу?

Лист кассовой книги формируется только за дни, когда были кассовые операции. Микропредприятия и индивидуальные предприниматели при соблюдении установленных условий вправе не вести кассовую книгу, но приходные и расходные ордера оформлять обязаны все организации, работающие с наличными.

Как отразить сдачу наличной выручки в банк?

Создайте РКО с видом операции «Взнос наличными в банк» — программа сформирует проводку дебет 51, кредит 50. Когда банк подтвердит зачисление, движение по выписке свяжется с этим документом. Не создавайте отдельное ручное поступление на расчетный счет, чтобы не задвоить сумму.

Можно ли выдать подотчетные деньги сотруднику, не отчитавшемуся по прошлому авансу?

Технически 1С позволяет провести такой РКО, но по кассовой дисциплине новая выдача допускается только после полного отчета по предыдущему авансу. Перед выдачей проверьте задолженность сотрудника по счету 71 через оборотно-сальдовую ведомость или отчет «Расчеты с подотчетными лицами».

Как вести кассу в валюте?

Заведите отдельную кассу с нужной валютой в справочнике «Кассы». ПКО и РКО по ней оформляются в валюте, а программа автоматически пересчитывает суммы в рубли по курсу на дату документа и формирует курсовые разницы при переоценке. Учет ведется на субсчетах счета 50 с валютным признаком.