Как провести инвентаризацию счетов в 1С 8.3 Бухгалтерия

Инвентаризация счетов в 1С 8.3 Бухгалтерия — это сверка остатков по счетам учёта с первичными документами, данными контрагентов и банковскими выписками. Программа автоматизирует значительную часть работы: формирует инвентаризационные описи, акты сверки расчётов и справки о задолженности по формам ИНВ-17 и ИНВ-18.

Перед годовой отчётностью инвентаризация обязательна для всех организаций, а по расчётам с контрагентами её проводят минимум раз в год. В 1С для этого предусмотрены специальные документы в разделе «Операции» или «Покупки/Продажи» в зависимости от версии конфигурации, а также отчёты для анализа остатков.

Практическая сложность обычно не в самом документе, а в подготовке: нужно убедиться, что все первичные документы введены, банковские выписки загружены, а по счетам 60, 62, 76 нет «красных» остатков и неправильного сальдо по контрагентам. Ниже — полный порядок действий с проверками на каждом этапе.

Что подготовить перед началом инвентаризации

Основа любой инвентаризации — достоверные данные в базе. Если часть документов не проведена или выписки не загружены, инвентаризационные описи покажут неверные остатки, и вся работа пойдёт на пересверку.

Проверьте три вещи: полноту ввода первичных документов за период, закрытие кассовых и банковских операций (раздел «Банк и касса»), отсутствие непроведённых документов. Быстрый способ найти непроведённые документы — журнал «Операции, введённые вручную» и списки документов с отбором по пометке проведения.

Далее сформируйте оборотно-сальдовую ведомость (раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдоvanная ведомость») за инвентаризируемый период и посмотрите развёрнутое сальдо по счетам 60, 62, 66, 67, 70, 71, 76. Дебетовое и кредитовое сальдо одновременно по одному контрагенту — типичный признак незакрытых взаиморасчётов, который нужно разобрать до инвентаризации.

Как проанализировать остатки по счетам через ОСВ

Оборотно-сальдовая ведомость — главный инструмент предварительной проверки. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость», установите период с начала года по дату инвентаризации. Для детального анализа по конкретному счёту используйте «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по субконто.

На что смотреть в первую очередь: отрицательные остатки на счетах запасов (10, 41, 43) — признак списания без оприходования; дебетовое сальдо на счетах 68 и 69 — переплата по налогам, которую нужно подтвердить сверкой с ИФНС; развёрнутое сальдо по 60 и 62 — незачтённые авансы или незакрытые реализации.

Для счетов расчётов с контрагентами удобен отчёт «Анализ субконто» с видом субконто «Контрагенты» и «Договоры»: он покажет задолженность в разрезе каждого договора, что понадобится при заполнении справки к акту инвентаризации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счетам 10, 41, 43

Норма

Только дебетовые положительные остатки

Тревожный признак

Отрицательные (красные) остатки по номенклатуре

Счета 60 и 62 по контрагенту

Норма

Сальдо либо дебетовое, либо кредитовое по каждому договору

Тревожный признак

Одновременно дебет и кредит по одному договору без основания

Счета 68, 69

Норма

Сальдо соответствует данным ИФНС и фондов

Тревожный признак

Расхождения с расчётным счётом налоговой без объяснения

Инвентаризация расчётов с контрагентами: акт сверки и ИНВ-17

Для расчётов с покупателями и поставщиками в 1С есть документ «Акт инвентаризации расчётов с контрагентами». Найдите его в разделе «Покупки» или «Продажи» (в зависимости от настроек интерфейса) либо через «Операции» → «Акты инвентаризации расчётов с контрагентами».

Создайте новый документ, укажите дату инвентаризации и организацию. На закладке «Счета расчётов» отметьте счета, по которым проводится инвентаризация: 60, 62, 66, 67, 71, 73, 75, 76. На закладке «Расчёты с контрагентами» нажмите «Заполнить» — программа автоматически подтянет остатки по выбранным счетам в разрезе контрагентов и договоров.

После заполнения сверьте табличную часть с данными ОСВ — суммы должны совпасть. Затем распечатайте акт по форме ИНВ-17 и приложение к нему (справку) кнопкой «Печать». Именно ИНВ-17 подписывает инвентаризационная комиссия, а справка служит основанием для акта.

1. 1
   Проверьте полноту ввода первички и загрузите банковские выписки
2. 2
   Сформируйте ОСВ и разберите развёрнутое сальдо и красные остатки
3. 3
   Проведите сверку с контрагентами через документ «Акт сверки взаиморасчётов»
4. 4
   Создайте «Акт инвентаризации расчётов с контрагентами» и заполните его автоматически
5. 5
   Сверьте табличную часть с ОСВ, распечатайте ИНВ-17 и справку
6. 6
   Зафиксируйте результаты приказом и отразите выявленные разницы в учёте

Сверка расчётов с контрагентами перед инвентаризацией

ИНВ-17 фиксирует данные вашего учёта, но задолженность должна быть подтверждена контрагентом. Для этого используйте документ «Акт сверки взаиморасчётов» (раздел «Покупки» или «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов»).

Создайте акт, выберите контрагента и договор, установите период сверки. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы взаиморасчётов за период. Распечатайте акт, направьте контрагенту и дождитесь подписанного экземпляра или мотивированных возражений.

Если контрагент не отвечает, задолженность всё равно отражается в ИНВ-17, но в графе подтверждения указывается «не подтверждена». Для сомнительной дебиторки по итогам инвентаризации создаётся резерв — в 1С это делается документом «Начисление резервов по сомнительным долгам» при включённой соответствующей настройке учётной политики.

Начинайте рассылать акты сверки за 2–3 недели до даты инвентаризации: крупные контрагенты отвечают долго, а по расхождениям потребуется время на поиск потерянных документов. Сначала сверяйте контрагентов с самыми большими остатками.

Инвентаризация денежных средств и складских счетов

Кассу инвентаризуют отчётом «Кассовая книга» и документом «Инвентаризация денежных средств» (в ряде версий — через «Банк и касса»). Остаток по счёту 50 в ОСВ должен совпасть с фактическим наличием денег в кассе на дату инвентаризации; расхождения оформляются приказом и проводками через 94-й счёт.

Для товарно-материальных ценностей используется документ «Инвентаризация товаров на складе» (раздел «Склад»). Создайте документ, укажите склад и нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет учётные остатки по счетам 10, 41, 43. Колонку «Фактическое количество» заполняют по результатам пересчёта комиссией.

После ввода фактических данных программа рассчитает отклонения. Кнопкой «Создать на основании» сформируйте документы «Оприходование товаров» (излишки) и «Списание товаров» (недостачи). Печатные формы ИНВ-3 и ИНВ-19 доступны по кнопке «Печать».

Отражение результатов инвентаризации в учёте

Выявленные разницы отражают в том периоде, когда завершена инвентаризация. Излишки приходуются на счёт 91.01 (прочие доходы), недостачи в пределах норм списываются на расходы, сверх норм — на виновных лиц (счёт 73.02) или на 91.02, если виновные не установлены.

В 1С для ручных корректировок используется документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Для списания безнадёжной дебиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности применяют документ «Списание задолженности» (раздел «Продажи» или «Покупки»), который автоматически формирует проводки по 91 счёту и учитывает резерв, если он создавался.

По итогам инвентаризации оформляется ведомость результатов (форма ИНВ-26 или самостоятельно утверждённая форма) и приказ руководителя. Все инвентаризационные документы хранятся вместе с первичкой и предъявляются при налоговых проверках.

Частые вопросы по инвентаризации в 1С 8.3

Ниже собраны вопросы, которые чаще всего возникают при проведении инвентаризации счетов в типовой конфигурации.

Не заполняется акт инвентаризации расчётов с контрагентами — таблица пустая. Что делать?

Проверьте, отмечены ли нужные счета на закладке «Счета расчётов» и правильно ли указана дата инвентаризации: остатки берутся на конец этой даты. Также убедитесь, что документы по расчётам проведены и не попали в закрытый период с ограничением доступа.

Можно ли провести инвентаризацию за прошлый период?

Технически да — документ создаётся любой датой, и остатки подтянутся на неё. Но если период закрыт, изменения потребуют отмены закрытия месяца и восстановления последовательности проведения, что затронет регламентные операции. Обычно проще оформить инвентаризацию текущей датой со ссылкой на фактическую дату проверки.

Чем акт сверки отличается от акта инвентаризации?

Акт сверки взаиморасчётов — двусторонний документ для подтверждения задолженности контрагентом. Акт инвентаризации (ИНВ-17) — внутренний документ инвентаризационной комиссии, фиксирующий данные вашего учёта. Сверка предшествует инвентаризации и служит её доказательной базой.

Куда попадает задолженность, не подтверждённая контрагентом?

Она включается в ИНВ-17 с отметкой об отсутствии подтверждения. Такая дебиторка становится кандидатом на создание резерва по сомнительным долгам, а после истечения срока исковой давности — на списание документом «Списание задолженности».

Нужно ли инвентаризировать счета с нулевым сальдо?

Формально инвентаризации подлежат все счета, но на практике в описи включают счета с остатками. Счета без сальдо достаточно отразить в приказе о проведении инвентаризации как проверенные с нулевым результатом.

Почему суммы в ИНВ-17 не совпадают с ОСВ?

Чаще всего причина в разнице дат: ОСВ сформирована на другую дату, чем акт инвентаризации. Вторая типичная причина — в акте не отмечены все счета, по которым есть остатки. Сверьте дату, список счетов и пересоздайте заполнение документа.