Как провести доп расходы в 1С

Дополнительные расходы — это затраты, связанные с приобретением товаров, но не входящие в цену поставщика: доставка, разгрузка, страхование груза, услуги экспедитора, таможенные платежи. В 1С их нельзя просто «повесить» на расходы периода, если метод учета требует включать их в себестоимость запасов. Для этого в конфигурациях 1С:ERP, Комплексная автоматизация и Управление торговлей существует отдельный документ, а в Бухгалтерии предприятия — собственный механизм.

Ключевая особенность доп расходов — их нужно не только провести, но и правильно распределить. Сумма доставки одной накладной может относиться к десятку поступлений разных товаров, и от выбранного способа распределения (по количеству, по сумме, по весу или объему) зависит итоговая себестоимость каждой позиции. Ошибка на этом этапе искажает валовую прибыль и данные отчетности.

Ниже разобран порядок работы в наиболее распространенных конфигурациях: как создать документ, какие настройки проверить заранее, как проверить результат по проводкам и отчетам, а также какие ошибки встречаются чаще всего.

Какие расходы относятся к дополнительным и когда их включать в стоимость

К транспортно-заготовительным расходам обычно относят доставку до склада, погрузку и разгрузку, услуги экспедиторов и страховых компаний, хранение в пути, таможенное оформление. Общий признак — расход возник из-за конкретной поставки товаров и без этой поставки не появился бы.

Включать такие затраты в себестоимость запасов нужно, если это предусмотрено учетной политикой организации. Альтернатива — списывать их на расходы периода (счет 44 в бухгалтерском учете) сразу, без распределения на товары. Выбранный вариант фиксируется в учетной политике, и менять его произвольно в течение года нельзя.

Если доставка относится не к закупке, а к продаже (доставка покупателю), это уже не доп расходы на поступление: такие затраты отражаются как расходы на продажу и в себестоимость запасов не включаются.

Что проверить перед проведением документа

До создания документа убедитесь, что исходные поступления товаров уже проведены в базе. Документ доп расходов распределяет сумму именно на документы поступления — если накладная поставщика еще не введена или проведена с ошибками, распределять будет не на что.

Проверьте настройку способа распределения расходов. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации способ распределения задается в самом документе: по количеству, по сумме, по весу или по объему. Вариант «по весу» и «по объему» сработает корректно, только если в карточках номенклатуры заполнены соответствующие характеристики — иначе распределение даст нулевые или искаженные доли.

Также убедитесь, что статья расходов, которой оформляется услуга, настроена на нужный вариант распределения и аналитику. В ERP для статьи расходов указывается правило распределения на себестоимость товаров; в Бухгалтерии важна корректная счет-фактурная аналитика счета затрат.

Как провести доп расходы в 1С:ERP, Комплексной автоматизации и УТ

Основной инструмент — документ «Поступление доп. расходов» (в УТ 11 — «Поступление услуг и прочих активов» с соответствующей настройкой, либо тот же документ доп расходов в зависимости от версии). Создается он из раздела «Закупки» или на основании документа поступления товаров.

Порядок заполнения типовой: укажите поставщика услуги (перевозчика), номер и дату входящего документа, сумму и ставку НДС. Затем на вкладке распределения подберите документы поступления товаров, на которые относится расход, — вручную или через подбор по отбору (по поставщику, периоду, складу). Выберите способ распределения и нажмите команду распределения: программа поделит сумму пропорционально выбранному показателю.

После проведения документ формирует движения по регистрам себестоимости товаров: сумма расхода увеличивает стоимость соответствующих партий. Если распределение выполнено с ошибкой, документ можно перепровести после исправления — суммы пересчитаются.

1. 1
   Проверьте, что поступления товаров проведены и содержат верные количество и суммы
2. 2
   Создайте документ «Поступление доп. расходов» из раздела «Закупки» или на основании поступления
3. 3
   Заполните поставщика услуги, реквизиты входящего документа, сумму и НДС
4. 4
   Подберите документы поступления товаров для распределения
5. 5
   Выберите способ распределения (по сумме, количеству, весу, объему) и выполните распределение
6. 6
   Проверьте итоговые суммы по строкам и проведите документ
7. 7
   Откройте проводки или отчет по себестоимости и убедитесь, что стоимость товаров увеличилась

Как провести доп расходы в 1С:Бухгалтерии

В Бухгалтерии предприятия используется документ «Поступление доп. расходов» из раздела «Покупки». Он проще, чем в ERP: указывается контрагент-перевозчик, сумма, счет затрат (обычно включается в стоимость через счет учета ТЗР или напрямую на 41/10 в зависимости от настроек) и табличная часть с товарами либо документами поступления.

Распределение в Бухгалтерии выполняется по сумме или по количеству товаров в табличной части. Если расход относится к одной конкретной поставке, достаточно заполнить документ на основании поступления — табличная часть подтянется автоматически.

После проведения сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету учета товаров с аналитикой по партиям: стоимость соответствующих партий должна увеличиться на распределенную сумму. Если доставка по учетной политике списывается на 44 счет, вместо документа доп расходов используется обычное «Поступление услуг».

Как проверить результат после проведения

Первый контроль — движения документа. Откройте проводки и регистры: сумма расхода должна «сесть» на те партии товаров, которые вы указали, в ожидаемых пропорциях. Сумма по всем строкам распределения должна сойтись с общей суммой документа без остатка.

Второй контроль — отчеты по себестоимости. В ERP это «Себестоимость товаров» и «Ведомость по партиям товаров», в Бухгалтерии — анализ счета 41 (10) с субконто «Партии». Сравните стоимость партии до и после проведения доп расходов.

Третий контроль — НДС. Если поставщик услуги предъявил НДС, проверьте, что счет-фактура зарегистрирован и сумма налога попала в книгу покупок (при выполнении условий для вычета). НДС по доп расходам не включается в себестоимость товаров, а принимается к вычету в общем порядке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма распределения

Норма

Сумма по строкам равна сумме документа без остатка

Тревожный признак

Остаток нераспределенной суммы или расхождение в копейках

Себестоимость партий

Норма

Стоимость партий увеличилась на распределенные суммы

Тревожный признак

Стоимость не изменилась или изменилась не по тем партиям

НДС

Норма

Счет-фактура зарегистрирован, НДС в книге покупок

Тревожный признак

НДС завис в себестоимости или не отражен в учете

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — распределение расхода не на те поступления. Если документ доп расходов введен вручную без отбора, легко захватить лишние накладные или пропустить нужные. Перед проведением сверьте список распределения с первичкой перевозчика.

Вторая ошибка — неверный способ распределения. Доставка песка и фурнитуры в одной машине, распределенная «по сумме», завысит себестоимость дорогой мелочевки. Для неоднородных грузов корректнее распределение по весу или объему.

Третья группа проблем — периоды. Доп расходы, проведенные после закрытия месяца или после того, как товар уже продан, могут не попасть в себестоимость реализации текущего периода. В таком случае расход ляжет на остатки либо потребуется перерасчет. Старайтесь вводить документы доп расходов до закрытия месяца и до отражения реализации распределяемых партий.

Ограничения и когда обратиться к специалисту

Безопасная зона самостоятельной работы — создание и проведение документа в текущем открытом периоде с последующей проверкой движений. Рискованные зоны: исправление документов прошлых закрытых периодов, перераспределение расходов по уже проданным товарам, изменение учетной политики по ТЗР.

Если доп расходы нужно провести задним числом в закрытом периоде, последствия коснутся регламентированной отчетности, расчета налога на прибыль и уже сданных деклараций. Здесь корректнее привлечь бухгалтера или консультанта по 1С, который оценит, нужно ли подавать уточненки.

Также не стоит массово перепроводить документы распределения без резервной копии базы: при больших объемах перерасчет себестоимости может занять значительное время и изменить данные множества отчетов.

Частые вопросы

Можно ли провести доп расходы, если товар уже продан?

Технически документ проведется, но распределенная сумма ляжет на остатки партий или потребует перерасчета себестоимости реализации. В ERP это обрабатывается механизмом расчета себестоимости при закрытии месяца. В Бухгалтерии может потребоваться перепроведение реализаций. Оптимально вводить доп расходы до отражения продаж по этим партиям.

Какой способ распределения выбрать?

Ориентируйтесь на природу расхода. Стоимость перевозки обычно зависит от веса или объема груза — тогда логичны распределение по весу или объему. Расходы на страхование пропорциональны стоимости груза — подходит распределение по сумме. Распределение по количеству уместно только для однородных товаров с близкими характеристиками.

Куда попадает НДС по доп расходам?

НДС, предъявленный перевозчиком или экспедитором, в себестоимость товаров не включается. Он отражается на счете 19 и принимается к вычету при наличии счета-фактуры и выполнении стандартных условий. Исключение — операции, не облагаемые НДС, где налог включается в стоимость по правилам учетной политики.

Что делать, если распределение дало копеечные расхождения?

Округление при пропорциональном распределении почти неизбежно. Обычно программа относит остаток на последнюю строку распределения. Проверьте, что общая сумма по строкам сходится с суммой документа; если расхождение больше округления — ищите ошибку в исходных данных, а не в округлении.

Можно ли отразить доп расходы без привязки к поступлениям?

Да, если по учетной политике транспортные расходы не включаются в себестоимость запасов, а списываются на расходы периода. Тогда услуга оформляется обычным документом поступления услуг на счет затрат (например, 44) без распределения на партии товаров.

Как исправить ошибочно проведенный документ доп расходов?

В открытом периоде достаточно отменить проведение, исправить данные и провести заново — суммы перераспределятся. Если документ уже учтен в расчете себестоимости или в закрытом периоде, сначала оцените влияние на отчетность: возможно, корректнее оформить сторнирующий или корректировочный документ текущей датой.