Учет и Финансы · 8 мин
Как провести аренду в 1С УНФ
Как оформить аренду в 1С Управление нашей фирмой: договор, начисление арендной платы, акты, оплата и отчёты. Пошаговая инструкция для арендатора и арендодателя.
Учёт аренды в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) строится на стандартных документах: договор с контрагентом, поступление или реализация услуг, счета и оплаты. Отдельного «арендного» модуля в типовой конфигурации нет, поэтому важно правильно настроить номенклатуру услуги, договор и периодичность начислений — тогда ежемесячное оформление займёт несколько минут.
Сценарий зависит от роли вашей компании. Арендатор отражает поступление арендной услуги и её оплату, арендодатель — реализацию услуги и поступление денег. Ниже разобраны оба варианта, а также учёт обеспечительного платежа и типичные ошибки, из-за которых «разъезжаются» акты сверки.
Что подготовить перед началом учёта аренды
До создания первого документа проверьте базовые данные. В справочнике «Контрагенты» заведите арендодателя (или арендатора) с реквизитами, затем в карточке контрагента создайте договор. В договоре укажите вид — «С покупателем» или «С поставщиком» в зависимости от вашей роли, номер и дату бумажного договора аренды. Именно к договору будут привязываться все начисления и оплаты, поэтому один договор аренды — один элемент справочника договоров.
Далее создайте номенклатуру услуги: раздел «Номенклатура» → «Создать». Тип номенклатуры — «Услуга», наименование, например, «Аренда офиса по договору № 12». Укажите цену, если она фиксированная, и ставку НДС — для аренды у плательщика НДС это обычно 20%, у арендодателя на УСН — «Без НДС». Не создавайте отдельную услугу на каждый месяц: один элемент номенклатуры используется во всех периодах.
Как отразить аренду у арендатора
Основной документ арендатора — «Поступление услуг» (в ряде версий УНФ используется «Приходная накладная» с услугой). Создайте его в разделе «Закупки» в конце месяца на основании акта от арендодателя. Заполните контрагента, договор, добавьте услугу аренды, укажите сумму и НДС. В поле «Документ расчётов» выберите режим зачёта авансов — обычно «Автоматически», тогда предоплата зачтётся при проведении.
Оплату оформляйте документом «Расход со счёта» (раздел «Деньги») с видом операции «Поставщику». Обязательно укажите тот же договор и, при ручном зачёте, конкретный документ поступления. Если платите авансом за следующий месяц, документ оплаты всё равно привязывается к договору, а зачёт произойдёт при проведении поступления.
Как отразить аренду у арендодателя
Арендодатель оформляет начисление документом «Расходная накладная» (раздел «Продажи») с услугой аренды. Укажите покупателя-арендатора, договор, услугу и сумму за период. На основании накладной можно напечатать акт оказания услуг и, при необходимости, выставить счёт на оплату заранее — документ «Счёт на оплату» удобно рассылать арендатору до начала месяца.
Поступление денег отразите документом «Поступление на счёт» с видом операции «От покупателя». Укажите договор — программа зачтёт оплату в счёт выставленных накладных автоматически или предложит выбрать документ вручную. Для контроля используйте отчёты «Расчёты с покупателями» и «Акт сверки» — их можно отправлять арендатору ежеквартально.
Если аренда — основной вид деятельности, настройте шаблон документа: создайте одну расходную накладную, а затем копируйте её каждый месяц, меняя только дату и период услуги. Это исключает ошибки в реквизитах и ускоряет выставление актов.
Обеспечительный платёж и коммунальные услуги
Обеспечительный платёж (депозит) — не расход и не доход до момента зачёта или возврата. У арендатора его проводят тем же «Расходом со счёта» по договору, но без создания поступления услуги: сумма повиснет как аванс поставщику. При возврате депозита в конце аренды оформите «Поступление на счёт» с зачётом этого аванса. Если депозит засчитывается в счёт последнего месяца аренды, зачёт произойдёт при проведении последнего поступления услуг.
Коммунальные платежи, выставляемые арендодателем отдельно, учитывайте как отдельную услугу номенклатуры (например, «Коммунальные услуги по аренде») в том же или отдельном документе поступления. Разделяйте фиксированную арендную плату и переменные платежи разными строками — так проще анализировать затраты и сверяться с контрагентом.
Проверка результата и отчёты
После проведения документов за месяц откройте отчёт «Расчёты с поставщиками» (или «Расчёты с покупателями» у арендодателя) с отбором по контрагенту и договору. Долг на конец периода должен совпадать с вашими ожиданиями: при помесячной оплате после зачёта — ноль либо аванс на следующий месяц. Сформируйте «Акт сверки взаиморасчётов» и сравните с данными контрагента.
Для управленческого анализа используйте отчёт «Доходы и расходы»: арендная плата отразится в расходах арендатора по статье, указанной в документе. Если арендуете несколько помещений, заведите отдельные статьи затрат или заказы/подразделения, чтобы видеть стоимость каждого объекта.
Как проверить результат
Сальдо равно нулю или авансу за следующий период
Дебиторка или кредиторка при полной оплате — не зачтён аванс или оплата по другому договору
Ставка и сумма совпадают со счётом-фактурой арендодателя
НДС не выделен или ставка другая — риск ошибки в декларации
Висит как аванс и закрывается при возврате или зачёте
Проведён как расход — завышены затраты и налоговая база искажена
Ограничения типовой УНФ и когда нужна доработка
Типовая УНФ не формирует график платежей по аренде автоматически и не начисляет аренду «одной кнопкой» за год вперёд. Если объектов много, используйте копирование документов, шаблоны или обработки группового создания. Для сложных сценариев — индексация платы, расчёт по квадратным метрам, аренда оборудования с учётом на балансе — потребуется доработка конфигурации или внешние обработки.
Отдельная тема — учёт по ФСБУ 25/2018 для бухгалтерского учёта аренды (обязательство и право пользования активом). УНФ ориентирована на управленческий и упрощённый учёт; если вы обязаны применять ФСБУ 25 в полном объёме, уточните возможности вашей версии конфигурации или ведите этот блок в специализированной учётной системе.
Частые вопросы
Можно ли в УНФ автоматически начислять аренду каждый месяц?
В типовой конфигурации нет автоматического планировщика начислений аренды. Практичный вариант — копировать документ прошлого месяца и менять дату и период. Для автоматизации используют внешние обработки или доработку.
Какой вид операции выбрать при оплате аренды?
Арендатор использует «Расход со счёта» с видом «Поставщику», арендодатель при получении денег — «Поступление на счёт» с видом «От покупателя». Главное — указать тот же договор, что и в документе начисления.
Арендодатель на УСН без НДС — как настроить услугу?
В карточке номенклатуры услуги укажите ставку «Без НДС». Тогда в поступлении налог не выделится, а у арендатора не возникнет ложного вычета.
Как учесть аренду нескольких помещений у одного арендодателя?
Удобнее завести отдельный договор на каждое помещение (по номерам бумажных договоров) и, при необходимости, отдельные услуги. Тогда задолженность и затраты видны по каждому объекту в отчётах с группировкой по договорам.
Что делать, если оплата не зачлась в счёт поступления?
Откройте документ оплаты и проверьте договор и поле зачёта аванса. Перепроведите поступление после оплаты или укажите документ расчётов вручную. Затем проверьте отчёт «Расчёты с поставщиками» — долг должен закрыться.
Нужно ли отражать аренду, если компания на УСН?
Да. На УСН арендная плата — это расход (у арендатора) или доход (у арендодателя), который признаётся по оплате. Документы поступления и оплаты в УНФ формируют данные для книги учёта доходов и расходов, поэтому оформлять их нужно в полном объёме.
Что важно запомнить
Аренда в УНФ — это договор с контрагентом плюс ежемесячные документы услуг и оплат по одному договору. Заведите услугу с типом «Услуга» и верной ставкой НДС, следите за зачётом авансов и обеспечительного платежа, а результат контролируйте отчётами по расчётам и актами сверки.