Как посмотреть задолженности в 1С

Задолженность контрагентов в 1С видна через стандартные отчёты по расчётам: «Оборотно-сальдовая ведомость» по счетам 60, 62, 66, 67, 76, а также специализированные отчёты «Задолженность покупателей» и «Задолженность поставщикам». Путь к ним зависит от конфигурации — в «1С:Бухгалтерии 8», «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» меню отличается, но логика одна: программа собирает остатки по счетам расчётов в разрезе контрагентов и договоров.

Прежде чем смотреть цифры, важно понять, какую именно задолженность вы ищете: нам должны (дебиторская), должны мы (кредиторская), задолженность по кредитам и займам или взаиморасчёты с сотрудниками. Для каждой задачи есть свой отчёт и свой набор счетов, и смешивать их нельзя — иначе картина расчётов будет искажена.

Точность данных зависит от того, насколько корректно закрыт период: непроведённые документы, незакрытые месяцы и «висящие» авансы искажают остатки. Поэтому просмотр задолженности стоит совмещать с базовой проверкой учёта, о которой рассказано ниже.

Какие бывают задолженности и где они «живут» в учёте

Дебиторская задолженность — это долги покупателей и заказчиков перед вашей организацией. В бухгалтерском учёте она отражается по дебету счёта 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками», а авансы полученные — по кредиту субсчёта 62.02. Если покупатель переплатил или внёс предоплату, это уже не дебиторка, а ваше обязательство перед ним.

Кредиторская задолженность — ваши долги перед поставщиками (кредит счёта 60), бюджетом (счета 68, 69), сотрудниками (счёт 70), по кредитам и займам (счета 66, 67). Авансы, выданные поставщикам, сидят на дебете 60.02 и при анализе долгов поставщикам их нужно вычитать или смотреть отдельно.

Прочие расчёты — с подотчётными лицами (счёт 71), по претензиям и возмещениям (счёт 76) — тоже формируют задолженность, но часто выпадают из поля зрения, потому что стандартные отчёты по покупателям и поставщикам их не показывают.

Быстрый способ: оборотно-сальдовая ведомость по счёту

Универсальный инструмент, который есть в любой конфигурации на базе «1С:Бухгалтерии». Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт (например, 62 для покупателей или 60 для поставщиков) и период. В настройках отчёта включите группировку по субконто «Контрагенты» и «Договоры» — тогда вы увидите долг по каждому партнёру отдельно.

Дебетовое сальдо на конец периода по 62 счёту — это долг покупателей. Кредитовое сальдо по 60 счёту — ваш долг поставщикам. Если по одному контрагенту есть и дебетовое, и кредитовое сальдо по разным договорам, отчёт покажет развёрнутое сальдо — это нормально, сворачивать его вручную не нужно.

Провалившись двойным кликом в строку контрагента, вы откроете карточку счёта — детализацию по каждому документу: реализация, оплата, возврат. Так можно найти конкретный документ, из-за которого висит долг.

1. 1
   Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту».
2. 2
   Укажите счёт: 62 — долги покупателей, 60 — расчёты с поставщиками, 76 — прочие.
3. 3
   Задайте период и организацию.
4. 4
   В «Настройках» добавьте группировку по контрагентам и договорам.
5. 5
   Сформируйте отчёт и проверьте конечное сальдо по каждой строке.

Готовые отчёты по задолженности покупателей и поставщиков

В 1С:Бухгалтерии 8

В разделе «Продажи» есть отчёт «Задолженность покупателей», в разделе «Покупки» — «Задолженность поставщикам». Они удобнее ОСВ тем, что сразу показывают долг в разрезе контрагентов, договоров и документов расчётов, а вариант «по срокам долга» раскладывает задолженность по интервалам просрочки: до 30 дней, 30–60, свыше 90 и так далее. Границы интервалов настраиваются в параметрах отчёта.

Отдельно полезен отчёт «Анализ расчётов с покупателями» (или поставщиками) — он показывает и долг, и авансы одним списком, что помогает увидеть перекрытия: когда по одному договору висит аванс, а по другому — долг тому же контрагенту.

В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации

В этих конфигурациях взаиморасчёты ведутся в управленческом разрезе. Откройте раздел «Продажи» (или «CRM и маркетинг») → отчёты «Задолженность клиентов», «Ведомость расчётов с клиентами»; для поставщиков — «Задолженность поставщикам» в разделе «Закупки». Здесь долг считается по документам расчётов, а не по бухгалтерским счетам, поэтому цифры могут отличаться от бухгалтерской ОСВ — это повод для сверки управленческого и регламентного учёта.

Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом

Когда нужно не просто посмотреть долг, а подтвердить его перед контрагентом, формируйте акт сверки. В «1С:Бухгалтерии 8»: раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчётов» → «Создать». Выберите контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам), период и счета учёта — по умолчанию подставляются 60, 62, 76.

Документ автоматически заполнит табличную часть оборотами: ваши данные по отгрузкам и оплатам. После заполнения акт можно распечатать и отправить контрагенту. Если вторая сторона тоже работает в 1С, попросите её акт и сравните построчно — расхождения обычно возникают из-за документов, проведённых в разных периодах, или неучтённых оплат.

В «Управлении торговлей» аналогичный документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе продаж или закупок. Он строится по данным взаиморасчётов, а не бухгалтерских счетов.

Задолженность по кредитам, бюджету и сотрудникам

Долги перед банками смотрите через ОСВ по счетам 66 (краткосрочные кредиты и займы) и 67 (долгосрочные) с детализацией по контрагентам и договорам. Проценты обычно учитываются на тех же счетах отдельными субконто, поэтому развёрнутая ОСВ покажет и тело долга, и начисленные проценты.

Задолженность перед бюджетом видна в ОСВ по счетам 68 (налоги) и 69 (взносы) в разрезе субсчетов по видам налогов. Кредитовое сальдо — долг перед бюджетом, дебетовое — переплата. Перед сдачей отчётности эти остатки стоит сверить с данными личного кабинета налогоплательщика.

Расчёты с сотрудниками: счёт 70 — задолженность по зарплате, 71 — подотчётные суммы, 73 — прочие расчёты (займы сотрудникам, возмещение ущерба). В зарплатных конфигурациях удобнее использовать отчёты «Задолженность по зарплате» и «Расчётный листок» вместо бухгалтерских счетов.

Какой отчёт выбрать

ОСВ по счёту

Универсально, работает везде, показывает бухгалтерские остатки. Не показывает сроки просрочки.

Задолженность покупателей / поставщикам

Готовый анализ по срокам долга и документам. Есть не во всех конфигурациях и версиях.

Акт сверки

Официальный документ для подтверждения долга с контрагентом. Неудобен для быстрой аналитики.

Отчёты взаиморасчётов в УТ/КА

Управленческая детализация по заказам и соглашениям. Может расходиться с бухгалтерским учётом.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчёта убедитесь, что цифрам можно доверять. Сверьте итоговое сальдо по счёту 62 в ОСВ с суммой в отчёте «Задолженность покупателей» за тот же период — они должны совпадать. Проверьте, нет ли в базе непроведённых документов реализации или оплат: они не попадают в отчёты, и долг окажется заниженным.

Частая ситуация — «красное» (отрицательное) сальдо по контрагенту на счёте 62 или 60. Обычно это признак незачтённого аванса: оплата прошла по одному договору или документу расчётов, а отгрузка — по другому. Лечится не ручной проводкой, а правильным указанием документа расчётов в оплате или корректировкой зачёта аванса.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 62 в ОСВ и в отчёте «Задолженность покупателей»

Норма

Суммы совпадают за один и тот же период

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые документы или ручные операции

Сальдо по контрагенту

Норма

Дебетовое по 62 (долг нам) или кредитовое по 60 (мы должны)

Тревожный признак

Кредитовое сальдо по 62.01 или дебетовое по 60.01 — вероятен незачтённый аванс

Состав долга

Норма

Каждая сумма раскрывается до конкретного документа

Тревожный признак

Есть строки без документов или «пустые» контрагенты — ошибки ввода

Частые вопросы

Почему в отчёте по задолженности покупатель не отображается, хотя долг точно есть?

Чаще всего документ реализации не проведён, выбран неверный период или другая организация. Также проверьте, не ушёл ли долг на другой договор или счёт (например, 76 вместо 62) — тогда он виден в ОСВ, но не попадает в отбор отчёта.

Как посмотреть задолженность по конкретному договору?

В ОСВ по счёту откройте настройки и добавьте отбор по субконто «Договоры» с нужным значением. В отчётах «Задолженность покупателей» отбор по договору задаётся через кнопку «Настройки» на закладке «Отбор».

Можно ли увидеть просроченную задолженность отдельно?

Да, в отчётах «Задолженность покупателей по срокам долга» и аналогичных для поставщиков. Программа раскладывает долг по интервалам от даты оплаты по договору или документу. Если сроки оплаты в договорах не заполнены, интервалы считаются от даты отгрузки.

Почему сумма в акте сверки не совпадает с актом контрагента?

Типичные причины: документы проведены в разных периодах (вы отгрузили в марте, партнёр оприходовал в апреле), неучтённая оплата, разные договоры или счета сверки. Сравните акты построчно и найдите документы, которые есть только в одном из них.

Как посмотреть долг сотрудника по подотчётным суммам?

Сформируйте ОСВ по счёту 71 с группировкой по сотрудникам (субконто «Работники организации»). Дебетовое сальдо — сумма, которую сотрудник должен отчитать или вернуть. Карточка счёта покажет, по каким авансовым отчётам и выдачам образовался остаток.

Что делать, если задолженность «висит» уже несколько лет?

Такую задолженность нельзя просто удалить из учёта. Проверьте её документально: проведите инвентаризацию расчётов, сверку с контрагентом. Списание безнадёжной дебиторки или невостребованной кредиторки выполняется отдельными документами с соблюдением требований законодательства — по этому вопросу стоит привлечь бухгалтера или аудитора.