Как проверить акты сверки в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает, что задолженность между вашей организацией и контрагентом отражена в учете одинаково с обеих сторон. Ошибки в нем приводят к спорам с поставщиками, претензиям налоговых органов и искажению отчетности, поэтому проверять акт нужно системно, а не «на глаз».

Проверка сводится к трем вещам: правильно сформировать акт в программе, сопоставить его данные с первичными документами и разобраться с расхождениями, если они есть. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей, а также типичные причины расхождений и способы их устранения.

Где в 1С находится акт сверки и как его сформировать

В 1С:Бухгалтерия 8.3 акт сверки создается в разделе «Покупки» или «Продажи» — пункт «Акты сверки расчетов». Нажмите «Создать», укажите организацию, контрагента, договор (или оставьте поле договора пустым, чтобы сверить все договоры сразу) и период сверки. После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа подтянет все документы расчетов за выбранный период.

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Казначейство» или «Продажи» — «Документы расчетов с партнерами». Здесь акт заполняется по регистрам расчетов с партнерами, а не по бухгалтерским счетам, поэтому состав данных может отличаться от бухгалтерской версии.

Перед формированием акта убедитесь, что за выбранный период проведены все документы: поступления, реализации, оплаты, возвраты, корректировки. Непроведенный или помеченный на удаление документ в акт не попадет, и это одна из самых частых причин расхождений.

1. 1
   Откройте «Покупки» (или «Продажи») — «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — «По данным учета» и проверьте состав документов
4. 4
   При необходимости добавьте вручную документы, которые программа не подтянула
5. 5
   Проведите документ и распечатайте акт по кнопке «Печать»

Как проверить акт сверки через отчеты по счетам расчетов

Самый надежный способ проверки — сопоставить акт с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчетов. Откройте «Отчеты» — «Анализ счета» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для счетов 60 (расчеты с поставщиками), 62 (расчеты с покупателями) или 76 (прочие расчеты) с отбором по нужному контрагенту и договору за тот же период.

Сравните три величины: сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и сальдо на конец. Они должны совпасть с итоговыми строками акта сверки. Если начальное сальдо не совпадает, значит, расхождение возникло раньше проверяемого периода — расширяйте период сверки назад, пока не найдете точку, с которой учет расходится.

Для детальной проверки используйте «Карточку счета» по контрагенту: она показывает каждую проводку с документом-источником. По карточке удобно проходить акт построчно — каждая строка акта должна иметь соответствующую проводку, и наоборот.

Построчная сверка документов с первичкой и данными контрагента

После проверки итогов переходите к построчной сверке. Каждая строка акта — это конкретный документ: накладная, счет-фактура, платежное поручение, возврат. Откройте документ двойным щелком прямо из акта и сверьте номер, дату и сумму с бумажным оригиналом или файлом из ЭДО.

Затем сопоставьте свой акт с актом контрагента. Строки должны быть зеркальными: ваша реализация — его поступление, ваша оплата — его поступление денег. Расхождения обычно концентрируются в нескольких типовых местах: разные даты отгрузки, неотраженные у одной из сторон документы, разница в копейках из-за округления НДС.

Удобный прием — выгрузить оба акта в Excel и сравнить суммы формулой или через функцию ВПР по номерам документов. Так быстро находятся строки, которые есть только у одной стороны, и суммы, отличающиеся на небольшие величины.

Типичные причины расхождений и как их исправить

Чаще всего акт не сходится из-за документов, заведенных не на тот договор или не на ту организацию. В 1С расчеты учитываются в разрезе «контрагент + договор», поэтому оплата, привязанная к другому договору того же контрагента, в акт по конкретному договору не попадет. Проверьте акт без отбора по договору — если расхождение исчезло, перепривяжите документ к правильному договору.

Вторая частая причина — непроведенные, помеченные на удаление или введенные задним числом документы. Перед сверкой выполните восстановление последовательности проведения (в Бухгалтерии — «Операции» — «Проведение документов») и снимите пометки удаления с актуальных документов либо удалите их окончательно.

Третья группа причин — ручные операции и корректировки долга. Операции, введенные вручную, и документы «Корректировка долга» могут не попасть в акт или попасть с неочевидным знаком. Проверьте их отдельно через карточку счета и при необходимости добавьте в акт вручную с пояснением.

Что делать с расхождениями: порядок урегулирования

Каждое выявленное расхождение нужно классифицировать и устранить в исходном документе, а не правкой самого акта. Акт сверки — это отражение учета; если «подправить» его вручную, расхождение останется в базе и всплывет при следующей сверке или при выверке отчетности.

Если документ отсутствует у контрагента — направьте ему копию с сопроводительным письмом и зафиксируйте дату отправки. Если документ отсутствует у вас — запросите оригинал, проверьте его подлинность и только после этого вводите в базу тем периодом, к которому он относится, с учетом правил исправления ошибок в бухгалтерском учете.

После устранения всех причин сформируйте акт заново и убедитесь, что сальдо на конец периода совпадает с данными контрагента. Итоговый акт подписывается обеими сторонами; расхождения, которые стороны не смогли урегулировать, фиксируются в акте отдельной строкой «по данным контрагента» с расшифровкой.

Проверка результата и контрольные точки

Признак корректно выполненной сверки — совпадение трех контрольных величин: сальдо на начало, суммы оборотов и сальдо на конец периода по данным обеих сторон. Дополнительно итоговое сальдо акта должно совпадать с сальдо по счетам 60, 62 или 76 в оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату.

Если сверка проводится перед закрытием периода или сдачей отчетности, полезно дополнительно сформировать отчет «Анализ расчетов с контрагентами» (или «Ведомость расчетов с партнерами» в УТ) и проверить, что нет «красных» остатков — одновременной дебиторской и кредиторской задолженности по одному договору, которая обычно означает незачтенный аванс.

Контрольные точки

Как проверить результат сверки

Сальдо на конец периода

Норма

Совпадает с актом контрагента и с ОСВ по счету расчетов

Тревожный признак

Разница без документированной причины

Состав документов

Норма

Каждая строка акта подтверждена первичным документом

Тревожный признак

Строки без документов или документы, отсутствующие в акте

Остатки по договору

Норма

Либо дебиторская, либо кредиторская задолженность

Тревожный признак

Одновременно долг и аванс по одному договору — возможен незачтенный платеж

Начальное сальдо

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущей сверки

Тревожный признак

Отличается — ошибка ушла из прошлых периодов

Часто задаваемые вопросы

Почему в акт сверки не попадает оплата?

Наиболее вероятные причины: платежное поручение не проведено, заведено на другой договор или другую организацию, дата документа выходит за границы периода сверки, либо выписка загружена, но документ списания не подтвержден. Проверьте документ через карточку счета 60 или 62 по этому контрагенту.

Можно ли сверить расчеты сразу по всем договорам контрагента?

Да. Оставьте поле «Договор» в акте пустым — программа включит все договоры выбранного контрагента. Это удобно для первичной сверки; для подписания с контрагентом акт чаще формируют по каждому договору отдельно.

Акт в 1С не сходится с актом контрагента, а отчеты по счетам совпадают. Что это значит?

Это означает, что ваш внутренний учет сформирован корректно, а расхождение — на стороне контрагента или в составе переданных документов. Запросите у контрагента детализацию его акта и сравните построчно: обычно находится неотраженный у одной из сторон документ или разница в датах.

Как исправить расхождение в копейках по НДС?

Сначала определите, чей расчет соответствует первичному документу (счету-фактуре или УПД). Если ошибка у вас — исправьте документ поступления или реализации через корректировку. Если у контрагента — направьте ему уведомление с расчетом. «Подгонять» сумму ручной операцией без документарного основания не следует.

Нужно ли перепроводить документы перед сверкой?

Если в базе вводились документы задним числом или были ручные правки, восстановление последовательности проведения («Операции» — «Проведение документов») желательно: это устраняет ситуации, когда акт строится по устаревшим данным. Перед массовым перепроведением закрытого периода сделайте резервную копию базы.

Чем акт сверки в Бухгалтерии отличается от сверки в Управлении торговлей?

В Бухгалтерии акт строится по проводкам счетов 60, 62, 76, а в УТ — по регистрам взаиморасчетов с партнерами. Из-за этого состав документов и момент отражения могут различаться: в УТ учитываются заказы и графики оплат, которых в бухгалтерском акте нет. Для официальной сверки с контрагентом обычно используют акт из бухгалтерской программы.