Учет и Финансы · 9 мин
Как правильно подшить кассовую книгу из 1С
Как распечатать, пронумеровать, прошнуровать и заверить кассовую книгу из 1С. Правила оформления, вклейка листов, подписи, хранение и типичные ошибки.
Кассовая книга в 1С ведётся в электронном виде, но в ряде случаев её требуется распечатать и подшить в бумажном виде — например, по внутреннему регламенту компании, по требованию проверяющих или при отсутствии перехода на полностью электронный документооборот. Подшивка кассовой книги — это не просто сшивание листов: есть требования к нумерации, прошнуровке и заверению, нарушение которых может привести к претензиям при проверке кассовой дисциплины.
По указанию Банка России о порядке ведения кассовых операций кассовая книга может вестись как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажный вариант подлежит прошнуровке и заверению подписями руководителя и главного бухгалтера с печатью (при её наличии). Электронная книга подписывается электронными подписями и не распечатывается. Важно заранее определить, какой способ ведения выбран в вашей организации, — смешивать их в течение года нежелательно.
Ниже разберём полный цикл: настройка печати кассовой книги в 1С, формирование листов, нумерацию, прошнуровку, заверение и хранение, а также типичные ошибки и способы их избежать.
Шаг 1. Определите, нужно ли вам подшивать книгу вообще
Прежде чем печатать, проверьте, как в вашей организации организован учёт кассовых операций. Если кассовая книга ведётся в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью ответственных лиц, обязанности распечатывать её нет — электронный формат полноценно заменяет бумажный.
Подшивка потребуется, если: организация выбрала бумажный способ ведения книги; электронные подписи не оформлены; внутренний приказ по учётной политике требует дублирования на бумаге; книгу запросила проверяющая инстанция в бумажном виде. Решение о способе ведения закрепляется в учётной политике или приказом руководителя.
Шаг 2. Сформируйте и распечатайте кассовую книгу в 1С
В типовых конфигурациях 1С (например, «1С:Бухгалтерия 8») кассовая книга формируется через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Кассовая книга» либо через отчёты. Укажите период формирования — обычно календарный год, если книга подшивается один раз, или месяц/квартал при ежемесячной подшивке.
Проверьте настройки печатной формы: в книгу должны попадать номера и даты приходных и расходных кассовых ордеров, корреспондирующие счета, суммы прихода и расхода, остаток на начало и конец дня. Если в организации несколько касс (например, раздельный учёт операций), для каждой кассы формируется отдельная книга.
Перед печатью сверьте данные с первичными документами: все ПКО и РКО за период должны быть проведены, остатки на начало и конец каждого дня — сходиться с фактическими данными кассы. Исправлять уже распечатанную и прошнурованную книгу крайне нежелательно.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга» (или соответствующий отчёт в вашей конфигурации)
- 2Установите период формирования и выберите организацию и кассу
- 3Сформируйте отчёт и проверьте остатки, номера ордеров, итоги по дням
- 4Сверьте данные с проведёнными ПКО и РКО — не должно быть пропусков и непроведённых документов
- 5Распечатайте листы на принтере в одну сторону листа А4
Шаг 3. Пронумеруйте листы сквозной нумерацией
Листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала календарного года. Как правило, за один хозяйственный день формируется один лист кассовой книги (плюс вкладной лист для кассира, если вы печатаете отчёт кассира — он хранится вместе с документами кассира и не подшивается в основную книгу).
Нумерацию можно проставить автоматически при печати, если настройки 1С это позволяют, либо вручную — аккуратно, в правом верхнем углу каждого листа. Если книга подшивается поквартально или помесячно, нумерация всё равно продолжается с того номера, на котором закончился предыдущий период.
Ошибка в нумерации — одна из самых частых претензий проверяющих. Если обнаружили сбой до прошнуровки, перепечатайте листы заново. После прошнуровки исправления делаются только по правилам внесения исправлений: зачёркивание одной чертой, верная запись, подписи ответственных лиц.
Шаг 4. Прошнуруйте книгу и заверьте её
Распечатанные и пронумерованные листы складывают в хронологическом порядке и прошнуровывают. Для этого листы пробивают в двух местах с левого края (шилом или дыроколом с толстой иглой), продевают прочную нить или шпагат, концы нити выводят на оборотную сторону последнего листа, связывают и заклеивают бумажной наклейкой.
На наклейке (или на обороте последнего листа) делают надпись: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов» — количество указывается цифрами и прописью. Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера (или иных уполномоченных лиц, если это предусмотрено), при наличии печати — оттиском печати так, чтобы он частично заходил на наклейку и лист.
Шаг 5. Организуйте хранение подшитой книги
Подшитая кассовая книга относится к документам кассового учёта и хранится в организации в течение установленного срока — как правило, не менее пяти лет, точный срок определяется по перечням сроков хранения архивных документов и учётной политике. Хранить книгу следует в сейфе или закрываемом шкафу вместе с другими кассовыми документами.
Доступ к подшитой книге ограничивается: работать с ней должны только уполномоченные сотрудники. При уничтожении по истечении срока хранения составляется акт, а сама процедура проводится после согласования с архивом при необходимости экспертизы ценности документов.
Как проверить результат
Сквозная, без пропусков и повторов, с начала года
Дубли номеров, пропуски, нумерация с единицы в середине года
Остаток на конец дня равен остатку на начало следующего
Разрывы остатков, отрицательный остаток
Указано число листов цифрами и прописью, есть подписи и печать
Нет подписей, количество листов не совпадает с фактическим
Листы не извлекаются по отдельности, узел заклеен и заверен
Листы на скрепке или в папке-скоросшивателе без заверения
Подшивка при нескольких кассах и обособленных подразделениях
Если в организации несколько касс, для каждой ведётся отдельная кассовая книга, и каждая подшивается самостоятельно со своей нумерацией и заверением. Смешивать листы разных касс в одном переплёте нельзя — это затрудняет проверку и является нарушением порядка ведения.
Обособленные подразделения, ведущие кассовые операции, оформляют свои книги по тем же правилам. В 1С при формировании книги убедитесь, что выбраны правильные организация и касса, чтобы в отчёт не попали документы другого подразделения.
Типичные ошибки при подшивке кассовой книги
Большинство проблем возникает из-за спешки на этапе формирования и из-за непонимания разницы между электронным и бумажным ведением. Разберём самые частые ситуации.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подшивать кассовую книгу не за год, а за месяц или квартал?
Да, периодичность подшивки организация определяет сама — при большом количестве операций удобнее подшивать ежемесячно или ежеквартально. Главное условие: нумерация листов остаётся сквозной с начала календарного года, а каждый подшитый том заверяется отдельно с указанием количества листов в нём.
Нужно ли распечатывать кассовую книгу, если она ведётся в 1С электронно?
Нет, если книга ведётся в электронном виде и подписывается электронными подписями ответственных лиц, распечатка не требуется. Бумажная подшивка нужна только при выбранном бумажном способе ведения или по внутреннему решению организации — тогда она оформляется по всем правилам.
Что делать, если обнаружилась ошибка в уже прошнурованной книге?
Рвать прошнуровку нельзя. Исправление вносится по общим правилам: неверная запись зачёркивается одной чертой так, чтобы она читалась, рядом вписывается правильное значение, исправление заверяется подписями лиц, подписавших книгу, с указанием даты. При существенных расхождениях целесообразно оформить бухгалтерскую справку с пояснением.
Как хранить книгу, если операций по кассе было мало?
Даже при единичных операциях порядок тот же: сформированные листы нумеруются, прошнуровываются и заверяются. Если в какие-то дни операций не было, листы за эти дни не формируются — книга включает только дни с движением денежных средств, это нормально.
Куда вкладывать приходные и расходные ордера — в книгу или отдельно?
ПКО, РКО и другие кассовые документы не подшиваются в кассовую книгу. Они подбираются в хронологическом порядке и подшиваются отдельно вместе с отчётами кассира (вторыми экземплярами листов книги). Кассовая книга содержит только сами листы учёта.
Кто должен подписывать заверительную надпись при прошнуровке?
Надпись о количестве листов подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Если эти функции совмещает одно лицо (например, в малой организации), подписывает оно одно. При наличии печати ставится оттиск, частично заходящий на наклейку и лист.
Что важно запомнить
Подшивать кассовую книгу нужно только при бумажном способе ведения. Порядок прост: сформировать и проверить листы в 1С, пронумеровать сквозной нумерацией с начала года, прошнуровать, указать количество листов цифрами и прописью, заверить подписями руководителя и главбуха с печатью. Проверку данных с первичкой делайте до прошнуровки — после заверения исправлять ошибки значительно сложнее.