Учет и Финансы · 11 мин
Как правильно делать списание в 1С
Как правильно оформить списание товаров, материалов и основных средств в 1С: документы, проводки, счета учета, типичные ошибки и проверка результата.
Списание в 1С — это снятие с учета активов, которые больше не приносят экономической выгоды: испорченных товаров, израсходованных материалов, выбывших основных средств, безнадежной дебиторской задолженности. Операция оформляется первичным документом, формирует проводки и напрямую влияет на себестоимость, налог на прибыль и НДС, поэтому ошибки здесь заметны при любой проверке.
Порядок действий зависит от того, что именно списывается и по какой причине. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) для каждого случая предусмотрен свой документ: «Списание товаров», «Требование-накладная», «Списание ОС», «Списание с расчетного счета» и другие. Универсального «одного списания» не существует, и подмена одного документа другим — частая причина расхождений в учете.
Прежде чем проводить документ, нужно определить три вещи: что списываем, по какой причине и куда относим затраты. От причины зависит счет списания (44, 91.02, 94 и др.), от объекта — набор проверок (остатки на складе, срок полезного использования, резерв под сомнительные долги). Ниже разобраны основные сценарии и типичные ошибки.
Что подготовить перед списанием
Любое списание должно опираться на основание: акт инвентаризации, акт о порче, приказ руководителя, решение комиссии по ликвидации ОС. В 1С эти основания можно указать в полях документа или приложить скан через механизм присоединенных файлов. Без документального обоснования расходы рискуют быть не приняты в налоговом учете.
Второй шаг — проверка остатков. Откройте отчет «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, 41, 01) и убедитесь, что списываемое количество фактически числится на нужном складе и по нужной партии. Списание «в минус» при включенном контроле остатков будет заблокировано, а при отключенном — создаст отрицательные остатки, которые потом придется разбирать.
Третий момент — настройка счетов учета. Проверьте, что для номенклатуры корректно заполнены счета учета (регистр «Счета учета номенклатуры» или настройки в карточке), а для затратной части подготовлена статья расходов с правильным видом расхода для налогового учета: принимаемый или не принимаемый.
Списание товаров: порча, недостача, собственные нужды
В 1С:Бухгалтерии 8 используйте документ «Списание товаров» (раздел «Склад» или «Покупки»). Заполните склад, добавьте номенклатуру и количество, укажите счет списания на закладке «Счет списания»: для недостачи — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», для порчи по вине сотрудника — 73.02, для потерь сверх норм естественной убыли без виновных — 91.02.
В управленческих конфигурациях (УТ 11, ERP, КА) документ называется «Списание товаров» или создается на основании «Пересчета товаров» после инвентаризации. Там дополнительно указывается статья расходов и аналитика, от которой зависит, куда попадет сумма в управленческой отчетности.
Списание по результатам инвентаризации
Правильная цепочка: «Инвентаризация товаров» (или «Пересчет товаров») → документ фиксирует расхождения → на его основании создается «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки. Так в базе остается связь между актом инвентаризации и движениями по счетам, что существенно упрощает пояснения при проверке.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ.
- 2Укажите склад и дату списания.
- 3Добавьте номенклатуру и количество — вручную или по кнопке «Заполнить» из инвентаризации.
- 4На закладке «Счет списания» выберите счет (94, 91.02, 44) и статью затрат.
- 5Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт»), сверьте проводки.
- 6Сформируйте ОСВ по счету 41 и убедитесь, что остаток уменьшился корректно.
Списание материалов в производство и на расходы
Материалы списываются документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). В табличной части указываются материалы и количество, на закладке «Счета затрат» — счет, куда уходят затраты: 20 или 23 для производства, 25 и 26 для общепроизводственных и общехозяйственных нужд, 44 для торговых расходов.
Если материалы передаются на конкретный заказ или продукцию, заполните аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат. От этого зависит корректность расчета себестоимости при закрытии месяца. Пустая аналитика — типичная причина того, что затраты «повисают» на счете 20 и не закрываются.
Обратите внимание на способ оценки: при методе ФИФО (стандарт для большинства конфигураций) стоимость списания определяется партиями, поэтому сумма в документе может отличаться от «средней» цены, которую ожидает увидеть пользователь. Это нормально, а не ошибка программы.
Списание основных средств и НМА
Выбытие ОС оформляется документом «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА»). Укажите объект, причину списания (износ, авария, ликвидация) и статью расходов. Программа автоматически сформирует проводки: спишет первоначальную стоимость с 01 и накопленную амортизацию с 02, остаточную стоимость отнесет на 91.02.
Перед списанием убедитесь, что амортизация начислена по месяц списания включительно — выполните «Закрытие месяца» за предыдущий период или проверьте дату документа. Если объект не полностью самортизирован, разница уйдет в прочие расходы, и это должно быть отражено в акте о списании (ОС-4).
Если при ликвидации остаются материальные ценности (запчасти, металлолом), их нужно оприходовать отдельным документом «Оприходование товаров» с указанием счета 10 и статьи прочих доходов — иначе в учете останется необоснованный доход без количества.
Списание дебиторской задолженности и прочие случаи
Безнадежная дебиторская задолженность списывается документом «Списание задолженности» (раздел «Продажи» или «Операции»). Выберите контрагента и договор, укажите вид задолженности и счет списания: 63, если создан резерв по сомнительным долгам, или 91.02, если резерва нет. Основание — приказ руководителя и документы, подтверждающие безнадежность (ликвидация должника, истечение срока исковой давности).
Отдельный сценарий — списание денежных средств, которое оформляется документом «Списание с расчетного счета» и не является списанием актива в бухгалтерском смысле: это просто расходная банковская операция. Не путайте его со списанием задолженности — документы имеют разное назначение и разные проводки.
Как выбрать документ
Проверка результата после проведения
Сразу после проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и сверьте: счет дебета соответствует причине списания, счет кредита — счету учета актива, сумма совпадает с ожидаемой. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету учета актива и убедитесь, что остаток уменьшился на списанное количество и сумму.
В конце месяца проверьте закрытие затратных счетов: суммы со счетов 20, 25, 26, 44 должны корректно распределиться при регламентной операции «Закрытие месяца». Если после закрытия на счете 20 осталось сальдо без незавершенного производства — ищите документ списания с незаполненной аналитикой.
Как проверить результат
Дт счета списания (94/91.02/20) — Кт счета учета актива (41/10/01), сумма совпадает с документом
Проводок нет, неверные счета или сумма отличается от ожидаемой
Остаток уменьшился на списанное количество, отрицательных остатков нет
Появился минус по складу или партии
Затратные счета закрываются без остатков и ошибок
Сальдо на 20/25/44 или сообщение о незаполненной аналитике
Типичные ошибки при списании
Самая распространенная ошибка — списание вручную через «Операции, введенные вручную» вместо профильного документа. Такая операция создает бухгалтерские проводки, но не делает движений по складским и регистрам партионного учета, из-за чего складской и бухгалтерский учет расходятся, а отчеты по остаткам показывают неверные данные.
Вторая группа ошибок — неверный счет списания и статья затрат. Если недостачу по вине сотрудника отнести сразу на 91.02 вместо 73.02, потеряется задолженность работника, а расход окажется необоснованным. Если статья затрат помечена как «не принимаемая» в налоговом учете по ошибке (или наоборот), исказится налог на прибыль.
Что важно запомнить
Используйте профильный документ под каждый вид списания, проверяйте остатки до проведения, указывайте корректный счет списания и аналитику затрат, а после — сверяйте проводки и ОСВ. Основание для списания (акт, инвентаризация, приказ) должно быть оформлено до отражения операции в учете.
Частые вопросы
Можно ли списать товар, которого нет на остатке в 1С?
Технически — да, если в настройках отключен контроль остатков, но делать этого не стоит: появятся отрицательные остатки, которые исказят себестоимость последующих продаж. Сначала выясните, почему товара нет в учете (неоприходованная поставка, ошибка в количестве), внесите корректирующий документ и только потом проводите списание.
Чем списание отличается от перемещения товаров?
Перемещение меняет только склад хранения: товар остается в учете, проводки идут по счету 41 с разной аналитикой складов. Списание выводит актив из учета полностью с отнесением стоимости на затраты или потери. Если товар физически передается в другое подразделение, а не выбывает — нужно перемещение, иначе вы завысите расходы.
Как списать товар, переданный на комиссию?
Товары на комиссии учитываются на счете 45 и списываются не документом «Списание товаров», а по мере отчетов комиссионера: при получении «Отчета комиссионера о продажах» стоимость списывается в себестоимость продаж. Окончательное списание нереализованного остатка оформляется только после возврата товара или документального подтверждения его утраты.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначной нормы нет: Минфин в ряде писем требует восстановления НДС при выбытии имущества не по реализации, но суды часто встают на сторону налогоплательщиков. Практичный подход — зафиксировать выбранную позицию в учетной политике и иметь документальное подтверждение причины списания (акт о порче, заключение комиссии).
Как исправить ошибочно проведенное списание?
Если период еще открыт, распроведите и пометьте документ на удаление, затем создайте корректный. Если период закрыт и отчетность сдана, делайте корректировку текущей датой: сторнирующую операцию или корректировочный документ, с отражением исправления в бухгалтерской справке. Простое удаление документа из закрытого периода приведет к расхождению с сданной отчетностью.
Почему сумма списания отличается от цены последней закупки?
При методе оценки ФИФО стоимость списывается по партиям в порядке поступления, а не по последней цене. Если закупочные цены менялись, сумма списания будет средневзвешенной по очереди партий. Проверить расчет можно отчетом по партиям товаров или движениями документа по регистру партий.