Как поставить на учет банковские гарантии в бюджетном учреждении в 1С

Банковская гарантия, полученная бюджетным учреждением от поставщика (подрядчика, исполнителя) в обеспечение исполнения контракта, возврата аванса или гарантийных обязательств, отражается на забалансовом учете. В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (1С:БГУ) для этого предусмотрен забалансовый счет 10 «Обеспечение исполнения обязательств», а операции оформляются специальными документами без формирования балансовых проводок.

Ошибки в учете гарантий приводят к искажению забалансовой отчетности (справки по заключенным договорам, формы 0503168 и др.), замечаниям проверяющих и проблемам при списании гарантии после исполнения контракта. Поэтому важно сразу правильно выбрать счет, дату принятия к учету, основание и сумму.

Ниже разобран полный цикл: от проверки реестра гарантий до постановки на учет, корректировки, списания и контрольных проверок в 1С:БГУ 8 ред. 2.0. Последовательность актуальна и для учета гарантий, выданных самим учреждением, — там применяются другие счета и документы, что также рассмотрено.

Какие гарантии подлежат учету и на каком счете

В бюджетном учреждении чаще всего встречаются три ситуации: поставщик предоставил гарантию в обеспечение исполнения контракта, гарантию на возврат аванса и гарантию качества (гарантийных обязательств). Все они отражаются на забалансовом счете 10 «Обеспечение исполнения обязательств» с аналитикой по контрагентам, договорам и видам обеспечений.

Если гарантию выдало само учреждение (например, в пользу заказчика или учредителя), применяется забалансовый счет 01 «Обязательства, выданные учреждением». Путать эти счета нельзя: счет 10 показывает права учреждения, счет 01 — его собственные обязательства, и в отчетности они раскрываются по-разному.

Основание для постановки на учет — сама гарантия (документ на бумаге или электронная гарантия с усиленной квалифицированной подписью), а не факт заключения контракта. Дата принятия к учету — дата вступления гарантии в силу, указанная в документе, но не ранее даты ее получения учреждением.

Проверка гарантии перед постановкой на учет

До отражения в 1С бухгалтеру необходимо убедиться, что гарантия действительна и принята правомерно. Для гарантий по контрактам в рамках законов о контрактной системе проверяется наличие гарантии в соответствующем реестре банковских гарантий в ЕИС, срок действия, сумма и предмет обеспечения.

Если гарантия не включена в реестр либо ее параметры не соответствуют требованиям контракта, принимать ее нельзя — постановка такого обеспечения на учет создаст фиктивный актив и риск нарушения при приемке. В этом случае гарантия возвращается поставщику с мотивированным отказом.

Контрольные точки

Как проверить гарантию до учета

Наличие в реестре банковских гарантий ЕИС

Норма

Гарантия найдена, статус действующая

Тревожный признак

Гарантии нет в реестре или она отозвана

Срок действия

Норма

Покрывает срок исполнения контракта с установленным запасом

Тревожный признак

Срок истекает раньше исполнения обязательств

Сумма и предмет

Норма

Соответствуют требованиям извещения и контракта

Тревожный признак

Сумма занижена или предмет не совпадает

Подпись банка

Норма

Электронная подпись верифицируется либо бумажный оригинал надлежаще оформлен

Тревожный признак

Подпись недействительна, документ вызывает сомнения

Настройка программы перед первой операцией

Перед отражением первой гарантии проверьте, что в 1С:БГУ заполнены необходимые справочники. Контрагент (банк-гарант и поставщик-принципал) должен быть заведен в справочнике «Контрагенты» с ИНН и КПП. Договор, в обеспечение которого выдана гарантия, должен быть зарегистрирован в учете государственных контрактов и договоров.

Убедитесь, что в плане счетов доступен забалансовый счет 10 и настроены виды аналитики: «Контрагенты», «Договоры», «Обеспечения обязательств». Если в учетной политике учреждения ведется раздельный учет по КФО, операция выполняется по тому КФО, в рамках которого заключен контракт.

Постановка гарантии на учет: пошаговый порядок

В типовой конфигурации 1С:БГУ для отражения забалансовых операций используется документ «Операция (бухгалтерская)» (в некоторых релизах — «Операция (бухгалтерская и налоговая)») из раздела «Бухгалтерский учет». В отдельных версиях доступен специализированный документ принятия к учету обеспечений — используйте тот, что предусмотрен вашей редакцией.

Общий порядок действий одинаков: создается документ, в нем добавляется запись по дебету забалансового счета 10 с заполнением аналитики и суммы гарантии. Документ проводится, после чего обеспечение отражается в забалансовом учете и попадает в соответствующие регистры и отчеты.

1. 1
   Откройте раздел «Бухгалтерский учет» → «Операции (бухгалтерские)» и создайте новый документ
2. 2
   Добавьте проводку: дебет забалансового счета 10, кредит не заполняется (забалансовая запись)
3. 3
   Заполните аналитику: контрагент-поставщик, договор (контракт), вид обеспечения, реквизиты гарантии
4. 4
   Укажите сумму гарантии и дату принятия к учету (дата вступления гарантии в силу)
5. 5
   В содержании укажите основание: номер и дату гарантии, банк-гарант, предмет обеспечения
6. 6
   Проведите документ и сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 для контроля

В содержании операции рекомендуется указывать максимально полное описание: «Принята к учету банковская гарантия № … от …, выданная банком … в обеспечение исполнения контракта № … от …». Это упрощает последующую идентификацию при списании и при проверках.

Учет гарантии на возврат аванса

Если гарантия выдана в обеспечение возврата аванса, порядок тот же, но в аналитике и содержании указывается предмет «обеспечение возврата аванса по контракту». Списывается такая гарантия по мере зачета аванса: допустимо частичное списание пропорционально погашенной сумме аванса, если это предусмотрено условиями гарантии.

Учет гарантии, выданной самим учреждением

Гарантии и поручительства, выданные учреждением третьим лицам, отражаются по кредиту забалансового счета 01. Необходимо проверить правомерность выдачи: бюджетные учреждения вправе выдавать обеспечения только в случаях, прямо предусмотренных законодательством и уставной деятельностью.

Корректировка и списание гарантии

Изменение суммы или срока гарантии (дополнительное соглашение банка) отражается аналогичной операцией: увеличение — дополнительной записью по дебету счета 10, уменьшение — сторнирующей записью по кредиту счета 10 с той же аналитикой. Основанием служит измененный текст гарантии или дополнительное соглашение к ней.

Списание гарантии оформляется операцией по кредиту забалансового счета 10 в следующих случаях: исполнение обязательств по контракту в полном объеме, истечение срока действия гарантии, возврат гарантии банку, а также предъявление учреждением требования банку об уплате суммы по гарантии. В последнем случае одновременно отражается требование к банку в балансовом учете — начисление дохода (дебиторской задолженности) по соответствующему счету расчетов.

Маршрут решения

Как выбрать действие при списании

Контракт исполнен полностью, претензий нетСписать гарантию по кредиту счета 10 на полную сумму

Истек срок гарантии, обязательства исполненыСписать по кредиту счета 10 с указанием основания — истечение срока

Поставщик нарушил обязательства, направлено требование банкуСписать гарантию со счета 10 и одновременно начислить задолженность банка в балансовом учете

Аванс зачтен частично, гарантия уменьшается пропорциональноВыполнить частичное списание на сумму зачтенного аванса

Проверка результата и отчетность

После проведения операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по забалансовому счету 10 за период. Остаток на конец периода должен равняться сумме действующих гарантий по картотеке. Расхождения означают, что какая-то гарантия не поставлена на учет, списана дважды или списана не вовремя.

Дополнительно сверьте данные счета 10 с реестром заключенных контрактов: по каждому контракту, где предусмотрено обеспечение, должен быть остаток на счете 10. Эта сверка — обязательный элемент подготовки годовой отчетности, поскольку сведения об обеспечениях раскрываются в пояснениях к балансу.

Ограничения и когда привлекать специалиста

Описанный порядок относится к типовой конфигурации 1С:БГУ 8. Если в вашем учреждении конфигурация доработана, используются отраслевые решения или учет ведется в нескольких информационных базах с обменом, названия документов и механизмы могут отличаться. В этом случае сверяйтесь с инструкцией по доработанному решению или привлекайте специалиста по сопровождению.

Не стоит самостоятельно изменять план счетов или добавлять собственные забалансовые счета «под гарантии»: это нарушает единый план счетов и ломает регламентированную отчетность. Достаточно корректной аналитики на типовом счете 10.

Частые вопросы

Нужно ли ставить на учет гарантию, если обеспечение внесено деньгами?

Нет. Денежное обеспечение, перечисленное поставщиком на лицевой счет учреждения, отражается иначе — как средства во временном распоряжении или расчеты по обеспечению на соответствующих балансовых счетах. Счет 10 применяется именно к безденежным формам обеспечения: гарантиям, залогам, поручительствам.

Как отразить электронную банковскую гарантию?

Так же, как бумажную: электронная гарантия, подписанная усиленной квалифицированной подписью банка, имеет равную юридическую силу. Проверьте подпись средствами криптографии, сохраните файл в электронном архиве и поставьте гарантию на счет 10 в общем порядке.

Что делать, если гарантия заменена поставщиком на новую?

Сначала поставьте на учет новую гарантию (дебет счета 10), затем спишите старую (кредит счета 10) на основании ее возврата или прекращения. Такой порядок исключает разрыв в обеспечении: контракт не должен оставаться без действующей гарантии ни одного дня.

Можно ли списать гарантию частично?

Да, если условия гарантии предусматривают уменьшение суммы по мере исполнения обязательств или зачета аванса. Частичное списание оформляется отдельной операцией по кредиту счета 10 на соответствующую сумму с той же аналитикой.

Где в отчетности видны принятые гарантии?

Остатки по забалансовому счету 10 раскрываются в отчетных формах учреждения в составе сведений о забалансовых счетах и в пояснительной информации к балансу. Конкретный состав форм зависит от вида учреждения и действующего порядка составления отчетности.

Что делать, если в 1С нет счета 10 в плане счетов?

В типовой 1С:БГУ счет 10 присутствует всегда. Если вы его не видите, проверьте, что работаете в конфигурации для государственных учреждений, а не в коммерческой «1С:Бухгалтерии», и что у пользователя достаточно прав. При необходимости обновите конфигурацию до актуального релиза.