Учет и Финансы · 10 мин
Как посмотреть в 1С долги клиентов
Как посмотреть в 1С долги клиентов: отчёты по дебиторской задолженности, расчёты с покупателями, настройка отборов, сверка взаиморасчётов и типичные ошибки.
Долг клиента в 1С — это дебиторская задолженность покупателя по расчётам с организацией. Увидеть её можно несколькими способами: через готовые отчёты по расчётам с контрагентами, через оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов и через карточку конкретного покупателя. Выбор способа зависит от задачи: быстро проверить одного клиента, получить список всех должников или проанализировать просрочку по срокам оплаты.
Инструкция подходит для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Управление нашей фирмой». Названия отчётов и разделов меню немного различаются между конфигурациями, но логика везде одинаковая: расчёты с покупателями ведутся на счёте 62 (в бухгалтерии) или в регистрах взаиморасчётов (в торговых конфигурациях).
Какие отчёты показывают долги клиентов
В типовых конфигурациях 1С есть несколько инструментов для контроля дебиторской задолженности. Они различаются по детализации и назначению, поэтому полезно знать, какой отчёт открывать под конкретную задачу.
| Отчёт | Где находится | Для чего подходит |
|---|---|---|
| Задолженность покупателей | Продажи → Задолженность покупателей | Список должников с суммами и сроками |
| Задолженность покупателей по срокам долга | Продажи / Руководителю | Анализ просрочки по интервалам |
| ОСВ по счёту 62 | Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту | Остатки по всем покупателям на дату |
| Анализ субконто / Карточка счёта 62 | Отчёты | Детализация по одному клиенту до документов |
| Расчёты с партнёрами / Ведомость расчётов | Продажи → Отчёты по продажам (УТ, УНФ) | Взаиморасчёты по заказам и договорам |
Если нужен просто перечень клиентов с суммами долга — открывайте «Задолженность покупателей». Если требуется понять, из каких документов сложился долг конкретного клиента, — переходите к карточке счёта или к отчёту по расчётам с детализацией до документов.
Отчёт «Задолженность покупателей» — основной способ
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Продажи» и выберите «Задолженность покупателей». Если пункта нет в меню, откройте раздел «Руководителю» → «Задолженность покупателей» или воспользуйтесь поиском по команде через строку поиска функций.
Укажите дату, на которую нужно увидеть долг, и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет список покупателей с суммами задолженности, а при развёртывании строки — документы, по которым долг возник: реализации, незакрытые оплатой счета.
В «1С:Управление торговлей 11» аналогичный отчёт находится в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Задолженность клиентов» или «Ведомость расчётов с клиентами». В «1С:Управление нашей фирмой» — раздел «Продажи» → отчёт «Дебиторская задолженность».
- 1Откройте раздел «Продажи» и выберите отчёт «Задолженность покупателей» (в УТ — «Задолженность клиентов»).
- 2Укажите дату отчёта — остаток будет рассчитан на конец этого дня.
- 3При необходимости установите отбор по контрагенту, договору или организации через кнопку «Настройки».
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте список должников.
- 5Дважды щёлкните по сумме, чтобы увидеть документы, образующие долг.
Как настроить отбор по конкретному клиенту
Нажмите кнопку «Настройки» (или «Показать настройки») в шапке отчёта. На закладке «Отбор» добавьте условие «Контрагент Равно» и выберите нужного покупателя из справочника. После формирования отчёт покажет задолженность только этого клиента.
Аналогично можно отобрать долги по договору, по менеджеру (в УТ), по группе контрагентов или по организации, если в базе ведётся учёт нескольких юридических лиц.
Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62
Для бухгалтера привычный способ — оборотно-сальдовая ведомость по счёту расчётов с покупателями. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 62 и период. В настройках на закладке «Группировка» включите детализацию по субконто «Контрагенты» и «Договоры».
Дебетовое сальдо по счёту 62.01 — это долг покупателя за отгруженные товары и услуги. Кредитовое сальдо по 62.02 — полученные авансы. Развёрнутое сальдо покажет реальную картину по каждому договору: переплаты и долги не будут взаимно «схлопываться».
Чтобы отчёт показывал развёрнутое сальдо, в настройках на закладке «Развёрнутое сальдо» добавьте счёт 62 с развёртыванием по субконто. Иначе авансы и долги одного клиента могут свернуться, и сумма будет искажена.
Просроченная задолженность по срокам оплаты
Чтобы увидеть не просто долг, а просрочку, используйте отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга» (в УТ — «Задолженность клиентов по срокам долга»). Отчёт распределяет суммы по интервалам: не наступил срок, просрочено до 7 дней, от 8 до 30, свыше 30 — интервалы можно изменить в настройках.
Срок оплаты рассчитывается из условий договора или документа реализации. Если в договоре не указан срок оплаты, программа обычно использует срок по умолчанию из настроек или считает долг просроченным со дня отгрузки — это зависит от конфигурации и её настроек.
Перед анализом просрочки проверьте, что в договорах с покупателями заполнен срок оплаты. Если поле пустое, отчёт по срокам долга распределит суммы по умолчанию, и картина просрочки будет недостоверной.
Проверка долга по конкретному клиенту
Если нужно быстро посмотреть долг одного покупателя, откройте справочник «Контрагенты», найдите клиента и в карточке перейдите по ссылке «Расчёты» или «Задолженность» (в УТ — закладка «Расчёты»). В «1С:Бухгалтерии» из карточки контрагента доступны отчёты «Взаиморасчёты» и «Расчёты с контрагентом».
Для детальной проверки сформируйте «Карточку счёта 62» с отбором по контрагенту: видно каждую отгрузку и каждую оплату с датами, номерами документов и суммами. По этому отчёту удобно искать, какая оплата не зачтена или какая реализация не оплачена.
Для официальной сверки с клиентом сформируйте «Акт сверки взаиморасчётов»: раздел «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» или из карточки договора. Документ собирает все операции за период и подходит для отправки покупателю.
Как проверить результат
Совпадает с развёрнутым сальдо по счёту 62 на ту же дату
Суммы расходятся — есть незакрытые авансы, ошибки зачёта или разные даты
Каждая сумма раскрывается до конкретных документов реализации
Есть «пустые» строки или долг без документа-основания
Сроки оплаты соответствуют условиям договоров
Все долги попали в один интервал — сроки оплаты в договорах не заполнены
Почему сумма долга выглядит неверно
Наиболее частая причина расхождений — непроведённые или помеченные на удаление документы оплаты и реализации. Отчёты строятся только по проведённым документам, поэтому черновик оплаты долг не уменьшит.
Вторая причина — некорректный зачёт авансов: оплата проведена по одному договору, а отгрузка по другому. В результате по одному договору висит аванс, по другому — долг, хотя фактически клиент рассчитался. Проверяйте расчёты в разрезе договоров, а не только по контрагенту в целом.
Третья причина — разница между данными управленческих взаиморасчётов (УТ) и бухгалтерского учёта. Если обмен между конфигурациями настроен с отбором документов или документы вводятся вручную в обеих базах, суммы могут расходиться. В этом случае сверяйте данные по первичным документам.
Как выгрузить и разослать список должников
Любой отчёт по задолженности можно сохранить в Excel или PDF: кнопка «Сохранить» или «Файл → Сохранить как» после формирования отчёта. Для регулярной рассылки в некоторых конфигурациях доступна настройка рассылки отчётов по расписанию (раздел «Администрирование» → «Рассылка отчётов»).
Для напоминаний клиентам в УТ и УНФ есть механизмы работы с просроченной задолженностью: можно сформировать письма должникам на основе данных о просрочке. В Бухгалтерии такие рассылки обычно делают вручную на основании выгруженного отчёта.
Что важно запомнить
Долги клиентов смотрят через отчёт «Задолженность покупателей» или ОСВ по счёту 62 с развёрнутым сальдо. Для анализа просрочки — отчёт по срокам долга, для сверки — акт сверки. Перед выводами проверьте зачёт авансов по договорам и проведённость документов оплаты.
Частые вопросы
Как посмотреть долг клиента на прошлую дату?
Укажите в отчёте нужную дату — остатки рассчитываются на конец указанного дня. Отчёты по взаиморасчётам и ОСВ корректно показывают исторические остатки, если период не был изменён задним числом после закрытия.
Почему в отчёте клиент с минусовой (отрицательной) суммой долга?
Отрицательная сумма означает аванс или переплату: клиент заплатил больше, чем сумма отгрузок. Проверьте, не зависла ли оплата без зачёта на конкретную реализацию.
Как посмотреть долги всех клиентов одним списком с телефонами?
Сформируйте «Задолженность покупателей», затем через настройки добавьте дополнительное поле контрагента (телефон) в колонки отчёта. Либо выгрузите отчёт в Excel и подтяните контакты из справочника контрагентов.
В УТ сумма долга не совпадает с данными бухгалтерии — что делать?
Сверьте данные по документам: в УТ взаиморасчёты ведутся в регистрах, а в Бухгалтерии — по счету 62. Расхождения обычно возникают из-за неперенесённых документов, ручных операций или разного зачёта авансов. Начните с акта сверки по одному контрагенту.
Как настроить, чтобы отчёт показывал долг по заказам клиентов?
В «1С:Управление торговлей» откройте «Ведомость расчётов с клиентами» и в настройках группировки добавьте «Заказ клиента» как объект расчётов. Детализация по заказам доступна, если в настройках ведения расчётов выбран учёт по заказам.
Можно ли смотреть долги клиентов без прав бухгалтера?
Да, если у пользователя есть права на раздел продаж и отчёты по взаиморасчётам. Доступ настраивается администратором через профили групп доступа: для менеджеров обычно открывают отчёты по задолженности без доступа к бухгалтерским регистрам.