Учет и Финансы · 9 мин
Как выдать подотчет в 1С: инструкция по выдаче и отчету
Как выдать подотчет сотруднику в 1С: выдача аванса через кассу и банк, отчет по подотчетным суммам, возврат остатка, типичные ошибки и проверка расчетов.
Подотчетные суммы — это деньги, которые организация выдает сотруднику на хозяйственные, командировочные или представительские расходы с обязательством отчитаться. В 1С выдача подотчета оформляется кассовым или банковским документом, а закрытие — авансовым отчетом. Если оформить операции неправильно, по сотруднику зависнет дебиторская задолженность, а расходы не попадут в учет.
Инструкция ниже подходит для 1С:Бухгалтерии 8.3; в конфигурациях «Управление нашей фирмой» и «Зарплата и управление персоналом» логика похожая, отличаются названия документов и разделы меню. Перед выдачей убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и принят на работу, иначе документ не проведется или задолженность повиснет на пустом аналитическом разрезе.
Подготовка: что проверить перед выдачей подотчета
Перед оформлением документа убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Сотрудник должен существовать в справочнике «Физические лица», а в типовой бухгалтерии — также в «Сотрудниках» с действующим приемом на работу. Если физлицо не трудоустроено, часть документов не даст выбрать его в поле получателя.
Вторая проверка — задолженность сотрудника по прошлым авансам. По правилам ведения кассовых операций новый аванс нельзя выдавать, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с детализацией по сотрудникам: если по работнику висит дебетовое сальдо, сначала потребуйте авансовый отчет.
Также проверьте, что заявка на выдачу согласована внутри компании: обычно руководитель подписывает заявление сотрудника или служебную записку с суммой и назначением. В самой 1С это согласование не фиксируется автоматически, но бумажное основание защитит бухгалтера при проверке.
Как проверить готовность к выдаче
Нулевое или кредитовое (перерасход)
Дебетовое сальдо — сотрудник не отчитался по прошлому авансу
Есть прием на работу, заполнено физлицо
Сотрудника нет или прием уволен — документ не проведется
Есть заявление или распоряжение с суммой и целью
Выдача «по устной просьбе» без документального основания
Выдача подотчета наличными через кассу
Выдача наличных оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу». После этого форма покажет нужные поля: сотрудник, сумма, счет учета (по умолчанию 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» в рублях).
Заполните поле «Выдать» — ФИО сотрудника полностью, и «Основание» — например, «на хозяйственные расходы по заявлению от ...». Эти реквизиты попадут в печатную форму РКО (КО-2), которую сотрудник подпишет при получении денег. Проведите документ и распечатайте ордер в двух экземплярах: один остается в кассе, второй с подписью получателя крепится к кассовой книге.
Проводка будет: Дт 71.01 — Кт 50.01. В книге учета доходов и расходов при УСН сама выдача аванса расходом не признается — расход появится только после авансового отчета, поэтому не ждите движений по налоговому учету на этом этапе.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
- 3Укажите сотрудника, сумму, заполните поля «Выдать» и «Основание»
- 4Проведите документ и распечатайте РКО по форме КО-2
- 5Получите подпись сотрудника на ордере и проверьте проводку Дт 71.01 — Кт 50.01
Выдача подотчета на карту или с расчетного счета
Все чаще авансы перечисляют на банковскую карту сотрудника. В 1С это оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» (в некоторых релизах — «Перевод на карту сотрудника» через зарплатный проект). Укажите сотрудника, сумму, назначение платежа — например, «аванс на командировочные расходы».
Если деньги уходят на личную карту сотрудника, а не через зарплатный проект, важно, чтобы в учетной политике и внутренних регламентах был закреплен такой способ выдачи подотчетных сумм. Проводка аналогичная: Дт 71.01 — Кт 51. Назначение платежа в платежном поручении должно прямо указывать на подотчетный характер перевода — это снимет вопросы банка и налоговой о возможном доходе сотрудника.
Не путайте эту операцию с выплатой зарплаты или перечислением поставщику: при неверном виде операции сумма попадет не на 71-й счет, а на 70 или 60, и отчитаться по ней авансовым отчетом уже не получится без ручных корректировок.
Как сотруднику отчитаться: авансовый отчет
После расходования средств сотрудник обязан представить авансовый отчет с подтверждающими документами: чеками, БСО, билетами, актами. В 1С создайте документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от конфигурации). На закладке «Авансы» подберите выданный ранее документ — программа автоматически подтянет сумму аванса.
Далее распределите расходы по закладкам: «Оплата» — оплаченные поставщикам счета, «Товары» — купленные материалы и товары с указанием номенклатуры, «Прочее» — суточные, услуги, прочие затраты со счетом затрат (например, 26 или 44). К каждой строке приложите реквизиты оправдательного документа: номер, дату, наименование.
После проведения программа закроет задолженность по 71-му счету и отразит расходы. Проверьте результат оборотно-сальдовой ведомостью по счету 71: если сумма отчета равна авансу, сальдо по сотруднику станет нулевым. Если потрачено меньше — останется дебетовое сальдо (долг сотрудника), если больше — кредитовое (долг организации, перерасход).
Возврат неиспользованного остатка и перерасход
Если сотрудник потратил меньше аванса, остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Укажите сотрудника и сумму — проводка Дт 50.01 — Кт 71.01 закроет дебетовое сальдо. Альтернатива — удержание из зарплаты, но оно возможно только с согласия сотрудника и в пределах ограничений трудового законодательства.
При перерасходе (сотрудник потратил свои деньги сверх аванса) организация обязана возместить разницу. Оформите РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» на сумму перерасхода — после проведения авансового отчета это закроет кредитовое сальдо по 71-му счету. Выплатить перерасход можно и на карту списанием с расчетного счета.
Ситуация, когда сотрудник уволился с непогашенным подотчетом, требует отдельного внимания: сумму нужно истребовать при окончательном расчете, а при невозможности взыскания — списать по акту инвентаризации на прочие расходы или за счет резервов с учетом налоговых последствий.
Проверка расчетов с подотчетными лицами
Для контроля используйте стандартные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость по счету 71, «Анализ счета 71» и карточка счета с отбором по сотруднику. ОСВ покажет общую картину по всем подотчетным лицам, анализ счета — движения по конкретному работнику за период с расшифровкой до документов.
Полезная практика — ежемесячная сверка с подотчетными лицами: распечатайте карточку счета 71 по сотруднику и сверьте с его документами. Для инвентаризации расчетов в 1С есть документ «Инвентаризация расчетов», который формирует акт ИНВ-17 по задолженности подотчетных лиц.
Дебетовое сальдо на конец месяца по 71-му счету должно подтверждаться живыми долгами сотрудников. Если сальдо висит по уволенному или по операции полугодовой давности — это сигнал разобраться: либо отчет не внесен, либо документ выдачи ошибочен, либо долг пора списывать.
Что важно запомнить
Выдача подотчета — это РКО или списание со счета с видом операции «подотчетному лицу» и проводкой на счет 71. Закрытие — только через авансовый отчет с подбором документа выдачи и оправдательными документами. Остаток возвращают ПКО, перерасход возмещают сотруднику. Контролируйте расчеты ОСВ по счету 71 и не выдавайте новый аванс при незакрытом старом.
Частые вопросы о выдаче подотчета в 1С
Можно ли выдать подотчет сотруднику, который не отчитался по прошлому авансу?
Формально программа не заблокирует документ, но кассовая дисциплина это запрещает: новый аванс выдается только после полного отчета по предыдущему. Проверьте сальдо по счету 71 по сотруднику и сначала потребуйте авансовый отчет.
Какой счет использовать для подотчета в валюте?
Для валютных авансов (например, командировка за границу) применяется счет 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)». Программа подставит его автоматически, если документ выдачи оформлен в валюте, и пересчитает суммы по курсу на дату операции.
Что делать, если сотрудник потерял чеки?
Расходы без подтверждающих документов в авансовый отчет не включаются — сумма остается долгом сотрудника и подлежит возврату. По некоторым расходам (например, суточные) подтверждение не требуется, они принимаются по нормам, установленным в организации.
Можно ли выдать подотчет на личную карту сотрудника?
Да, законодательство это допускает. Оформите «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» и укажите в назначении платежа, что это аванс на конкретные расходы. Закрепите такой способ выдачи во внутреннем положении о подотчетных суммах.
Как закрыть подотчет уволившегося сотрудника?
Сначала истребуйте долг при окончательном расчете. Если взыскать не удалось, проведите инвентаризацию расчетов, оформите акт и спишите задолженность приказом руководителя — в налоговом учете такая сумма, как правило, включается во внереализационные расходы или доходы сотрудника в зависимости от ситуации. При сомнениях сверьтесь с методологом или аудитором.