Учет и Финансы · 11 мин
Как посмотреть в 1С, что числится за сотрудником
Как в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП проверить, что числится за сотрудником: подотчетные суммы, спецодежда, инвентарь. Отчеты, карточка счета, типичные ошибки.
Фраза «что числится за сотрудником» в практике учета обычно означает одну из трех задач: проверить подотчетные суммы (выданные авансы), посмотреть материальные ценности, переданные работнику в пользование (инструмент, спецодежда, инвентарь), или проверить задолженность сотрудника перед организацией. В каждом случае данные лежат на разных счетах и в разных разделах программы, поэтому сначала нужно понять, что именно требуется найти.
Основные точки поиска в типовых конфигурациях: счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — для денег, выданных под отчет; счет 10.11 «Спецодежда в эксплуатации» и счет МЦ «Материалы в эксплуатации» — для имущества, выданного сотруднику; счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — для займов и возмещений ущерба. В 1С:ЗУП дополнительно ведется учет расчетов с персоналом по зарплате и удержаниям.
Ниже разобраны конкретные способы получить эту информацию в 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:ЗУП, какие отчеты использовать, как проверить корректность данных и какие ошибки встречаются чаще всего.
Определите, какие именно данные нужны
Один и тот же вопрос «что числится за сотрудником» бухгалтер, кадровик и руководитель понимают по-разному. Перед поиском уточните задачу, иначе можно сформировать правильный отчет, но не по тому счету, и сделать неверный вывод.
Типовые варианты запроса и где искать данные:
- Подотчетные деньги — авансы на командировку, хозяйственные расходы. Счет 71, отчеты «Анализ расчетов с подотчетными лицами», ОСВ по счету 71.
- Спецодежда и спецобувь, выданная работнику. Счет 10.11, раздел «Склад» в 1С:Бухгалтерии.
- Инструмент, инвентарь, оргтехника, закрепленные за сотрудником. Забалансовый счет МЦ, либо регистры учета основных средств с указанием материально ответственного лица.
- Займы, возмещение ущерба, прочие долги работника. Счет 73 с субсчетами.
- Задолженность по зарплате и удержания. 1С:ЗУП, отчеты по расчетам с сотрудниками.
Смотрим подотчетные суммы через счет 71
Стандартный путь в 1С:Бухгалтерии 8.3: раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Укажите счет 71, период и организацию. В настройках отчета (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» должна стоять детализация по субконто «Работники организации». В результате вы увидите остатки по каждому подотчетному лицу: дебетовый остаток — долг сотрудника перед организацией, кредитовый — перерасход, который организация должна работнику.
Для детализации до документов используйте «Карточку счета» по счету 71 с отбором по конкретному сотруднику. Отчет покажет каждую операцию: выдачу денег (расходный кассовый ордер, списание с расчетного счета) и отчет сотрудника (авансовый отчет). Так видно, какой именно аванс не закрыт и с какой даты он висит.
Во многих конфигурациях есть и специализированный отчет «Анализ расчетов с подотчетными лицами» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от версии). Он удобен тем, что сразу показывает сроки задолженности и незакрытые авансы без ручной настройки группировок.
- 1Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
- 2Укажите счет 71, период и организацию, сформируйте отчет
- 3Проверьте, что в настройках включена группировка по работникам
- 4Найдите сотрудника и посмотрите конечное сальдо: дебетовое — долг работника
- 5Для деталей дважды кликните по сумме или сформируйте «Карточку счета» с отбором по этому сотруднику
Проверяем спецодежду и материалы в эксплуатации
Спецодежда, выданная работнику, учитывается на счете 10.11 «Специальная одежда в эксплуатации». Сформируйте ОСВ по этому счету с группировкой по субконто «Работники организации» — получите список, какая спецодежда и в каком количестве числится за каждым сотрудником. Карточка счета покажет документы выдачи и возврата.
Инструменты, инвентарь и хозяйственные принадлежности, переданные в эксплуатацию, часто учитываются на забалансовом счете МЦ «Материалы в эксплуатации». Логика та же: ОСВ по счету МЦ с детализацией по работникам. Учтите, что забалансовый счет не участвует в двойной записи, поэтому данные туда попадают только документами передачи в эксплуатацию — если передачу оформили «проще», через обычное списание, на МЦ ничего не будет.
В разделе «Склад» 1С:Бухгалтерии есть отчеты «Инвентарь и спецодежда в эксплуатации» и ведомости по выдаче спецодежды — они показывают данные в разрезе сотрудников в более читаемом виде, чем бухгалтерские отчеты, и подходят, например, для подготовки к увольнению работника.
Займы, ущерб и прочие расчеты: счет 73
На счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» учитываются займы, выданные сотрудникам (73.01), возмещение материального ущерба (73.02) и прочие расчеты. ОСВ по счету 73 с группировкой по работникам даст полную картину долгов сотрудников такого рода.
Обратите внимание на субсчета: если смотреть только сводную ОСВ по счету 73 без развертки, можно пропустить детали. Включите в настройках группировку по субсчетам и по работникам одновременно — тогда будет видно, что именно числится: займ, недостача или что-то иное.
Расчеты по зарплате и удержаниям в 1С:ЗУП
Если вопрос касается долгов по зарплате, удержаний из нее или состояния расчетов при увольнении, рабочий инструмент — 1С:Зарплата и управление персоналом. В разделе «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате» доступны отчеты «Расчетный листок», «Расчетная ведомость», «Задолженность по зарплате», «Остатки отпусков».
Для проверки того, что «висит» на конкретном сотруднике, удобен отчет «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» с отбором по работнику: он показывает долг на начало периода, все начисления, удержания, выплаты и долг на конец. Если на дату увольнения в отчете есть ненулевое сальдо — расчеты не завершены.
Удержания по исполнительным листам, займам и алиментам видны в отчетах «Удержания из зарплаты» и журнале документов «Исполнительные листы». Это тоже часть ответа на вопрос, что числится за сотрудником, если подразумеваются его обязательства.
Где какие данные искать
Подотчетные деньги, займы, ущерб, спецодежда и инвентарь. Подходит бухгалтеру; требует понимания плана счетов.
Зарплата, удержания, долги при увольнении, остатки отпусков. Подходит кадровику и расчетчику.
Спецодежда и инвентарь в разрезе сотрудников без настройки бухгалтерских отчетов. Удобно для проверки перед увольнением.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования отчета убедитесь, что данные достоверны. Сверьте остаток по счету 71 с реестром выданных авансов и проверьте даты: аванс, по которому давно должен быть сдан отчет, — это не просто «числится», а нарушение сроков. По спецодежде сопоставьте данные учета со сроками носки: позиция с истекшим сроком, но не списанная, искажает картину.
Как проверить корректность данных
Совпадает с суммой фактически незакрытых авансов по реестру
Есть старые остатки по сотрудникам, которые отчитались, — возможно, авансовый отчет проведен не по тому работнику
Выдача и возврат оформлены документами, остаток соответствует выданной спецодежде
Остаток есть, но сотрудник уволен — спецодежда не возвращена и не списана
Нулевое сальдо после окончательного расчета
Остаток долга за организацией или работником после даты увольнения
Еще одна частая ситуация — один и тот же человек заведен в справочнике «Физические лица» или «Сотрудники» дважды. Тогда его расчеты «размазываются» по двум элементам справочника, и отчет по одному из них показывает неполную картину. Если суммы выглядят подозрительно маленькими, проверьте справочник на дубли.
Частые вопросы
Можно ли посмотреть все, что числится за сотрудником, одним отчетом?
Единого отчета «все о сотруднике» в типовых конфигурациях нет, потому что данные лежат на разных счетах. Практический вариант — сформировать ОСВ по счетам 71, 73, 10.11 и МЦ с отбором по работнику и объединить результаты, либо использовать «Анализ субконто» с видом субконто «Работники организации»: он покажет остатки по всем счетам, где участвует этот сотрудник.
Как проверить сотрудника перед увольнением?
Сформируйте карточку счета 71 (незакрытые авансы), ОСВ по 10.11 и МЦ (спецодежда и инвентарь) с отбором по работнику, а в ЗУП — полную сводку расчетов. Все ненулевые остатки нужно закрыть до окончательного расчета: потребовать авансовый отчет или возврат денег, вернуть имущество или оформить удержание его стоимости.
Почему в отчете по счету 71 сотрудника нет, хотя деньги ему выдавали?
Наиболее вероятные причины: выдача прошла по другому элементу справочника (дубль сотрудника), выбран неверный период или организация, либо аванс уже закрыт авансовым отчетом. Проверьте карточку счета без отбора по работнику и поищите документ выдачи по номеру.
Чем отличается «Анализ субконто» от ОСВ по счету?
ОСВ по счету показывает остатки и обороты по одному выбранному счету с разбивкой по аналитике. «Анализ субконто» работает наоборот: вы выбираете сотрудника, а отчет показывает все счета, где он фигурирует. Для вопроса «что числится за человеком» второй вариант часто удобнее.
Видно ли в 1С:Бухгалтерии задолженность по зарплате?
Да, если зарплата ведется в той же базе: счет 70, ОСВ с группировкой по работникам. Если зарплата ведется в отдельной базе 1С:ЗУП, в бухгалтерии будут только сводные данные без детализации по сотрудникам — тогда отчет нужно формировать в ЗУП.
Что делать, если за уволенным сотрудником остались числиться ценности?
Данные в учете сами не исчезнут. Нужно установить фактическое наличие ценностей (инвентаризация), затем оформить возврат, списание по акту или отражение недостачи с отнесением на виновное лицо через счет 73.02. До выяснения обстоятельств списывать остатки ручными операциями не следует.
Что важно запомнить
Подотчетные деньги смотрите по счету 71, займы и ущерб — по 73, спецодежду — по 10.11, инвентарь — по счету МЦ, зарплатные расчеты — в 1С:ЗУП. Универсальный инструмент — отчет «Анализ субконто» по работнику. Всегда включайте детализацию по сотрудникам и проверяйте справочник на дубли, прежде чем делать выводы.