Как посмотреть оплаченные счета в 1С

Контроль оплаченных счетов — ежедневная задача бухгалтера, менеджера по продажам и руководителя. В 1С информация об оплате хранится не в самом счёте, а в связанных с ним документах: платёжных поручениях, поступлениях на расчётный счёт и приходных кассовых ордерах. Поэтому просто открыть список счетов недостаточно — нужно либо смотреть статус оплаты, либо строить специальный отчёт.

Способ проверки зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» основной инструмент — отчёты по счёту и анализ расчётов с контрагентами. В «1С:Управлении торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» есть отдельные отчёты по оплате счетов и задолженности клиентов. Ниже разобраны оба варианта с конкретными действиями.

Где хранится информация об оплате счёта

Документ «Счёт на оплату покупателю» сам по себе не фиксирует движение денег — он лишь выставляет требование. Факт оплаты появляется, когда в программе проводят входящий платёжный документ: «Поступление на расчётный счёт», «Приходный кассовый ордер» или «Оплата платёжной картой». Если платёжный документ введён на основании счёта или в нём указан счёт в поле «Счёт на оплату», программа связывает их между собой.

Из этого следует главное правило: если деньги пришли, но бухгалтер загрузил выписку без привязки к счёту, счёт продолжит числиться неоплаченным. Прежде чем искать «пропавшую» оплату, проверьте, заполнено ли поле «Счёт» в документе поступления денег.

Как посмотреть оплату конкретного счёта

Самый простой случай — нужно проверить один счёт. Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» (в Бухгалтерии) или «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» (в УТ). Найдите нужный документ по номеру, дате или контрагенту через поиск в списке.

В списке счетов включите колонку «Оплата» (если её нет — нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте). Программа покажет сумму оплаты по счёту или статус «Оплачен», «Частично оплачен», «Не оплачен». Внутри документа та же информация доступна на закладке «Оплата» или по гиперссылке «Оплата» рядом с суммой счёта.

Дополнительно из открытого счёта можно перейти к связанным документам: кнопка «Ещё» → «Связанные документы» (или панель навигации). Там будут видны все поступления денег, введённые на основании этого счёта.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и найдите счёт по номеру или контрагенту
2. 2
   Посмотрите колонку «Оплата» в списке или закладку «Оплата» внутри документа
3. 3
   Откройте «Связанные документы», чтобы увидеть конкретные платёжные поручения или ПКО
4. 4
   Сверьте сумму оплаты с суммой счёта — при расхождении счёт считается частично оплаченным

Как получить список всех оплаченных счетов за период

Когда нужен не один счёт, а полная картина за месяц или квартал, используйте отчёты. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте «Отчёты» → «Анализ расчётов с контрагентами» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62». В настройках отчёта добавьте группировку по документам расчётов — тогда видно, какие счета закрыты оплатами, а какие висят в дебиторке.

В «1С:Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» есть более прямые инструменты: «Продажи» → «Отчёты по продажам» → «Оплата счетов» (в некоторых версиях — «Состояние оплаты счетов»). Отчёт показывает по каждому счёту сумму, оплаченную часть и остаток долга. Установите отбор «Оплачено полностью», чтобы получить только закрытые счета.

Альтернатива — отчёт «Задолженность клиентов»: всё, что не входит в задолженность на конец периода при условии выставленного счёта, фактически оплачено. Для точной выборки удобнее всё же профильный отчёт по оплате.

Какой отчёт выбрать

Анализ расчётов с контрагентами (БП)

Подходит для сверки по одному покупателю; требует настройки группировки по документам

ОСВ по счёту 62 (БП)

Даёт общую картину дебиторки; не показывает статус отдельных счетов без детализации

Оплата счетов (УТ, КА)

Прямой ответ по каждому счёту: сумма, оплачено, остаток; есть отбор по статусу

Задолженность клиентов (УТ, КА)

Показывает неоплаченное; оплаченные счета определяются косвенно

Как проверить оплату через банковские документы

Обратный путь — идти от денег, а не от счетов. Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» (в Бухгалтерии) или «Казначейство» → «Поступления безналичных ДС» (в УТ). В списке видны все входящие платежи за период. Отбор по виду операции «Оплата от покупателя» отфильтрует нужные документы.

В каждом поступлении проверьте поле «Счёт на оплату» в табличной части «Расшифровка платежа». Если оно заполнено — оплата привязана к счёту. Если пусто — деньги зачлись как аванс, и счёт в отчётах по оплате не закроется, хотя долг контрагента уменьшится.

Этот способ особенно полезен при разборе расхождений с банком: вы видите реальные даты поступления денег и назначение платежа из выписки, а не только учётные данные.

Как настроить статусы оплаты и ускорить контроль

В УТ и КА статусы счетов настраиваются: «НСИ и администрирование» → «Продажи» → раздел оплаты. Можно включить автоматическое обновление состояния оплаты и отгрузки. Тогда в списке счетов всегда актуальные статусы, а по индикатору видно проблемные документы.

В Бухгалтерии удобно настроить сохранённый вариант отчёта: откройте нужный отчёт, задайте отбор по организации и периоду, нажмите «Сохранить настройки» и дайте варианту понятное имя, например «Оплаченные счета за месяц». В следующий раз отчёт откроется одним кликом из списка отчётов.

Для менеджеров, которым не нужна вся бухгалтерия, полезен рабочий стол «Продажи» с виджетами задолженности — в типовых конфигурациях он показывает просроченные и оплаченные счета без запуска отчётов.

Если оплат много, загружайте банковские выписки через обмен с банком (клиент-банк), а не вводите платежи вручную. Типовая загрузка сама подбирает счёт по номеру из назначения платежа, и доля непривязанных оплат заметно снижается.

Типичные проблемы и их решение

Чаще всего счёт числится неоплаченным по одной из трёх причин: платёж не привязан к счёту, оплата прошла на другой договор или организацию, либо деньги пришли частями и часть ещё не введена в программу. Каждая ситуация решается по-разному, и важно не «чинить» учёт удалением документов.

Никогда не удаляйте и не перепроводите платёжные документы задним числом без понимания последствий: это меняет остатки по банку, влияет на кассовую книгу и может исказить уже сданную отчётность. Корректный путь — исправить привязку счёта в документе поступления или оформить зачёт задолженности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Оплата счетов» по контрагенту

Норма

Оплаченная сумма совпадает с суммой поступлений по выписке

Тревожный признак

Есть неоплаченные счета при фактически полученных деньгах

Поле «Счёт на оплату» в поступлении

Норма

Счёт указан, сумма разнесена по расшифровке платежа

Тревожный признак

Поле пустое, оплата висит как аванс

ОСВ по счёту 62 по контрагенту

Норма

Нет остатка по закрытым сделкам

Тревожный признак

Дебетовое сальдо по давно оплаченным счетам

Часто задаваемые вопросы

Почему счёт показывается неоплаченным, хотя деньги пришли на расчётный счёт?

Наиболее вероятная причина — в документе «Поступление на расчётный счёт» не заполнено поле «Счёт на оплату» в расшифровке платежа. Откройте платёж, укажите нужный счёт и перепроведите документ. Также проверьте, что оплата отнесена к той же организации и договору, что и счёт.

Можно ли посмотреть оплаченные счета без прав бухгалтера?

Да, если у пользователя есть доступ к разделу продаж. Менеджеру обычно достаточно списка счетов с колонкой «Оплата» и отчёта по оплате счетов. Доступ к банковским выпискам и кассе для этого не обязателен — права настраиваются профилями групп доступа.

Как найти счета, оплаченные частично?

В отчёте «Оплата счетов» (УТ, КА) установите отбор по состоянию «Оплачен частично» или добавьте условие, что оплаченная сумма больше нуля и меньше суммы счёта. В Бухгалтерии частичную оплату видно в карточке счёта на закладке «Оплата» — там отображается оплаченная и оставшаяся суммы.

Как распечатать реестр оплаченных счетов для руководства?

Сформируйте отчёт по оплате счетов за нужный период с отбором «Оплачено полностью» и нажмите кнопку печати или сохраните табличный документ в Excel/PDF через «Файл» → «Сохранить как». Предварительно в настройках отчёта оставьте только нужные колонки: номер, дату, контрагента, сумму и дату оплаты.

Учитываются ли оплаты наличными и картой в отчётах по счетам?

Да, если они оформлены документами «Приходный кассовый ордер» или «Оплата платёжной картой» с привязкой к счёту. Если кассовые операции ведутся в отдельной программе или не привязаны к счетам, отчёт по оплате их не увидит — такие оплаты нужно вводить в 1С вручную с указанием счёта.