Как в 1С оформить корректировочный счёт-фактуру от поставщика

Корректировочный счёт-фактура (КСФ) от поставщика появляется, когда после отгрузки меняется цена или количество товаров, работ, услуг: поставщик дал ретро-скидку, обнаружилась недостача, пересчитали тариф. Покупатель обязан отразить этот документ в учёте, потому что от него зависит сумма вычета НДС и стоимость запасов. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть штатный механизм — документ «Корректировка поступления», который создаётся на основании исходного поступления и автоматически формирует проводки и записи в книге покупок или книге продаж.

Главная ошибка начинающих бухгалтеров — пытаться исправить первичный документ поступления «взад» или заводить КСФ как обычный счёт-фактуру. Так делать нельзя: корректировочный документ имеет собственный вид операции, собственную нумерацию у поставщика и особые правила отражения в разделах 8 и 9 декларации по НДС. Ниже разобран полный цикл: от получения КСФ до проверки декларации.

Когда поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру

КСФ выставляется, когда стороны согласовали изменение стоимости уже отгруженных товаров или оказанных услуг. Типовые ситуации: ретроспективная скидка по итогам периода, уменьшение цены по претензии, уточнение количества при недостаче или пересортице, изменение тарифа за прошлый период. Ключевой признак — есть согласие обеих сторон, оформленное договором, допсоглашением или актом.

Важно отличать корректировочный счёт-фактуру от исправленного. Исправление (ИСФ) выставляется, когда в исходном документе техническая ошибка: неверный ИНН, адрес, номер, ставка НДС. При этом цена и количество не меняются. В 1С это два разных вида операции, и путать их нельзя — по-разному заполняется декларация по НДС.

Подготовка: что проверить до ввода документа

До начала работы в 1С убедитесь, что исходное поступление введено в базу и проведено, а счёт-фактура по нему зарегистрирован. Если поступление ещё не отражено, сначала введите его — корректировка без основания создастся, но движения по НДС будут некорректными.

Проверьте сам бумажный (или электронный) КСФ от поставщика: номер и дату, реквизиты исходного счёта-фактуры, направление изменения (увеличение или уменьшение) и итоговые суммы без НДС, НДС и с НДС. Эти суммы понадобятся для сверки после проведения документа.

Создание документа «Корректировка поступления»

Самый надёжный способ — создать корректировку на основании исходного поступления. Откройте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)», нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Корректировка поступления». Программа подтянет контрагента, договор и табличную часть исходного документа.

В шапке документа выберите вид операции. Для классического КСФ это «Корректировка по согласованию сторон». Укажите, где отражается корректировка: «Во всех разделах учёта» — стандартный вариант, когда меняются и бухгалтерские суммы, и НДС. Затем введите номер и дату входящего корректировочного счёта-фактуры в поля «Номер входящего документа» и «Дата».

Заполнение табличной части

В таблице «Товары» или «Услуги» строки уже заполнены данными «до изменения». Ваша задача — ввести значения «после изменения»: новую цену или новое количество. Колонки «до изменения» не редактируйте — они должны совпадать с исходным поступлением, иначе программа рассчитает разницу неверно.

Если корректируется не вся накладная, а часть позиций, изменяйте только нужные строки. Итог по документу покажет разницу: отрицательную при уменьшении стоимости, положительную при увеличении.

1. 1
   Откройте исходный документ «Поступление (акты, накладные, УПД)»
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Корректировка поступления»
3. 3
   Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
4. 4
   Укажите отражение «Во всех разделах учёта»
5. 5
   Введите номер и дату входящего КСФ
6. 6
   В табличной части заполните цены/количество «после изменения»
7. 7
   Проведите документ и зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа
8. 8
   Сверьте проводки и итоги с бумажным КСФ

Регистрация счёта-фактуры и проводки

После проведения корректировки в нижней части документа появится гиперссылка для регистрации счёта-фактуры. Нажмите «Зарегистрировать» — программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» с видом «Корректировочный» и автоматически подставит код вида операции. Проверьте, что номер и дата совпадают с бумажным КСФ.

Проводки зависят от направления корректировки. При уменьшении стоимости программа сторнирует разницу по дебету счёта запасов (или затрат) и кредиту 60-го счёта, а также сторнирует НДС — восстанавливает часть ранее принятого к вычету налога. При увеличении стоимости формируются обычные доначисляющие проводки: Дт 10 (26, 44) Кт 60 и Дт 19 Кт 60 с последующим вычетом Дт 68.02 Кт 19.

Отражение корректировки в книге покупок и книге продаж

Направление корректировки определяет, куда попадёт запись. При увеличении стоимости покупатель получает право на дополнительный вычет — КСФ отражается в книге покупок текущего квартала. При уменьшении стоимости разница НДС подлежит восстановлению, и запись формируется в книге продаж со ссылкой на исходный счёт-фактуру.

В 1С записи формируются автоматически при проведении документа «Формирование записей книги покупок» или при заполнении декларации по НДС, если включён соответствующий режим. Чтобы убедиться в корректности, откройте отчёты «Книга покупок» и «Книга продаж» за квартал и найдите строку по контрагенту и номеру КСФ.

Корректировка прошлого закрытого периода

Если КСФ относится к прошлому кварталу, который уже закрыт и по которому сдана декларация, действуйте аккуратно. Уменьшение стоимости отражается восстановлением НДС в периоде получения КСФ — уточнённая декларация за прошлый период, как правило, не требуется. Увеличение стоимости даёт право на вычет, который можно заявить в текущем периоде в пределах трёх лет.

Проверка результата и сверка с декларацией

После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт») и сверьте суммы с бумажным КСФ: разница без НДС, сумма НДС и итог должны совпадать до копейки. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 по контрагенту — сальдо должно соответствовать реальной задолженности с учётом корректировки.

Итоговый контроль — декларация по НДС. КСФ на увеличение попадает в раздел 8 (книга покупок), корректировка на уменьшение — в раздел 9 (книга продаж). Убедитесь, что в декларации указаны правильные номер и дата КСФ, а также корректный код вида операции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоги документа «Корректировка поступления»

Норма

Разница по сумме и НДС совпадает с бумажным КСФ

Тревожный признак

Расхождения в копейках — проверьте округление цен в табличной части

Счёт-фактура полученный

Норма

Вид «Корректировочный», номер и дата как у поставщика

Тревожный признак

Счёт-фактура обычный или реквизиты не совпадают

Книга покупок / книга продаж

Норма

Увеличение — в книге покупок, уменьшение — в книге продаж

Тревожный признак

Записи нет — проверьте проведение документа и формирование записей

ОСВ по счёту 60

Норма

Задолженность соответствует акту сверки с поставщиком

Тревожный признак

Сальдо не сходится — возможен дубль документа

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за неверного выбора вида операции или ручного редактирования не тех полей. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.

Если ошибка уже допущена и документ проведён, не удаляйте его при наличии связанных записей НДС. Сначала отмените проведение счёта-фактуры, затем скорректируйте или пометьте на удаление саму корректировку и перепроведите формирование записей книги покупок.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Поставщик снизил цену по соглашению после отгрузкиКорректировка поступления, вид «Корректировка по согласованию сторон», НДС восстанавливается через книгу продаж

Поставщик ошибся в ИНН или адресе, суммы верныеЗапросите исправленный счёт-фактуру, в 1С — исправление собственной ошибки

Товар возвращается полностьюДокумент «Возврат товаров поставщику», а не корректировка

КСФ пришёл за квартал, по которому сдана декларацияОтражайте в периоде получения КСФ, уточнёнку за прошлый период подавайте только при необходимости

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ввести корректировку, если исходное поступление не проведено?

Технически документ создастся, но движения по НДС и расчётам будут некорректными. Сначала введите и проведите исходное поступление и зарегистрируйте по нему счёт-фактуру, только затем оформляйте корректировку.

Чем корректировочный счёт-фактура отличается от исправленного?

Корректировочный меняет цену или количество по соглашению сторон и влияет на сумму НДС. Исправленный устраняет технические ошибки в реквизитах при неизменных суммах. В 1С для них предусмотрены разные виды операций и разное отражение в декларации.

Куда попадает КСФ на уменьшение стоимости у покупателя?

Разница НДС восстанавливается, поэтому запись формируется в книге продаж и отражается в разделе 9 декларации. В книге покупок такой документ не появляется.

Нужна ли уточнённая декларация, если КСФ относится к прошлому кварталу?

Обычно нет: уменьшение стоимости отражается восстановлением НДС в периоде получения КСФ, а вычет по увеличению можно заявить в текущем периоде в пределах трёх лет. Уточнённая декларация требуется, если ошибка была допущена в самом первичном отражении.

Что делать, если суммы в 1С не сходятся с бумажным КСФ на копейки?

Расхождение почти всегда связано с округлением цен. Проверьте, как считает поставщик: от количества на цену или от итоговой суммы. При необходимости введите в табличной части итоговую сумму «после изменения» вручную — программа пересчитает цену с нужной точностью.

Можно ли оформить корректировку по УПД?

Да. Если поступление оформлено универсальным передаточным документом, корректировка также вводится на его основании документом «Корректировка поступления», а корректировочный УПД от поставщика регистрируется в том же механизме.