Как посчитать лимит кассы в 1С

Лимит остатка кассы — это максимальная сумма наличных денег, которую организация вправе хранить в кассе на конец рабочего дня. Всё, что превышает лимит, нужно сдавать в банк. Порядок расчёта установлен Указанием Банка России № 3210-У, а задача бухгалтера — корректно рассчитать лимит, закрепить его приказом и отразить в 1С, чтобы программа помогала контролировать остаток.

Сам расчёт выполняется вне 1С — на бумаге или в таблице, потому что программа не вычисляет лимит автоматически. В 1С лимит вводится как справочное значение и используется для контроля: отчёты по кассе показывают остаток, который вы сверяете с установленным пределом. Ниже разберём обе формулы расчёта, порядок оформления приказа и практические шаги в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8».

Кто обязан устанавливать лимит и когда он не нужен

Обязанность установить лимит лежит на организациях, которые работают с наличными деньгами. Исключение — субъекты малого предпринимательства (малые и микропредприятия) и индивидуальные предприниматели: они вправе не устанавливать лимит и хранить в кассе любую сумму. Чтобы воспользоваться этим правом, издайте приказ об отказе от установления лимита — без приказа проверяющие могут трактовать отсутствие лимита как нарушение.

Если организация не относится к малому бизнесу и принимает или выдаёт наличные, лимит обязателен. Его отсутствие приравнивается к лимиту, равному нулю, — то есть любой остаток наличных на конец дня будет считаться сверхлимитным. Это грозит штрафом по статье 15.1 КоАП РФ: для должностных лиц и организаций суммы различаются, но в любом случае это ощутимые деньги.

Отдельная ситуация — обособленные подразделения. Если подразделение сдаёт наличные в банк самостоятельно, для него устанавливается свой лимит. Если выручка сдаётся в кассу головной организации, лимит подразделению может не устанавливаться, но общий лимит головной организации распределяется с учётом таких подразделений.

Формула 1: расчёт по объёму поступлений наличных

Первая формула подходит организациям, у которых есть наличная выручка — торговля, услуги населению. Формула: L = V / P × N, где L — лимит остатка кассы в рублях, V — объём поступлений наличных за расчётный период, P — расчётный период в рабочих днях (не более 92), N — период времени между днями сдачи наличных в банк (не более 7 рабочих дней, а при отсутствии банка в населённом пункте — не более 14).

Пример: магазин принимает наличную выручку, за расчётный период в 30 рабочих дней поступило 900 000 рублей, выручка сдаётся в банк раз в 3 дня. Лимит = 900 000 / 30 × 3 = 90 000 рублей. Это максимум, который может оставаться в кассе на конец дня.

Расчётный период вы выбираете сами: это может быть период пиковых поступлений (чтобы лимит был выше и удобнее) или обычный рабочий период. Закон разрешает брать любой период в пределах 92 рабочих дней, в том числе прошлых лет. Период N берите реальный — как часто вы фактически сдаёте выручку по договору с банком или инкассацией.

Формула 2: расчёт по объёму выдач наличных

Вторая формула применяется, когда наличной выручки нет, но наличные расходуются: выдача под отчёт, оплата поставщикам наличными. Формула: L = R / P × N, где R — объём выдач наличных за расчётный период (без учёта сумм на зарплату, стипендии и другие выплаты работникам), P — расчётный период в рабочих днях (не более 92), N — период между получениями наличных в банке (не более 7 рабочих дней, при отсутствии банка — до 14).

Пример: организация снимает наличные с расчётного счёта для выдачи под отчёт. За расчётный период 40 рабочих дней выдано 400 000 рублей, деньги снимаются раз в 5 рабочих дней. Лимит = 400 000 / 40 × 5 = 50 000 рублей.

Важный нюанс: в объём выдач R не включаются суммы, предназначенные для выплаты заработной платы и иных выплат работникам. Если включить их в расчёт, лимит будет завышен, и при проверке это могут признать нарушением. Проверьте расчёт на эту ошибку до подписания приказа.

Сравнение вариантов

По поступлениям (V/P×N)

Подходит при наличной выручке: магазины, общепит, услуги. Лимит обычно выше и отражает реальный оборот.

По выдачам (R/P×N)

Подходит при отсутствии выручки, когда наличные только расходуются. Не включает зарплатные выплаты в базу расчёта.

Отказ от лимита

Доступен малым предприятиям и ИП. Требует приказа об отказе, иначе отсутствие лимита трактуется как нарушение.

Как оформить приказ об установлении лимита

Расчёт лимита оформляется приложением к приказу руководителя. В приказе укажите: размер лимита в рублях, дату, с которой он действует, формулу и исходные данные расчёта (расчётный период, объём поступлений или выдач, периодичность сдачи в банк). Унифицированной формы приказа нет — составьте его в свободной форме на фирменном бланке.

Срок действия лимита можно не указывать — тогда он действует бессрочно до издания нового приказа. Пересматривать лимит обязательно не требуется, даже если обороты изменились. Но если наличная выручка выросла и старый лимит стал неудобно мал, издайте новый приказ с пересчитанным лимитом — это законно и безопасно.

Храните приказ вместе с расчётом в кассовых документах. При проверке банка или налоговой именно этот комплект документов подтверждает обоснованность остатков в кассе. Отсутствие расчёта при наличии приказа — формальное нарушение, которое может привести к спорам с проверяющими.

1. 1
   Определите, относится ли организация к малому бизнесу — если да, решите, устанавливать лимит или отказаться от него приказом
2. 2
   Выберите формулу: по поступлениям (есть выручка) или по выдачам (выручки нет)
3. 3
   Соберите исходные данные: объём поступлений или выдач за выбранный расчётный период, периодичность сдачи или получения наличных
4. 4
   Рассчитайте лимит и оформите приказ руководителя с приложением расчёта
5. 5
   Внесите лимит в 1С и настройте контроль остатка кассы
6. 6
   Ежедневно сверяйте остаток по кассовой книге с лимитом, превышение сдавайте в банк

Где в 1С указать лимит и как контролировать остаток

В «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) нет отдельного регистра для автоматического расчёта лимита — программа не вычисляет его сама. Лимит фиксируется одним из практических способов: в наименовании или комментарии к кассе в справочнике, в тексте приказа, хранящемся в присоединённых файлах, или в оперативной памятке. Основной контроль выполняется через отчёты.

Используйте отчёт «Кассовая книга» и «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50» (раздел «Банк и касса» и «Отчёты»). Остаток на конец дня по счёту 50.01 сравнивайте с установленным лимитом. Если у вас несколько касс (субсчета 50.01, 50.02 и другие), контролируйте каждую операционную кассу отдельно, если для неё установлен свой лимит.

Для регулярного контроля настройте сохранённый вариант отчёта ОСВ по счёту 50 с группировкой по дням или используйте «Анализ счёта» за месяц — так видно, в какие дни остаток превышал лимит. Это удобно перед закрытием месяца и перед возможными проверками: вы заранее видите проблемные даты и можете подготовить пояснения (например, что превышение пришлось на день выплаты зарплаты).

Контроль в день выплаты зарплаты

В дни выплаты заработной платы, стипендий и иных выплат работникам хранить сверхлимитные наличные разрешено. В 1С такие дни видны по расходным кассовым ордерам с видом операции «Выплата заработной платы» или по ведомостям. Если проверяющие укажут на превышение, приложите к пояснениям платёжную ведомость и РКО за соответствующую дату — это законное основание.

Как выгрузить данные для расчёта из 1С

Исходные данные для обеих формул удобно брать прямо из программы. Для формулы по поступлениям сформируйте «Анализ счёта 50.01» за выбранный расчётный период: оборот по дебету в корреспонденции со счетами выручки (90.01, 62) покажет объём поступлений наличных V. Исключите из суммы поступления, не являющиеся выручкой, — возвраты от подотчётных лиц, взносы в уставный капитал.

Для формулы по выдачам используйте кредитовый оборот счёта 50.01 в корреспонденции со счетами 71 (подотчётные суммы) и 60 (оплата поставщикам). Обороты по счёту 70 (зарплата) в расчёт не включайте. Количество рабочих дней периода посчитайте по производственному календарю — он есть в 1С в разделе администрирования.

После расчёта сохраните отчёт, на основании которого считали лимит, вместе с приказом. Если данные в программе изменятся (например, после исправления ошибок прошлых периодов), пересчитывать уже установленный лимит не нужно — он закреплён приказом на конкретных исходных данных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50.01 на конец дня

Норма

Остаток не превышает лимит, либо день относится к дням выплаты зарплаты

Тревожный признак

Остаток выше лимита в обычный рабочий день — наличные нужно было сдать в банк

Приказ и расчёт лимита

Норма

Приказ подписан руководителем, расчёт приложен, формула и исходные данные указаны

Тревожный признак

Приказ есть, а расчёта нет, либо в расчёт выдач включена зарплата

Периодичность сдачи выручки (N)

Норма

N не превышает 7 рабочих дней (14 при отсутствии банка в населённом пункте)

Тревожный признак

N больше допустимого — лимит завышен

Статус малого предприятия

Норма

Организация есть в реестре МСП, приказ об отказе от лимита издан

Тревожный признак

Лимит не установлен, приказа об отказе нет, а организация не относится к малому бизнесу

Типичные ошибки при расчёте и контроле лимита

Самая частая ошибка — включение зарплатных выплат в объём выдач при расчёте по второй формуле. Это прямо запрещено Указанием № 3210-У и завышает лимит. Вторая типичная ошибка — завышение периода N: если фактически вы сдаёте выручку каждый день, а в расчёте указали 7 дней, лимит будет необоснованно высоким.

Третья ошибка — отсутствие приказа при формально «установленном» лимите. Бухгалтер считает, что лимит равен, например, 50 000 рублей, но документально это нигде не закреплено. Для проверяющих такой лимит не существует. Симметричная ошибка — малые предприятия, которые не установили лимит, но и не издали приказ об отказе от него.

Наконец, многие забывают, что лимит контролируется на конец каждого дня, а не на дату отчётности. Возникает ситуация: квартальная отчётность сдана с нулевым остатком кассы, но в середине квартала были дни со сверхлимитными остатками. Регулярный контроль через ОСВ по счёту 50 в 1С позволяет отследить такие дни заранее.

Часто задаваемые вопросы

Может ли 1С автоматически рассчитать лимит кассы?

Нет, типовые конфигурации не содержат механизма автоматического расчёта лимита. Программа предоставляет данные для расчёта (обороты по счёту 50), а сама формула применяется вручную или в электронной таблице. Результат закрепляется приказом вне программы.

Как часто нужно пересчитывать лимит?

Обязательной периодичности пересмотра нет. Лимит, установленный приказом, действует до издания нового приказа. Пересчитывайте его, когда старое значение стало неудобным — например, выручка выросла, и сдавать наличные в банк приходится слишком часто.

Что делать, если в кассе образовался сверхлимитный остаток?

Сдайте превышение в банк в ближайший рабочий день, оформив расходный кассовый ордер с операцией «Взнос наличными в банк». Если превышение уже зафиксировано на конец прошедшего дня, исправить его задним числом нельзя — подготовьте документы, подтверждающие причину (например, выплату зарплаты).

Нужен ли лимит, если наличные в кассе бывают редко?

Если организация не относится к малому бизнесу и кассовые операции хотя бы иногда проводятся, лимит нужен. При его отсутствии лимит считается равным нулю, и любой остаток на конец дня — нарушение. Установите лимит по формуле выдач, даже если суммы небольшие.

Распространяется ли лимит на деньги у подотчётных лиц?

Нет. Лимит ограничивает только остаток наличных в кассе организации на конец дня. Суммы, выданные под отчёт и числящиеся на счёте 71, в остаток кассы не входят и лимитом не ограничиваются.

Устанавливается ли отдельный лимит для каждой кассы в 1С?

Лимит устанавливается на организацию в целом, а для обособленных подразделений, самостоятельно сдающих наличные в банк, — отдельно. Внутри одной юридической единицы несколько касс (субсчетов 50) делят один общий лимит, если приказом не распределено иное.