Учет и Финансы · 11 мин
Как включить прослеживаемость товаров в 1С:Бухгалтерии
Пошаговая инструкция по включению прослеживаемости товаров в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка РНПТ, учёт ГИСМ, отчёт по прослеживаемым товарам, типичные ошибки.
Прослеживаемость товаров — это механизм учёта импортных товаров, включённых в перечень обязательной прослеживаемости, по регистрационным номерам партий товаров (РНПТ). Организация обязана указывать РНПТ в первичных документах и ежеквартально сдавать в налоговую инспекцию отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами. В 1С:Бухгалтерии 8.3 этот учёт встроен в типовую конфигурацию, но по умолчанию может быть отключён.
Чтобы программа начала запрашивать РНПТ в документах поступления и реализации, нужно включить функциональную опцию, настроить номенклатуру и проверить учёт остатков. Ниже разобрано, как это сделать по шагам, какие варианты начала учёта существуют и какие ошибки встречаются чаще всего.
Материал ориентирован на коробочную 1С:Бухгалтерию редакции 3.0. Названия кнопок и разделов могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика настройки сохраняется.
Когда прослеживаемость обязательна и кого это касается
Учёт по РНПТ обязателен для организаций и ИП, которые ввозят, покупают, продают или перемещают товары из перечня прослеживаемых. В перечень входят отдельные категории: некоторые виды электроники, бытовой техники, одежды, обуви, мебели, детских товаров и другие позиции. Конкретные коды ТН ВЭД определяет постановление Правительства, и его актуальную редакцию стоит проверять перед началом учёта.
Обязанность возникает независимо от системы налогообложения: прослеживаемость касается и плательщиков НДС, и упрощенцев, и патентщиков. Если товар ввезён с оформлением декларации на товары (ДТ), РНПТ формируется на её основе. Сведения передаются в ФНС через счета-фактуры с РНПТ и через ежеквартальный отчёт об операциях.
За нарушение — отсутствие отчёта или недостоверные сведения — предусмотрены штрафы для организаций и должностных лиц. Поэтому важно не только включить опцию в программе, но и выстроить правильный документооборот с поставщиками и покупателями.
Шаг 1. Включение функциональности прослеживаемости
Базовая настройка выполняется в разделе функциональности программы. Откройте «Главное» → «Настройки» → «Функциональность» (в некоторых релизах путь отображается как «Администрирование» → «Настройки» → «Функциональность»). На закладке «Запасы» или «Торговля» найдите флажок «Прослеживаемые товары» и установите его.
После установки флажка в программе появляются новые объекты: справочник «РНПТ», поля для ввода номера партии в документах поступления и реализации, отчёт «Операции с прослеживаемыми товарами» и регламентная операция по контролю остатков. Если флажок не сохраняется или недоступен, проверьте права пользователя — настройка функциональности обычно требует прав администратора.
Также убедитесь, что включён учёт по странам происхождения и ГТД: в разделе настроек учёта номенклатуры должен быть активен признак ведения учёта импортных товаров. Без этого часть механизмов прослеживаемости работает некорректно.
- 1Откройте «Главное» → «Настройки» → «Функциональность»
- 2На закладке «Запасы» установите флажок «Прослеживаемые товары»
- 3Проверьте, что включён учёт импортных товаров (страны происхождения, ГТД)
- 4Перезайдите в раздел «Операции» и убедитесь, что появился отчёт по прослеживаемости
- 5Проверьте наличие справочника РНПТ в разделе «Справочники»
Шаг 2. Настройка номенклатуры и признака прослеживаемости
Само по себе включение опции не заставляет программу требовать РНПТ по всем товарам — признак задаётся на уровне номенклатуры. Откройте карточку товара, перейдите к реквизитам, связанным с импортом, и установите признак «Прослеживаемый товар». Для удобства признак можно задать и на уровне вида номенклатуры, тогда он подставится во все новые позиции этого вида автоматически.
В карточке также указывается код ТН ВЭД. Именно по коду программа и контрольные механизмы определяют, что товар относится к прослеживаемой категории. Заполняйте код внимательно: ошибка в коде приведёт к расхождениям при проверке отчёта и возможным претензиям со стороны налоговой.
Если прослеживаемых позиций много, используйте групповую обработку изменения реквизитов: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов». Это быстрее, чем править каждую карточку вручную, но перед массовой обработкой сделайте архивную копию базы.
Шаг 3. Ввод начальных остатков по прослеживаемым товарам
Если прослеживаемые товары уже числятся на складе на момент включения учёта, их остатки нужно разнести по РНПТ. Без этого при первой же продаже программа покажет отрицательные остатки по регистру прослеживаемости, а отчёт об операциях сформируется с ошибками.
Для ввода остатков используется документ «Операция» с ручным заполнением регистра прослеживаемости или специализированный помощник ввода начальных остатков («Главное» → «Помощник ввода остатков»), если в вашем релизе он поддерживает прослеживаемость. Потребуются данные из первички: номера РНПТ по каждой партии берутся из документов поставщика или из декларации на товары.
Если номера РНПТ по старым остаткам неизвестны, их нужно запросить у поставщика. Продавать товар без указания РНПТ нельзя: это нарушение, даже если товар был куплен задолго до включения учёта в программе.
Шаг 4. Работа с документами: поступление и реализация
В документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» для прослеживаемой номенклатуры появляется поле «РНПТ» в табличной части. Номер можно выбрать из справочника, если партия уже заведена, или создать новый элемент прямо из документа. Данные для РНПТ берутся из УПД поставщика: номер, страна происхождения, количество.
При реализации логика обратная: в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» по прослеживаемым позициям нужно указать, из какой партии (с каким РНПТ) отгружается товар. Программа подставляет доступные номера автоматически по остаткам, но при нескольких партиях выбор стоит контролировать вручную — особенно если покупателю важен конкретный номер для его собственной отчётности.
В счете-фактуре и УПД по прослеживаемым товарам заполняются дополнительные строки с РНПТ и количеством. Проверяйте печатную форму перед отправкой покупателю: отсутствие РНПТ в УПД — распространённая причина расхождений при сверке с ФНС.
Шаг 5. Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами
Отчёт сдаётся ежеквартально в электронном виде по ТКС. В 1С:Бухгалтерии он формируется в разделе «Отчёты» → «Регламентированные отчёты»: создайте новый отчёт вида «Операции с прослеживаемыми товарами» и нажмите «Заполнить». Программа соберёт данные из документов за квартал.
Перед отправкой выполните встроенную проверку: отчёт контролирует соответствие остатков, наличие РНПТ во всех операциях и корректность количества. Расхождения устраняйте в первичных документах, а не ручной правкой отчёта — иначе в следующем квартале ошибка всплывёт снова.
Если операций с прослеживаемыми товарами в квартале не было, отчёт всё равно может потребоваться как «нулевой» — уточните актуальный порядок в вашей инспекции или у оператора ЭДО, поскольку требования к нулевой отчётности периодически уточняются.
Как проверить, что учёт работает
В табличной части заполнена колонка РНПТ, документ проводится без предупреждений
Поле РНПТ отсутствует или программа ругается на незаполненный номер
Остатки по РНПТ совпадают с фактическими складскими остатками
Отрицательные остатки или расхождения с учётом по счёту 41
Отчёт заполняется автоматически и проходит встроенную проверку без ошибок
Пустой отчёт при наличии операций или ошибки контроля
Если учёт ведётся в другой конфигурации или через ЭДО
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP механизм прослеживаемости тоже встроен, но включается через настройки учёта НДС и импортных товаров в разделе администрирования. Если товароучёт ведётся в УТ, а бухгалтерия — в БП, РНПТ передаются при синхронизации вместе с документами; проверьте, что в правилах обмена не отключена передача этих реквизитов.
При работе через ЭДО номера РНПТ приходят в электронных УПД от поставщиков и могут загружаться в документы автоматически. Это снижает риск ручных ошибок, но не отменяет сверку: сопоставляйте загруженные номера с бумажными данными и остатками.
Как выбрать сценарий
Что важно запомнить
Прослеживаемость включается флажком в функциональности, но полноценный учёт требует трёх вещей: признака прослеживаемости в номенклатуре, корректных остатков по РНПТ и дисциплины заполнения номеров в каждом документе. Ежеквартальный отчёт формируется автоматически только при чистых данных.
Частые вопросы
Нужно ли включать прослеживаемость, если товар куплен у российского поставщика?
Да, если товар входит в перечень прослеживаемых. Обязанность указывать РНПТ распространяется на всех участников оборота, а не только на импортёров. Поставщик обязан передать вам РНПТ в УПД, а вы — указать его при дальнейшей продаже и в отчёте.
Что делать, если поставщик не указал РНПТ в документах?
Запросите у поставщика исправленный УПД с номерами партий — это его обязанность. Принимать прослеживаемый товар без РНПТ рискованно: вы не сможете корректно отразить ни поступление, ни последующую реализацию, и отчётность будет содержать ошибки.
Можно ли вести прослеживаемость в 1С:Бухгалтерии без склада?
Да, опция работает и при учёте без складского разреза. Но остатки по РНПТ всё равно контролируются программой, поэтому ввод начальных остатков и заполнение РНПТ в документах остаются обязательными независимо от того, включён ли складской учёт.
Как исправить ошибку в уже сданном отчёте по прослеживаемости?
Исправьте данные в первичных документах (поступлении или реализации), затем сформируйте уточнённый отчёт за тот же квартал и отправьте его по ТКС. Не правьте показатели вручную в самом отчёте — расхождение с учётными данными сохранится.
Где в программе посмотреть остатки по РНПТ?
Используйте отчёт «Остатки товаров по РНПТ» или универсальный отчёт по регистру прослеживаемости (доступен через «Операции» → «Регистры сведений и накопления» в некоторых релизах). Сверяйте эти данные с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41, чтобы вовремя заметить расхождения.
Влияет ли прослеживаемость на маркировку «Честный знак»?
Это разные системы: прослеживаемость по РНПТ касается импортных товаров из отдельного перечня, а маркировка — отдельных товарных групп с кодами Data Matrix. Один товар теоретически может подпадать под оба режима, тогда в 1С настраиваются оба механизма независимо друг от друга.