Учет и Финансы · 10 мин
Как перечислить аванс в 1С: пошаговая инструкция
Как перечислить аванс поставщику и аванс по зарплате в 1С:Бухгалтерии: платёжное поручение, выгрузка в банк, проводки, проверка результата и частые ошибки.
Перечисление аванса в 1С — одна из самых частых операций, и в зависимости от того, кому вы платите, используются разные документы и счета учёта. Аванс поставщику оформляется через платёжное поручение и списание с расчётного счёта с проводкой по счёту 60.02, а аванс работникам — через ведомость в банк и счёт 70. Ошибка в выборе вида операции приводит к неправильному зачёту аванса и «висящим» остаткам в актах сверки.
Ниже разобраны оба сценария на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — от создания платёжного поручения до контроля проводок. Инструкции подходят и для работы через клиент-банк: сначала формируется и выгружается платёжка, затем после исполнения банком загружается выписка, которая создаёт документ списания.
Определите, какой аванс вы перечисляете
Прежде чем создавать документ, ответьте на вопрос: кому уходят деньги. От этого зависит вся цепочка оформления. Аванс поставщику — это предоплата по договору за товары, работы или услуги; он отражается на счёте 60.02 и зачитывается при поступлении. Аванс работникам — это выплата заработной платы за первую половину месяца; он проходит по счёту 70 и уменьшает задолженность перед персоналом.
Есть и третий вариант — аванс подотчётному лицу на хозяйственные нужды. Он оформляется списанием с расчётного счёта или выдачей из кассы с проводкой по счёту 71. Путать его с оплатой поставщику нельзя: подотчётная сумма закрывается авансовым отчётом, а не актом или накладной.
Как выбрать документ
Перечисление аванса поставщику через платёжное поручение
Откройте раздел «Банк и касса» → «Платёжные поручения» и создайте новый документ. Выберите вид операции «Оплата поставщику» — именно от неё зависит, на какой субсчёт попадёт сумма. Заполните получателя (контрагента), договор, сумму, ставку НДС и назначение платежа. В назначении укажите номер и дату договора или счёта, например: «Оплата по договору № 15 от 12.01, в т.ч. НДС 20%».
Проверьте реквизиты банка получателя: БИК, номер счёта, ИНН и КПП подтягиваются из карточки контрагента, но если контрагент заведён недавно, сверьте их с договором или счётом на оплату. Ошибка в одной цифре счёта отправит деньги не туда, и возврат займёт время. После проверки проведите документ — на этом этапе проводок ещё нет, платёжное поручение только фиксирует намерение заплатить.
- 1Создайте платёжное поручение: Банк и касса → Платёжные поручения → Создать
- 2Выберите вид операции «Оплата поставщику», укажите контрагента, договор и сумму
- 3Заполните назначение платежа с реквизитами договора и суммой НДС
- 4Проверьте банковские реквизиты получателя и проведите документ
- 5Выгрузите платёжку в клиент-банк или отправьте через 1С:ДиректБанк
- 6После исполнения банком загрузите выписку — создастся «Списание с расчётного счёта»
- 7Проверьте проводку Дт 60.02 Кт 51 и зачёт аванса при поступлении
Выгрузка платёжки в банк и подтверждение оплаты
Само платёжное поручение деньги не перечисляет — его нужно передать в банк. Есть два способа. Первый — выгрузка в файл для клиент-банка: в списке платёжных поручений нажмите «Выгрузить в банк», выберите документы и сохраните файл, затем импортируйте его в программу банка. Второй — обмен через сервис 1С:ДиректБанк, если он настроен: платёжка отправляется в банк прямо из 1С, а статус исполнения виден в документе.
После того как банк исполнил платёж, загрузите выписку: «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Загрузить». Программа автоматически создаст документ «Списание с расчётного счёта» и свяжет его с платёжным поручением. Именно этот документ формирует проводку Дт 60.02 Кт 51 — аванс выданный. Если выписку загружать не из файла, можно создать списание вручную на основании платёжного поручения.
Проверка проводок и зачёта аванса
Откройте документ «Списание с расчётного счёта» и нажмите «Дт/Кт». Для предоплаты поставщику должна быть проводка Дт 60.02 Кт 51. Если вместо 60.02 программа поставила 60.01, проверьте вид операции и поле «Зачёт авансов» в документе: вариант «Автоматически» при отсутствии долга перед поставщиком тоже относит оплату на аванс, но явный контроль надёжнее.
Чтобы убедиться, что аванс корректно зачтётся, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.02 с детализацией по контрагентам и договорам. Сумма должна висеть по дебету на нужном контрагенте и правильном договоре. Частая проблема — аванс записан на один договор, а поступление оформлено по другому: тогда автоматического зачёта не будет, и в акте сверки появятся одновременно аванс и долг.
Как проверить результат
Дт 60.02 Кт 51 на сумму аванса
Дт 60.01 или счёт 76 — неверный вид операции
Дебетовое сальдо на контрагенте и нужном договоре
Сальдо на другом договоре или контрагенте
В платёжном поручении статус «Оплачено»
Поручение не оплачено, списание создано вручную-дублем
В документе поступления аванс зачтён автоматически
Задолженность и аванс висят одновременно
Перечисление аванса по зарплате работникам
Аванс по зарплате оформляется не платёжным поручением на каждого сотрудника, а ведомостью. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу», если платите наличными). Создайте документ, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и нажмите «Заполнить» — программа подтянет сотрудников и рассчитает суммы по настройкам (фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца).
Способ расчёта аванса задаётся в настройках учётной политики зарплаты и в карточке сотрудника. Если ведомость заполняется нулями, проверьте, назначены ли сотрудникам плановые начисления и указан ли способ выплаты аванса. После проверки проведите ведомость — при выплате через банк на её основании формируется платёжное поручение на общую сумму (по зарплатному проекту) или списание с расчётного счёта.
Проводка по выплате аванса — Дт 70 Кт 51 (или Кт 50 при выдаче из кассы). Учтите: при выплате аванса в натуральном порядке НДФЛ с него удерживается при окончательном расчёте за месяц, но по действующим правилам налог с выплат за первую половину месяца также подлежит удержанию и перечислению — сверяйте настройки уплаты НДФЛ в вашей версии программы и актуальный порядок в вашей учётной политике.
Аванс подотчётному лицу и возврат аванса покупателю
Для перечисления денег сотруднику на карту или счёт создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление подотчётному лицу». Укажите сотрудника, сумму и назначение. Проводка — Дт 71 Кт 51. Сотрудник обязан отчитаться авансовым отчётом или вернуть остаток; контролируйте сроки через ОСВ по счёту 71.
Обратная ситуация — возврат неиспользованного аванса покупателю. Создайте платёжное поручение с видом операции «Возврат покупателю», укажите контрагента и договор, по которому числится предоплата. После исполнения банком списание сформирует проводку Дт 62.02 Кт 51, закрыв задолженность перед клиентом. Возврат делайте только на тот расчётный счёт, с которого пришла оплата, если иное не согласовано письменно, — это снижает риск претензий и блокировок по 115-ФЗ.
Типичные ошибки при перечислении авансов
Отдельно отметьте контроль дублей: если вы создали списание вручную, а потом загрузили выписку, программа может создать второй документ на ту же операцию. Признак — удвоенное сальдо по 60.02 и расхождение остатка на 51 счёте с банком. Лишний документ пометьте на удаление и перепроверьте ОСВ по 51 счёту.
Что важно запомнить
Аванс поставщику — платёжное поручение с видом «Оплата поставщику» и проводка Дт 60.02 Кт 51 после исполнения банком; аванс работникам — ведомость с видом выплаты «Аванс» и проводка Дт 70 Кт 51. Всегда проверяйте вид операции, договор и связь платёжки со списанием — это три главные причины «висящих» авансов. Результат контролируйте через ОСВ по счетам 60.02, 70 и 51.
Частые вопросы
Можно ли перечислить аванс без платёжного поручения?
Да, документ «Списание с расчётного счёта» можно создать сразу, минуя платёжку, — например, при ручном вводе по выписке. Но без платёжного поручения теряется контроль неисполненных платежей, поэтому при регулярной работе с банком цепочку «поручение → списание» лучше сохранять.
Как зачесть аванс, если поступление и оплата прошли по разным договорам?
Автоматического зачёта не будет. Либо исправьте договор в одном из документов (если это ошибка ввода), либо сделайте ручной зачёт через документ «Корректировка долга» (операция «Перенос задолженности»), чтобы закрыть аванс на одном договоре и долг на другом.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на аванс поставщику?
Нет, счёт-фактуру на аванс выставляет поставщик, а вы как покупатель вправе принять НДС с аванса к вычету при наличии счёта-фактуры, договора с условием о предоплате и платёжного документа. В 1С для этого используется документ «Счёт-фактура на аванс», зарегистрированный на основании списания с расчётного счёта.
Почему ведомость на аванс заполняется пустыми строками или нулями?
Чаще всего не задан способ расчёта аванса в настройках зарплаты или в карточке сотрудника, либо сотруднику не назначено плановое начисление. Проверьте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → порядок выплаты аванса и кадровые документы сотрудника.
Что делать, если аванс перечислен по ошибочным реквизитам?
Немедленно направьте в банк заявление об отзыве или уточнении платежа — пока деньги не зачислены получателю, вернуть их проще. В 1С ошибочное списание не удаляйте: оформите возврат на основании банковской выписки, когда банк вернёт средства, чтобы учёт совпал с реальным движением денег.