Учет и Финансы · 9 мин
Как отразить возврат билета в авансовом отчете в 1С
Пошаговая инструкция по отражению возврата билета в авансовом отчете 1С: корректировка документа, возврат денег на счет, налоговый учет и типичные ошибки.
Сотрудник сдал билет, купленный за подотчетные деньги или оплаченный с расчетного счета организации, — и бухгалтеру нужно корректно отразить возврат в учете. Ситуация осложняется тем, что возврат может произойти до утверждения авансового отчета, после него, частично (с удержанием сбора) или с возвратом денег на другой источник, чем исходная оплата.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 порядок действий зависит от того, утвержден ли уже авансовый отчет и куда перевозчик вернул деньги: на расчетный счет организации или на карту сотрудника. Ниже разобраны основные сценарии с конкретными проводками и документами.
Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8.3, но общая логика применима и к другим конфигурациям, где используется документ «Авансовый отчет».
Определите ситуацию: на каком этапе произошел возврат
Прежде чем вносить документы в базу, ответьте на три вопроса. Первый: утвержден ли авансовый отчет, в который включен билет? Второй: кто оплачивал билет — сотрудник из подотчетных средств или организация напрямую перевозчику (агенту)? Третий: куда вернулись деньги — на расчетный счет организации, на карту сотрудника или зачтены в счет других поездок?
От ответов зависит выбор документов. Ошибка на этом этапе — самая частая причина «зависших» сумм на счетах 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Как выбрать действие
Возврат до утверждения авансового отчета
Самый простой сценарий. Если сотрудник сдал билет до того, как авансовый отчет проведен и утвержден, откройте документ «Авансовый отчет» и откорректируйте вкладку «Оплата» (или «Билеты», в зависимости от версии и способа оформления). Удалите строку с возвращенным билетом или уменьшите сумму на величину невозвратного сбора.
Если билет покупался на подотчетные деньги, а перевозчик вернул сумму сотруднику на карту, у сотрудника образуется остаток подотчетных средств. Этот остаток он должен вернуть в кассу — оформите документ «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица».
Проверьте результат: после проведения документов остаток по счету 71 по данному сотруднику в оборотно-сальдовой ведомости должен уменьшиться на сумму возврата. Если остаток «завис» — значит, возврат не отражен или отражен на другого сотрудника.
Возврат после утверждения авансового отчета
Утвержденный авансовый отчет уже сформировал проводки: расходы на проезд списаны на затратные счета (26, 44 и др.), а расчеты с сотрудником закрыты. Просто удалить строку нельзя — это исказит учет прошлого периода, а если период закрыт, документ может быть недоступен для редактирования.
Стандартный порядок в этом случае такой. Сначала отразите возврат денег: создайте документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» (или «Возврат от поставщика», если билет покупался через агента и с ним ведутся расчеты на счете 60). Затем скорректируйте расходы: введите документ «Операция» (Операции → Операции, введенные вручную) со сторнирующими проводками.
- 1Проверьте, куда вернулись деньги: расчетный счет организации или карта сотрудника
- 2Создайте «Поступление на расчетный счет» с корректным видом операции и счетом учета
- 3Введите документ «Операция» со сторно затрат: Дт 71 (76) Кт 26/44 с минусом или красным сторно
- 4Если деньги у сотрудника — зафиксируйте его задолженность и оформите возврат в кассу
- 5Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 71 и 76 и проверьте отсутствие зависших сумм
Пример сторнирующих проводок при возврате денег на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71 (или 76) — поступление возврата; Дт 71 (76) Кт 26 — сторно ранее признанных расходов на сумму возврата. Если период закрыт и корректировка затрагивает налоговую базу прошлого периода, может потребоваться уточненная декларация по налогу на прибыль.
Частичный возврат и невозвратный сбор
Перевозчики и агентства почти всегда удерживают сбор за возврат. В учете это означает, что возвращается не вся сумма билета, а часть, а удержанный сбор остается расходом организации (если поездка отменена по производственной необходимости) либо взыскивается с сотрудника (если поездка отменена по его инициативе).
В первом случае сумма сбора остается на затратном счете — сторнируйте только фактически возвращенную часть. Во втором случае оформите задолженность сотрудника за удержанный сбор: проводкой через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» с последующим удержанием из зарплаты или внесением в кассу. Основание для удержания — заявление сотрудника или приказ, поскольку удержания из зарплаты ограничены трудовым законодательством.
Если билет оплачен организацией напрямую перевозчику
Когда билет покупался безналичной оплатой с расчетного счета, авансовый отчет может вообще не использоваться: расходы отражаются на основании отчета агента или маршрут-квитанции через документ «Поступление (акты, накладные)» с расчетами на счете 60 или 76.
Возврат в этом случае оформляется зеркально: документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика» и корректировка (сторно) документа поступления на возвращенную сумму. Если билет был приобретен через агента, сверьте акт сверки с агентом — возврат часто зачитывается в счет оплаты других билетов, и тогда движения по расчетному счету не будет вовсе, а корректируются только взаиморасчеты.
НДС и налог на прибыль при возврате билета
По железнодорожным и авиабилетам НДС выделяется в маршрут-квитанции, и организация могла принять его к вычету. При возврате билета принятый к вычету НДС по возвращенной части подлежит восстановлению. В 1С это отражается документом «Восстановление НДС» или корректировкой записей книги покупок — в зависимости от того, в каком периоде был заявлен вычет.
Если вычет заявлен в текущем периоде, достаточно откорректировать сумму вычета. Если в прошлом — оцените, требуется ли уточненная декларация по НДС. Аналогично с налогом на прибыль: сторнированные расходы уменьшают базу того периода, в котором отражается корректировка, по правилам, принятым в учетной политике.
Проверка результата и типичные ошибки
После отражения возврата сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 71, 73 и 76 с детализацией по сотрудникам и контрагентам. Признак корректного учета — отсутствие необоснованных остатков: по счету 71 не должно «висеть» долга за сотрудником, который все вернул, а по счету 76 — задолженности перевозчика, который деньги уже перечислил.
Как проверить результат
Остаток равен сумме реально неотчитанных авансов
Зависла сумма возвращенного билета
Задолженность закрыта или соответствует акту сверки
Дебетовый остаток при полученном возврате
Расходы уменьшены на возвращенную сумму
Расходы включают стоимость сданного билета
Вычет по возвращенному билету скорректирован
НДС принят к вычету в полной сумме
FAQ
Сотрудник сдал билет, но деньги еще не вернулись. Что отражать сейчас?
Зафиксируйте задолженность перевозчика или агента: переведите сумму с затратного счета на счет 76 (расчеты по претензиям) документом «Операция». Когда деньги поступят, закройте задолженность документом «Поступление на расчетный счет».
Можно ли просто распровести авансовый отчет и исправить его?
Можно, если период открыт и отчет еще не попал в регламентированную отчетность. Если период закрыт — используйте корректирующие документы вместо перепроведения, иначе изменятся данные уже сданных деклараций.
Деньги за билет вернули на личную карту сотрудника. Это его доход?
Нет, если билет оплачивала организация: это возврат средств организации, и сотрудник обязан перечислить их работодателю. Оформите задолженность сотрудника и ее погашение. Обязанность подтвердите приказом или заявлением, чтобы избежать споров о доходе и НДФЛ.
Как отразить возврат, если билет покупался в рамках безденежной командировки через онлайн-сервис?
Логика та же: определите контрагента (сервис или агент), по которому велись расчеты, и оформите возврат от поставщика со сторно затрат. Проверьте личный кабинет сервиса — часто возврат зачисляется на внутренний баланс, и тогда корректируются только взаиморасчеты без движения по банку.
Нужно ли восстанавливать НДС, если билет возвращен частично?
Да, пропорционально возвращенной сумме. НДС восстанавливается только с той части стоимости билета, которую вернул перевозчик; невозвратный сбор с соответствующим НДС остается в учете по общим правилам.
Что важно запомнить
Порядок отражения возврата билета определяется тремя факторами: статусом авансового отчета, источником оплаты и местом возврата денег. До утверждения отчета правьте сам документ, после — используйте поступление денег и сторнирующую операцию. Не забудьте скорректировать НДС и проверить остатки по счетам 71, 73 и 76.