Учет и Финансы · 9 мин
Как отразить штраф ПДД в 1С
Как отразить штраф ПДД в 1С: проводки по счетам 91 и 73, отражение штрафа на организацию и на водителя, налоговый учет, удержание из зарплаты и типичные ошибки.
Штраф за нарушение ПДД, полученный организацией, отражается в 1С как прочий расход на счете 91.02 в корреспонденции со счетом 76.02 «Расчеты по претензиям». В налоговом учете такой штраф не принимается в расходы — пункт 2 статьи 270 НК РФ прямо запрещает учитывать санкции, перечисляемые в бюджет, поэтому возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (ПНО).
Порядок отражения зависит от того, кто фактически должен оплатить штраф. Если постановление оформлено на организацию (владельца транспорта) и компания платит его сама — это расход организации. Если штраф возмещает водитель, сумму проводят через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и удерживают из зарплаты или принимают оплату в кассу. Эти два сценария оформляются в 1С по-разному.
Ниже — пошаговые инструкции для 1С:Бухгалтерия 8.3, проводки для обоих сценариев, особенности налогового учета, удержание с сотрудника и контроль ошибок. Материал применим и к типовым конфигурациям с аналогичным планом счетов.
Кто должен платить штраф: определяем сценарий учета
Прежде чем вводить документы в 1С, установите, на кого выписано постановление и кто фактически несет расход. От этого зависит набор проводок. Если штраф зафиксирован камерой на автомобиль организации, постановление приходит на юридическое лицо. Если инспектор остановил водителя и оформил протокол лично на него — обязанность платить у физического лица.
Возможны три практических ситуации: организация платит штраф сама и не взыскивает его с водителя; организация платит, а затем взыскивает сумму с виновного сотрудника; водитель платит сам, и в учете организации отражается только внутренний расчет. Первый вариант самый простой, третий в учете организации вообще может не требовать проводок, если деньги компании не участвуют.
Как выбрать сценарий
Отражение штрафа на организацию: проводки и документы в 1С
В 1С:Бухгалтерия 8.3 начисление штрафа оформляют документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Создайте проводку: дебет 91.02 «Прочие расходы», кредит 76.02 «Расчеты по претензиям», сумма — по постановлению. В субконто кредита укажите контрагента (подразделение ГИБДД или казначейство) и договор, к дебету — статью прочих доходов и расходов.
Статью прочих расходов создайте заранее в справочнике «Прочие доходы и расходы» с видом «Прочие внереализационные доходы (расходы)» или аналогичным. Критично: в настройках статьи снимите флаг принятия к налоговому учету, чтобы сумма автоматически не попала в расходы при расчете налога на прибыль.
Оплату штрафа отразите документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочее списание» (или «Перечисление налога» не используйте — штраф ГИБДД не является налогом). Проводка: Дт 76.02 Кт 51. В субконто укажите того же контрагента и договор, что и при начислении, — тогда расчеты по счету 76.02 корректно закроются.
- 1Создайте статью прочих расходов «Штрафы ГИБДД» без принятия к НУ
- 2Введите «Операцию, введенную вручную»: Дт 91.02 Кт 76.02 на сумму штрафа
- 3Оформите «Списание с расчетного счета»: Дт 76.02 Кт 51
- 4Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по 76.02 — сальдо должно закрыться
- 5Сформируйте налоговую декларацию и убедитесь, что сумма в расходы не попала
Налоговый учет и постоянная разница
Штрафы за нарушение ПДД относятся к санкциям, перечисляемым в бюджет, и по пункту 2 статьи 270 НК РФ не уменьшают базу по налогу на прибыль. В бухгалтерском учете расход признается, в налоговом — нет. Возникает постоянная разница, которая при применении ПБУ 18/02 формирует постоянное налоговое обязательство (ПНО).
В 1С при корректно настроенной статье расходов программа сама отнесет сумму к постоянным разницам: в проводке по дебету 91.02 в налоговом учете отразится сумма с видом «ПР». Организации на УСН штраф также не учитывают в расходах — перечень принимаемых затрат закрытый, и штрафных санкций в бюджет в нем нет.
Если организация применяет ОСНО и ведет ПБУ 18/02, после проведения регламентной операции «Расчет налога на прибыль» проверьте сформированное ПНО: оно должно равняться сумме штрафа, умноженной на ставку налога. Отсутствие ПНО при наличии штрафа в расходах — признак того, что статья настроена неверно.
Штраф возмещает водитель: учет через счет 73
Когда организация оплачивает штраф, но по приказу руководителя взыскивает сумму с виновного водителя, используют счет 73.03 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Начисление штрафа оформляется так же: Дт 91.02 Кт 76.02. Затем второй «Операцией, введенной вручную» отражают возмещение: Дт 73.03 Кт 91.01 на ту же сумму — прочий доход, который в налоговом учете также не принимается.
Удержание из зарплаты проводят документом начисления зарплаты или отдельным удержанием в зависимости от настроек учетной политики: Дт 70 Кт 73.03. Помните об ограничении по статье 138 ТК РФ: общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать 20% зарплаты, поэтому крупный штраф удерживают частями.
Если сотрудник вносит деньги в кассу, оформите «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Прочий приход»: Дт 50 Кт 73.03. В любом варианте после всех операций сальдо по счетам 76.02 и 73.03 по этому штрафу должно быть нулевым.
Типичные ошибки при отражении штрафов ПДД
Самая частая ошибка — отнесение штрафа на счет 99 «Прибыли и убытки» напрямую. Для штрафов в бюджет допустимо и такое отражение (некоторые методисты его используют), но в типовой 1С корректнее проводить через 91.02 с непринимаемой статьей — тогда автоматически сработает расчет постоянных разниц. Смешение подходов в разных периодах усложняет сверку.
Вторая ошибка — принятие штрафа в налоговые расходы из-за статьи затрат с установленным флагом принятия к НУ. Это занижает налог на прибыль и при проверке приведет к доначислению налога, пеням и штрафу. Третья типичная проблема — использование разных контрагентов или договоров при начислении и оплате, из-за чего на 76.02 «висит» развернутое сальдо.
Проверка результата после отражения
После ввода всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.02 с детализацией по контрагенту: конечное сальдо по штрафу должно быть нулевым. Затем проверьте счет 91: сумма штрафа в дебете 91.02 (или возмещение в кредите 91.01) должна соответствовать постановлению.
Для контроля налогового учета откройте «Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль» или проверьте проводки: в налоговом учете сумма штрафа должна стоять с видом «ПР», а не «НУ». Если видите сумму в колонке НУ — исправьте настройки статьи расходов и перепроведите документ.
Как проверить результат
Сальдо нулевое после оплаты
Остаток долга при оплаченном штрафе — проверьте субконто
Сумма с видом ПР
Сумма в НУ — расход ошибочно принят
Закрыто после удержания или оплаты
Дебиторка висит — удержание не проведено
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отразить штраф ПДД документом «Поступление услуг»?
Не рекомендуется. Штраф — не услуга контрагента, и оформление через поступление искажает учет расчетов и НДС-аналитику. Корректный инструмент — «Операция, введенная вручную» с проводкой Дт 91.02 Кт 76.02.
Нужно ли выставлять счет-фактуру или принимать НДС по штрафу?
Нет. Штрафы в бюджет не облагаются НДС, счета-фактуры по ним не выставляются. В документе оплаты НДС не указывается.
Как быть, если штраф оплатил водитель, а организация возместила ему сумму?
Такое возмещение фактически означает, что расход несет организация. Оформите начисление штрафа Дт 91.02 Кт 76.02 и выдачу денег сотруднику через расчеты с подотчетными лицами или счет 73 с закрытием на 76.02. В налоговом учете расход все равно не принимается.
Признается ли возмещение штрафа доходом водителя для НДФЛ?
Если организация платит штраф за нарушение, совершенное водителем лично (например, превышение скорости), у сотрудника может возникнуть экономическая выгода. Практика по НДФЛ неоднозначна; если штраф оформлен на организацию как владельца ТС и взыскание с сотрудника не производится, безопаснее проконсультироваться со специалистом по налогам применительно к вашей ситуации.
Как отразить штраф в 1С при УСН «доходы минус расходы»?
Проводки в бухгалтерском учете те же: Дт 91.02 Кт 76.02. В книге учета доходов и расходов штраф не отражается как расход — перечень принимаемых затрат при УСН закрытый. При правильной настройке статьи расходов программа не включит сумму в КУДиР автоматически.
Что делать, если штраф пришел по лизинговому или арендованному автомобилю?
Постановление обычно приходит собственнику (лизингодателю или арендодателю), который перевыставляет штраф вашей организации по договору. Отразите сумму как прочий расход Дт 91.02 Кт 76.05 (расчеты с прочими поставщиками) на основании уведомления контрагента, в налоговом учете — не принимается.
Что важно запомнить
Штраф ПДД на организацию: Дт 91.02 Кт 76.02, оплата Дт 76.02 Кт 51, в налоговом учете не принимается и формирует ПНО. При взыскании с водителя используйте счет 73.03 и оформляйте удержание только на основании приказа. После отражения проверьте закрытие сальдо по 76.02 и вид суммы в налоговом учете — ПР, а не НУ.