Учет и Финансы · 10 мин
Как отразить в 1С не принимаемые расходы
Как отразить не принимаемые расходы в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка статей затрат, постоянные разницы, счета НУ, типовые проводки и проверка декларации по налогу на прибыль.
Не принимаемые расходы — это затраты, которые уменьшают бухгалтерскую прибыль, но не учитываются при расчёте налога на прибыль: представительские расходы сверх норматива, пени и штрафы в бюджет, стоимость безвозмездно переданного имущества, отдельные виды рекламы и компенсаций. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такие суммы не просто «вносятся в программу» — они должны корректно разделиться между бухгалтерским и налоговым учётом, иначе декларация по прибыли и отложенный налог сформируются с ошибками.
Ключевой механизм — признак принятия расхода в налоговом учёте, который задаётся в статье затрат (справочник «Статьи затрат») или в самом документе. Когда расход принимается в БУ, но не принимается в НУ, программа автоматически формирует постоянную разницу (ПР), из которой при закрытии месяца рассчитывается постоянное налоговое обязательство или актив. Если настроить это правильно один раз, дальше учёт ведётся без ручных корректировок.
Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0) с применением ПБУ 18/02. Основные принципы работают и в 1С:УПП, и в 1С:ERP, но названия документов и пути меню могут отличаться.
Что считать не принимаемыми расходами
Прежде чем настраивать программу, нужно классифицировать затрату. Полный перечень расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли, приведён в статье 270 НК РФ. На практике чаще всего встречаются: дивиденды и выплаты за счёт прибыли, пени и штрафы в бюджет и во внебюджетные фонды, взносы в уставный капитал, безвозмездно переданное имущество и расходы на его передачу, материальная помощь работникам, оплата путёвок, премии из средств специального назначения.
Отдельная группа — нормируемые расходы: представительские, некоторые виды рекламы, компенсация за использование личного транспорта, проценты по займам в определённых ситуациях. Они принимаются в пределах норматива, а сверхнормативная часть становится не принимаемой. В 1С нормирование по представительским и рекламным расходам выполняется автоматически при закрытии месяца, если статья затрат настроена верно.
Настройка статьи затрат — основа корректного отражения
Главная настройка находится в справочнике «Статьи затрат» (раздел «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат»). Для каждой статьи есть реквизит «Вид расхода» и признак принятия к налоговому учёту. Если расход не принимается никогда (штрафы в бюджет, матпомощь), создайте отдельную статью с видом расхода «Не учитываемые в целях налогообложения» — в этом случае программа сама отнесёт всю сумму на постоянные разницы.
Для нормируемых расходов выбирается специальный вид: «Представительские расходы», «Расходы на рекламу (нормируемые)» и т. п. Тогда в течение года сумма временно принимается в НУ, а при закрытии месяца (в момент расчёта налога на прибыль) программа сравнивает накопленную сумму с нормативом от фонда оплаты труда или выручки и выносит сверхнорматив на постоянные разницы.
Отражение в типовых документах
Поступление услуг и прочие затраты
Наиболее частый случай — «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части выбирается счёт затрат (например, 26 или 44) и статья затрат. Если статья настроена как не принимаемая, проводки покажут сумму в БУ по дебету счёта затрат и ту же сумму в ресурсе ПР. Вручную снимать галочку в налоговом учёте при этом не требуется.
Штрафы и пени в бюджет
Штрафы и пени по налогам отражаются документом «Операция» (Операции → Операции, введённые вручную): Дт 99.01.1 (или 91.02 — в зависимости от учётной политики) Кт 68/69. Важно: в проводке по дебету нужно вручную заполнить колонку ПР на сумму штрафа, потому что счёт 99 по умолчанию не связан с налоговым учётом таких санкций. Если забыть ПР, отложенный налог не рассчитается, а разница между БУ и НУ «повиснет» и вылезет при проверке отчётности.
Материальная помощь и премии за счёт прибыли
Материальная помощь начисляется в зарплатном блоке (начисление с видом «Материальная помощь»), и в отражении зарплаты в учёте выбирается способ отражения со статьёй «Не учитываемые в целях налогообложения». Премии, выплачиваемые за счёт чистой прибыли или средств специального назначения, оформляются аналогично — через отдельный способ отражения, чтобы вся сумма ушла в постоянные разницы.
Нормируемые расходы: представительские и реклама
Представительские расходы принимаются в НУ в пределах 4% от расходов на оплату труда за отчётный период, нормируемая реклама — в пределах 1% от выручки. В 1С норматив считается нарастающим итогом с начала года при каждом закрытии месяца: сверхнорматив одного квартала может «доприняться» в следующем, если вырос фонд оплаты труда или выручка.
Чтобы механизм работал, в документе отражения расходов статья затрат должна иметь именно нормируемый вид расхода — тогда программа сама делит сумму на принимаемую часть (НУ) и непринимаемую (ПР). Если вместо этого поставить вид «Не учитываемые», расход не примется вообще, даже в пределах норматива — и налог на прибыль будет завышен.
Проверка результата после закрытия месяца
После проведения документов и выполнения регламентных операций закрытия месяца проверьте три вещи. Во-первых, проводки документа: по дебету счёта затрат сумма в БУ, в колонке НУ — ноль (или принимаемая часть), в колонке ПР — не принимаемая сумма. Во-вторых, регламентную операцию «Расчёт отложенного налога по ПБУ 18» — по постоянным разницам должно сформироваться ПНО проводкой Дт 99.02.3 Кт 68.04.2.
В-третьих, откройте справку-расчёт «Налог на прибыль» и отчёт «Анализ учёта по налогу на прибыль» (Операции → Справки-расчёты). В анализе учёта блоки БУ, НУ, ПР и ВР должны сходиться по формуле БУ = НУ + ПР + ВР. Любое отклонение подсвечивается, и по нему можно провалиться до первичного документа.
Как проверить результат
Сумма в БУ, в НУ ноль, в ПР полная сумма расхода
Сумма стоит и в БУ, и в НУ — расход ошибочно принят
Есть проводка Дт 99.02.3 Кт 68.04.2 на 20% от постоянной разницы
Проводки нет или сумма не совпадает с ПР × ставку
БУ = НУ + ПР + ВР, отклонений нет
Красные расхождения, незакрытые разницы
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — отражение не принимаемого расхода только в бухгалтерском учёте без постоянной разницы. Внешне всё выглядит нормально, но при расчёте налога на прибыль база в НУ оказывается заниженной относительно корректной, а ПБУ 18/02 «не видит» разницу. Итог — расхождение декларации с данными БУ и вопросы при выверке.
Вторая ошибка — использование одной универсальной статьи затрат «Прочие расходы» для всего подряд. У такой статьи обычно стоит признак принятия к НУ, и штрафы или матпомощь уходят в налоговые расходы, занижая налог. Третья ошибка — ручные проводки по налоговым счетам без понимания ресурсов НУ/ПР/ВР: суммы вводятся только в бухгалтерские дебет и кредит, а налоговые ресурсы остаются пустыми.
Особые ситуации и ограничения
Если организация на УСН или не применяет ПБУ 18/02 (малые предприятия вправе отказаться), механизм разниц отключается в настройках учётной политики, и не принимаемые расходы просто не попадают в налоговый регистр. При УСН «доходы минус расходы» перечень принимаемых затрат закрытый (ст. 346.16 НК РФ), и программа контролирует его через признак принятия расходов в документах и регистре «Книга учёта доходов и расходов».
В 1С:ERP и 1С:КА логика та же, но настройка ведётся через статьи расходов с указанием вида расходов для налогового учёта и правил распределения. Перед массовым вводом документов рекомендуется провести один тестовый пример и проверить проводки — это дешевле, чем исправлять квартал учёта.
Что важно запомнить
Не принимаемый расход в 1С отражается обычным документом, но со статьёй затрат вида «Не учитываемые в целях налогообложения» или со снятым признаком принятия к НУ. Сумма попадает в БУ и в постоянные разницы, из которых при закрытии месяца считается ПНО. Контроль — отчёт «Анализ учёта по налогу на прибыль» и равенство БУ = НУ + ПР + ВР.
Частые вопросы
Куда попадает не принимаемый расход в декларации по налогу на прибыль?
Никуда — такие суммы не включаются в расходы декларации. Их видно только в бухгалтерской отчётности и в справках-расчётах 1С. Проверить правильность можно, сравнив бухгалтерскую прибыль с налоговой базой: разница должна объясняться постоянными и временными разницами.
Что делать, если расход ошибочно приняли в налоговом учёте в прошлом квартале?
Исправлять нужно в периоде совершения ошибки: скорректировать статью затрат или признак принятия в первичном документе, перепровести закрытие месяца и сдать уточнённую декларацию, если налог был занижен. Исправление текущей датой допустимо только когда налог не занижен.
Нужно ли вручную считать постоянное налоговое обязательство?
Нет. Если постоянная разница корректно отражена в проводках, регламентная операция «Расчёт отложенного налога по ПБУ 18» в закрытии месяца сформирует ПНО автоматически по действующей ставке налога на прибыль.
Как отразить расход, часть которого принимается, а часть — нет?
Разбейте сумму на две строки в табличной части документа: одна — с принимаемой статьёй затрат, вторая — с не принимаемой. Для нормируемых расходов делить вручную не нужно: программа сама выделит сверхнорматив при закрытии месяца.
Чем отличается отражение не принимаемых расходов при УСН?
При УСН нет постоянных разниц и ПБУ 18/02. Не принимаемый расход просто не включается в книгу учёта доходов и расходов: в документе снимается признак отражения в НУ, и сумма остаётся только в бухгалтерском учёте.
Почему в анализе учёта по налогу на прибыль появились красные расхождения?
Чаще всего причина — ручные операции, где заполнены бухгалтерские дебет и кредит, но не заполнены ресурсы НУ, ПР или ВР. Найдите такой документ через расшифровку расхождения и заполните налоговые ресурсы в проводках.