Как отразить снятие наличных с корпоративной карты в 1С

Снятие наличных с корпоративной карты — частая хозяйственная операция, которая в учёте проходит через счёт 55 «Специальные счета в банках» и, как правило, через выдачу подотчётных сумм сотруднику. В 1С:Бухгалтерии операция отражается документом «Списание с расчётного счета» с видом операции «Снятие наличных» либо «Передача на банковский счёт» — выбор зависит от того, куда фактически поступили деньги: в кассу организации или в распоряжение работника.

Ключевая сложность в том, что корпоративная карта привязана не к лицевому счёту сотрудника, а к счёту организации. Поэтому банк списывает средства с расчётного счёта компании, а дальнейшее движение денег зависит от сценария: кассир оприходует наличные в кассу, либо сотрудник тратит их и отчитывается авансовым отчётом.

Ниже разобраны оба сценария с проводками, порядком ввода документов в 1С:Бухгалтерии 8.3, отражением банковской комиссии и типичными ошибками, которые приводят к зависшим остаткам на счетах 55 и 71.

Как корпоративная карта отражается в учёте

Корпоративная карта — это платёжный инструмент, привязанный к расчётному счёту организации или к отдельному специальному счёту. Порядок учёта зависит от условий договора с банком. Если средства карты учитываются на отдельном счёте, используется счёт 55.04 «Прочие специальные счета». Если карта просто инструмент доступа к основному расчётному счёту, операции проходят напрямую по счёту 51.

Чтобы понять, какой вариант у вашей организации, посмотрите банковскую выписку: если при операциях по карте движение идёт по отдельному номеру счёта (обычно с признаком специального счёта), в 1С нужен субсчёт 55.04. Если операции отражаются в общей выписке по расчётному счёту — работайте через счёт 51.

В справочнике «Банковские счета» для специального счёта создаётся отдельный элемент с его номером и реквизитами банка. Это позволяет корректно загружать выписки через «Клиент-банк» и видеть остаток средств на карте отдельно от основного счёта.

Сценарий 1: наличные поступают в кассу организации

Этот вариант применяется, когда деньги с карты снимает уполномоченный сотрудник и сдаёт их в кассу организации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 операция оформляется документом «Списание с расчётного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»).

Порядок действий: создайте документ вручную или загрузите его из выписки, выберите вид операции «Снятие наличных», укажите счёт списания (51 или 55.04), сумму и кассу организации. При проведении формируется проводка Дт 50.01 Кт 51 (или 55.04). Одновременно программа может автоматически создать приходный кассовый ордер — проверьте его наличие в разделе «Кассовые документы».

Если ПКО не создался автоматически, сформируйте его вручную с видом операции «Получение наличных в банке». Расхождение между банковской выпиской и кассовыми документами — типичная причина ошибок при сверке, поэтому оба документа должны быть проведены одной датой.

1. 1
   Загрузите банковскую выписку или создайте «Списание с расчётного счета» вручную
2. 2
   Выберите вид операции «Снятие наличных», укажите счёт 51 или 55.04 и сумму
3. 3
   Проверьте автоматически созданный приходный кассовый ордер
4. 4
   Проведите документы и сверьте остаток по счёту 50.01 с кассовой книгой

Сценарий 2: деньги получает подотчётный сотрудник

Чаще на практике сотрудник снимает наличные с корпоративной карты для хозяйственных нужд и тратит их сам. В этом случае сумма считается выданной под отчёт. По выписке банка оформляется «Списание с расчётного счета» с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (в некоторых релизах — «Перечисление подотчётному лицу»).

Проводка: Дт 71 Кт 51 (или 55.04). В документе обязательно укажите сотрудника из справочника «Физические лица» — именно по этой аналитике строится расчёт с подотчётными лицами. Без указания сотрудника закрыть задолженность авансовым отчётом будет невозможно.

Дальше сотрудник предоставляет авансовый отчёт с подтверждающими документами (чеки, БСО, накладные). В 1С оформляется документ «Авансовый отчёт» (раздел «Банк и касса» или «Покупки»), который закрывает задолженность по счёту 71: Дт 10, 26, 44 и другие счета затрат — Кт 71.

Если сотрудник потратил меньше снятой суммы, остаток он обязан вернуть в кассу. Это отражается приходным кассовым ордером с видом операции «Возврат от подотчётного лица»: Дт 50.01 Кт 71.

Как отразить комиссию банка за снятие наличных

Большинство банков взимают комиссию за обналичивание средств с корпоративной карты. Комиссия списывается отдельной строкой в выписке и отражается отдельным документом «Списание с расчётного счета» с видом операции «Комиссия банка» (или «Прочее списание»).

Проводка: Дт 91.02 Кт 51 (или 55.04) — комиссия относится на прочие расходы. В документе укажите статью расходов с видом «Прочие внереализационные расходы» или «Расходы на услуги банков». В налоговом учёте такие комиссии, как правило, принимаются в составе внереализационных расходов — при условии, что операция связана с деятельностью организации.

Если комиссия удержана из суммы снятия (сотрудник получил на руки меньше, чем списано со счёта), разбейте операцию на две строки: выдача подотчёт на фактически полученную сумму и комиссия на разницу. Иначе авансовый отчёт не сойдётся с выпиской.

Проверка результата и сверка остатков

После отражения операции проверьте три контрольные точки. Первая — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 55.04 (или 51): остаток должен совпадать с остатком по банковской выписке на ту же дату. Вторая — сальдо по счёту 71 в разрезе сотрудников: оно должно соответствовать суммам, за которые сотрудники ещё не отчитались.

Третья точка — кассовая книга: если деньги проходили через кассу, остаток по счёту 50.01 должен совпадать с фактическим наличием денег. Расхождение любой из трёх точек означает, что какой-то документ не проведён, проведён дважды или оформлен неверным видом операции.

Для анализа подотчётных сумм удобен отчёт «Обороты субконто» по счёту 71 с группировкой по сотрудникам. Он покажет, кто получил деньги, кто отчитался и у кого зависла задолженность.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 51/55.04

Норма

Совпадает с банковской выпиской на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённую или дублирующую выписку

Сальдо по счёту 71 по сотруднику

Норма

Равно сумме незакрытых авансов

Тревожный признак

Кредитовое сальдо или сумма, которую сотрудник не получал

Остаток по счёту 50.01

Норма

Совпадает с кассовой книгой и фактическим наличием

Тревожный признак

Расхождение — проверьте ПКО и РКО за день операции

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — отражение снятия наличных как оплаты поставщику или прочего расхода напрямую со счёта. Выписка при этом закрывается, но задолженность сотрудника в учёте не возникает, и авансовый отчёт потом «не к чему привязать». Исправление требует ручной корректировки проводок.

Вторая ошибка — использование неправильного счёта: операции по специальному карточному счёту проводят через 51, хотя банк ведёт отдельный счёт. В результате обороты по выписке и по 1С не сходятся, а сверка с банком превращается в ручной разбор. Третья ошибка — двойное отражение: документ введён вручную, а затем загружен повторно из клиент-банка. Перед загрузкой выписки всегда проверяйте, нет ли уже созданных документов за этот день.

FAQ

Можно ли отразить снятие с корпоративной карты без банковской выписки?

Документ в 1С можно создать вручную, но первичным основанием операции всегда является банковская выписка. Без неё у операции нет подтверждения, и при проверке списание могут признать недокументированным. Дождитесь выписки или запросите её в банке.

Что делать, если сотрудник снял наличные на личные нужды?

Такая операция не может быть списана на расходы организации. Сумма отражается как задолженность сотрудника (счёт 71 или 73.01) и подлежит возврату. Возможны налоговые последствия в виде материальной выгоды или дохода сотрудника — проконсультируйтесь с налоговым специалистом.

Нужен ли авансовый отчёт, если деньги сразу сданы в кассу?

Нет. Если наличные оприходованы в кассу организации через приходный кассовый ордер, движение денег завершено проводкой Дт 50.01 Кт 51 (55.04). Подотчёт возникает только тогда, когда деньги остаются в распоряжении сотрудника.

Как отразить снятие наличных в 1С:Управление нашей фирмой?

В УНФ используется документ «Расход со счета» (раздел «Деньги») с видом операции «Выдача денег подотчётнику» или «Снятие наличных». Далее расход закрывается документом «Авансовый отчёт», а возврат остатка — «Приходом в кассу». Логика счетов та же, что в Бухгалтерии.

Через какой срок сотрудник обязан отчитаться за снятые суммы?

Конкретный срок организация устанавливает сама в положении о подотчётных суммах или приказе. Общее правило: отчитаться нужно после завершения хозяйственной операции, а новые подотчётные суммы не выдаются сотруднику, не закрывшему предыдущую задолженность.

Как исправить ошибочно проведённое списание с неверным видом операции?

Если период открыт, распроведите документ, измените вид операции и проведите заново. Если период закрыт, оформите корректировку через «Операцию, введённую вручную» или сторнирующий документ текущей датой, затем введите правильный документ.