Как отразить аренду в 1С 8.3 Бухгалтерия

Учет аренды в 1С:Бухгалтерии 8.3 — одна из самых частых операций: арендуют офисы, склады, оборудование и транспорт. Программа позволяет отразить аренду как у арендатора, так и у арендодателя, причем для большинства ситуаций достаточно стандартных документов без доработок конфигурации.

Ключевой момент — правильно выбрать счет учета затрат и способ отражения НДС. От этого зависят проводки, корректность налогового учета и данные декларации по налогу на прибыль. Ошибки в аналитике (статья затрат, подразделение) приводят к искажению себестоимости и управленческой отчетности.

Ниже разобраны обе стороны договора: отражение арендных платежей у арендатора, выставление реализации у арендодателя, работа с авансами, коммунальными платежами и особенности учета по ФСБУ 25/2018 для договоров, попадающих под его действие.

Подготовка: договор, контрагент и настройки учета

До ввода первого документа проверьте, что в справочнике «Контрагенты» создан арендодатель (или арендатор), а в карточке контрагента заведен договор с корректным видом. Для арендатора это договор «С поставщиком», для арендодателя — «С покупателем». Вид договора определяет доступные счета расчетов и поведение программы при зачете авансов.

Проверьте учетную политику организации: раздел «Главное — Учетная политика». Важны метод оценки, применение ПБУ 18/02 и настройки НДС. Если организация на ОСНО, убедитесь, что в параметрах учета включен учет НДС, иначе поля со ставкой в документах будут недоступны.

Для корректного распределения затрат заранее создайте статью затрат в справочнике «Статьи затрат» — например, «Аренда офиса» с видом расхода по налоговому учету. Для аренды обычно используют вид «Прочие расходы» либо относят к косвенным расходам в зависимости от назначения помещения.

Как отразить аренду у арендатора: поступление услуг

Основной документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». В шапке укажите контрагента-арендодателя, договор, номер и дату входящего акта. В табличной части выберите номенклатуру вида «Услуга» — удобно завести элемент «Аренда офиса» без количества и склада.

На закладке «Счета учета» (или в колонках табличной части, в зависимости от релиза) задайте счет затрат: 26 «Общехозяйственные расходы» для офиса, 44 «Расходы на продажу» для торговых площадей у непроизводственных организаций, 20 или 25 — если арендуется производственное помещение или оборудование. Укажите статью затрат и подразделение. Счет расчетов с контрагентом — 60.01.

После проведения программа сформирует проводки: Дт счета затрат — Кт 60.01 на сумму без НДС и Дт 19.04 — Кт 60.01 на сумму НДС. Проверить результат можно через кнопку «Дт/Кт» в форме документа.

1. 1
   Создайте договор «С поставщиком» в карточке арендодателя
2. 2
   Откройте «Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД)», вид операции «Услуги (акт)»
3. 3
   Заполните контрагента, договор, номенклатуру-услугу, сумму и ставку НДС
4. 4
   Укажите счет затрат, статью затрат и подразделение
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт»
6. 6
   Зарегистрируйте счет-фактуру по кнопке внизу документа

НДС по аренде и регистрация счета-фактуры

Если арендодатель — плательщик НДС, в документе поступления укажите ставку 20% (или иную применимую). После проведения акта зарегистрируйте счет-фактуру: внизу документа введите номер и дату входящего счета-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный», и НДС попадет в книгу покупок.

Отдельная ситуация — аренда государственного или муниципального имущества. Здесь организация-арендатор выступает налоговым агентом по НДС: в документе поступления нужно отметить, что организация исполняет обязанности налогового агента, и программа сформирует проводки по удержанию НДС из арендного платежа. Перед настройкой сверьтесь с условиями договора и ставкой, указанной в нем.

Если арендодатель применяет УСН и работает без НДС, в документе выберите ставку «Без НДС» — тогда счет-фактура не регистрируется, а вся сумма сразу относится на затраты.

Авансы арендодателю и зачет предоплаты

Оплата аренды вперед отражается документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». Программа по договору автоматически поставит счет аванса 60.02. Если в договоре заданы другие счета расчетов, проверьте их вручную в документе оплаты.

При проведении акта поступления программа автоматически зачтет аванс: сформируется проводка Дт 60.01 — Кт 60.02 на сумму зачтенной предоплаты. Убедиться в этом можно в движениях документа. Если аванс не зачелся, обычно причина в несовпадении договора или в ручном изменении счетов расчетов.

НДС с аванса, если организация применяет вычет авансового НДС, регистрируется документом «Счет-фактура полученный» на аванс с последующим восстановлением при поступлении услуги. Настройка порядка регистрации авансовых счетов-фактур задается в учетной политике по НДС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60

Норма

После оплаты и поступления сальдо по контрагенту закрыто или равно незачтенному авансу

Тревожный признак

Висят одновременно дебетовое сальдо на 60.02 и кредитовое на 60.01 по одному договору

Книга покупок

Норма

Сумма НДС по аренде соответствует акту и счету-фактуре

Тревожный признак

НДС отсутствует или задвоен

Проводки документа поступления

Норма

Дт счета затрат, Дт 19.04 — Кт 60.01

Тревожный признак

Затраты ушли на неверный счет или без аналитики

Как отразить аренду у арендодателя

Если ваша организация сдает имущество в аренду, доход отражается документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи» с видом операции «Услуги (акт)». Выберите контрагента-арендатора, договор «С покупателем», номенклатуру-услугу «Аренда», сумму и ставку НДС.

Счет доходов зависит от того, является ли сдача в аренду основным видом деятельности. Если да — используется 90.01 «Выручка». Если аренда разовая или сопутствующая, доход относят на 91.01 «Прочие доходы» с соответствующей статьей прочих доходов и расходов. От этого выбора зависит структура отчета о финансовых результатах.

Счет-фактура покупателю выставляется кнопкой «Выписать счет-фактуру» в документе реализации. Оплата от арендатора отражается «Поступлением на расчетный счет» с видом «Оплата от покупателя», предоплата попадает на 62.02 и зачитывается при реализации.

Сравнение вариантов учета дохода от аренды

Счет 90.01 «Выручка»

Подходит, если сдача в аренду — основная деятельность по уставу и учетной политике. Доход формирует выручку в отчете о финрезультатах.

Счет 91.01 «Прочие доходы»

Для разовой или непрофильной аренды. Требует статьи прочих доходов с корректным видом для налогового учета.

Коммунальные платежи и переменная часть аренды

Часто арендодатель перевыставляет коммунальные услуги отдельной строкой или отдельным актом. У арендатора они отражаются тем же документом «Поступление услуг», но желательно на отдельную статью затрат «Коммунальные услуги», чтобы анализировать расходы раздельно. Если коммунальные платежи включены в фиксированный платеж, разделять их не требуется.

Если договор предусматривает переменную часть (например, процент от выручки арендатора), ее отражают отдельным актом за период, в котором возникло обязательство по оплате. Важно, чтобы аналитика совпадала с постоянной частью — тогда отчеты по затратам будут сопоставимы.

Учет по ФСБУ 25/2018: когда простой схемы недостаточно

С обязательного применения ФСБУ 25/2018 арендаторы по договорам сроком от 12 месяцев (при отсутствии права на упрощенный учет) признают право пользования активом и обязательство по аренде. В 1С:Бухгалтерии для этого используются специальные механизмы учета аренды: отражение объекта через документы поступления с признаком аренды, начисление процентов и амортизации права пользования активом.

Упрощенный порядок (списание платежей в расходы текущего периода) доступен, в частности, для краткосрочной аренды и организаций с упрощенным бухучетом, если это закреплено в учетной политике. Неверный выбор схемы — существенный риск искажения отчетности, поэтому по договорам от года решение о порядке учета согласуйте с главным бухгалтером или аудитором.

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая проблема — неверный счет затрат: аренда производственного цеха попадает на 26-й счет вместо 25-го, что искажает себестоимость продукции. Вторая типичная ошибка — дублирование поступления при вводе акта и УПД отдельными документами: расходы и НДС задваиваются.

Также встречаются: отсутствие зарегистрированного счета-фактуры (НДС не попадает в книгу покупок), разрыв аналитики между авансом и актом (не зачитывается предоплата) и неверный вид договора, из-за которого недоступны нужные операции.

Проверка учета перед закрытием периода

Перед закрытием месяца сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 76 с детализацией по контрагентам: не должно быть одновременного сальдо по дебету и кредиту по одному договору. Проверьте анализ счета затрат — суммы аренды должны стоять на правильных статьях и подразделениях.

Сверьте книгу покупок с первичными документами: каждая строка НДС по аренде должна иметь зарегистрированный счет-фактуру. Для арендодателей дополнительно проверьте книгу продаж и соответствие начисленного дохода актам за период.

Частые вопросы

На какой счет отнести аренду офиса?

Чаще всего на 26 «Общехозяйственные расходы» — если офис обслуживает управление и организацию в целом. Торговые организации могут использовать 44 «Расходы на продажу». Если помещение используется под производство, применяйте 20 или 25. Выбор закрепите в учетной политике и применяйте последовательно.

Как отразить аренду, если платим за несколько месяцев вперед?

Оплата проходит как аванс на 60.02. Ежемесячно вводите акт поступления на сумму месячной аренды — программа будет зачитывать аванс частями. Расходы в бухгалтерском и налоговом учете признаются по мере оказания услуги, то есть помесячно, а не в момент оплаты.

Арендодатель на УСН без НДС — как вводить документ?

В документе поступления укажите ставку «Без НДС». Счет 19 не задействуется, вся сумма сразу списывается на счет затрат. Счет-фактуру регистрировать не нужно — арендодатель на упрощенке его не выставляет (кроме отдельных случаев, предусмотренных законом).

Что делать, если аванс не зачелся автоматически?

Проверьте, что в оплате и акте выбран один и тот же договор, а счета расчетов не изменены вручную. Откройте движения документа поступления — там должна быть проводка Дт 60.01 — Кт 60.02. При необходимости исправьте счета в документе и перепроведите его.

Нужен ли отдельный документ для возвратного депозита (обеспечительного платежа)?

Да. Обеспечительный платеж не является авансом за услуги и учитывается на счете 76, а не 60.02. Оплату отразите «Списанием с расчетного счета» с ручным указанием счета 76 и соответствующей аналитики, чтобы депозит не зачитывался в счет арендных платежей.

Как отразить аренду у физического лица?

Заведите контрагента с видом «Физическое лицо» и отразите поступление услуг стандартно. Учтите, что организация в этом случае может выступать налоговым агентом по НДФЛ с арендной платы — порядок удержания и уплаты налога настраивается отдельно и зависит от статуса арендодателя.