Учет и Финансы · 10 мин
Как отключить заявки на расходование денежных средств в 1С
Пошаговая инструкция: как отключить заявки на расходование денежных средств в 1С, перевести оплату на прямые документы и проверить, что схема работает корректно.
Заявки на расходование денежных средств (ЗРДС) — это документы согласования оплат в конфигурациях 1С: Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2 и ERP. Они нужны, когда платежи проходят утверждение руководителем или финансовым контролёром. Но в небольших компаниях, где кассир или бухгалтер сразу проводит оплату, заявки становятся лишним звеном: документы дублируются, остатки в отчётах «не сходятся», а пользователи путаются в статусах.
Отключить заявки можно двумя путями: полностью выключить функциональную опцию «Заявки на расходование денежных средств» в настройках программы либо оставить механизм включённым, но не использовать заявки в конкретных сценариях. Первый вариант радикальнее — после него ввод новых заявок станет невозможен. Второй подходит, если заявки нужны только для части платежей, например для крупных сумм.
Перед отключением важно обработать уже созданные заявки: оплатить их, закрыть или отменить. Иначе в отчётах по денежным средствам останутся «зависшие» обязательства, а планирование платежей даст искажённые цифры. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций на управляемых формах.
Что проверить перед отключением заявок
Главный риск при отключении — незакрытые заявки. Функциональная опция отключит возможность создавать новые документы, но старые заявки никуда не денутся: они останутся в базе, продолжат влиять на отчёт «Платёжный календарь» и контроль лимитов. Поэтому сначала сформируйте список всех заявок со статусами «Не согласована», «Согласована» и «К оплате».
Для каждой заявки примите решение: оплатить её документом «Списание безналичных денежных средств» или «Расходный кассовый ордер», либо отменить, если оплата уже прошла напрямую или не нужна. Заявки в статусе «Оплачена» можно оставить как есть — они закрыты и не повлияют на отчётность.
Также проверьте, не используются ли заявки в обменах: например, заявки могут выгружаться из 1С:Документооборота после согласования или загружаться в клиент-банк. Если такие обмены настроены, после отключения заявок их нужно перенастроить на прямые платёжные документы, иначе синхронизация будет завершаться с ошибками.
Сначала оплатите или отмените их, иначе отчёты покажут зависшие обязательства
После отключения контроль оплат придётся вести вручную или через права доступа
Проверьте, что обмен не завязан на документ «Заявка»
После отключения планирование перейдёт на заказы и распоряжения
Отключение заявок через настройки программы
Основной способ — снять соответствующую функциональную опцию. Порядок действий одинаков для УТ 11, КА 2 и ERP 2, отличаются только названия отдельных пунктов меню.
- 1Откройте раздел «НСИ и администрирование»
- 2Перейдите в «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство» (в некоторых версиях — «Финансы»)
- 3Снимите флаг «Заявки на расходование денежных средств»
- 4Если заявки на приход тоже не нужны, снимите флаг «Заявки на получение денежных средств»
- 5Закройте форму настроек и проверьте журнал заявок — кнопка «Создать» должна стать недоступной
После снятия флага подсистема заявок скрывается из интерфейса: пропадает команда создания заявки из заказов поставщикам, исчезает рабочее место «Заявки на оплату» в списке активных функций. Сами документы при этом физически остаются в базе и доступны для просмотра через «Все функции» или поиск, если у пользователя есть соответствующие права.
Если пункт «Казначейство» в настройках отсутствует, проверьте, включена ли вообще подсистема финансов: в некоторых конфигурациях сначала нужно установить флаг «Денежные средства» или «Казначейство и взаиморасчёты». Также убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек — обычно это роль «Администратор системы» или «Настройка параметров учёта».
Как перевести оплату на прямые документы
После отключения заявок оплата поставщикам оформляется напрямую документами «Списание безналичных денежных средств» и «Расходный кассовый ордер». Создать их можно из журнала «Безналичные платежи» / «Кассовые документы» либо на основании заказа поставщику или поступления товаров — программа сама подставит сумму долга и реквизиты контрагента.
Если раньше платёжный календарь строился по заявкам, переключите планирование на другие основания: заказы поставщикам, графики оплаты в договорах, распоряжения на перемещение денежных средств. В настройках казначейства проверьте, какие документы участвуют в формировании платёжного календаря, и оставьте только актуальные.
Частичный отказ от заявок: альтернативные сценарии
Полное отключение — не единственный вариант. Часто удобнее оставить механизм, но ограничить его применение. Например, заявки можно использовать только для безналичных оплат сверх определённой суммы, а мелкие расходы проводить напрямую. Для этого функциональная опция остаётся включённой, а пользователям просто не создают заявки по мелким платежам.
Другой сценарий — отключить обязательность заявок, но сохранить контроль. В настройках казначейства есть опции, связанные с контролем оплаты по заявкам: если снять контроль, списание денег будет возможно без ссылки на заявку, но сами заявки продолжат работать как инструмент планирования. Это удобно в переходный период, когда часть платежей уже идёт напрямую, а часть ещё согласуется.
Сравнение вариантов
Подходит малому бизнесу без процедуры согласования. Ограничение: теряется платёжный календарь по заявкам и контроль утверждения
Подходит на переходный период: оплата возможна и по заявке, и напрямую. Ограничение: пользователи могут путаться, какой путь выбрать
Подходит, если согласование нужно выборочно. Ограничение: правило «крупности» соблюдается вручную, типовыми средствами автоматически не контролируется
Проверка результата после отключения
После изменения настроек убедитесь, что новая схема работает корректно. Создайте тестовый платёж: документ «Списание безналичных денежных средств» должен проводиться без требования указать заявку. Если программа выдаёт сообщение о необходимости заявки — значит, где-то остался включённым контроль оплаты по заявкам, вернитесь в настройки казначейства.
Сформируйте отчёт «Платёжный календарь» и «Ведомость по денежным средствам»: в них не должно быть незакрытых обязательств по старым заявкам. Если такие строки есть, найдите соответствующие заявки и закройте их — оплатите или пометьте на удаление (при отключённой опции пометка удаления обычно доступна через «Все функции»).
Как проверить результат
Списание ДС проводится без заявки
Программа требует указать заявку на расходование ДС
Кнопка «Создать» недоступна, новых заявок нет
Пользователи по-прежнему могут вводить заявки
Нет строк по неоплаченным заявкам
Висят обязательства по старым незакрытым заявкам
Платёжные поручения выгружаются штатно
Ошибки выгрузки из-за отсутствующей заявки-основания
Типичные ошибки и ограничения
Ещё одно ограничение касается распределённых баз и РИБ: если заявки отключены в центральном узле, но в периферийной базе продолжают создаваться, при обмене возникнут коллизии. Отключайте опцию согласованно во всех узлах и после успешного обмена.
Частые вопросы
Можно ли отключить заявки только для одной организации в базе?
Нет, функциональная опция действует на всю информационную базу целиком. Если заявки не нужны только для одной организации, оставьте опцию включённой и просто не создавайте заявки по этой организации, а контроль оплаты по заявкам в настройках казначейства снимите.
Что будет со старыми заявками после отключения?
Документы останутся в базе в прежнем состоянии: проведённые заявки продолжат храниться и будут доступны для просмотра через «Все функции» или поиск. Незакрытые заявки при этом могут продолжать отображаться в отчётах, поэтому перед отключением их лучше оплатить или отменить.
Как отключить заявки, если нет пункта «Казначейство» в настройках?
Проверьте, что включена сама подсистема денежных средств: в «Настройке НСИ и разделов» должен стоять флаг, включающий учёт финансов. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на изменение настроек конфигурации — без них разделы настроек могут быть скрыты.
Можно ли вернуть заявки обратно после отключения?
Да, достаточно снова установить флаг «Заявки на расходование денежных средств» в настройках. Все ранее созданные документы станут доступны, механизм согласования заработает в прежнем виде. Данные при отключении не удаляются.
Почему после отключения программа всё равно требует заявку при оплате?
Скорее всего, остался включённым контроль оплаты по заявкам в настройках казначейства либо заявка указана как основание в самом платёжном документе. Проверьте настройки контроля и очистите поле заявки в документе списания. Также убедитесь, что изменение настроек применилось — иногда помогает перезапуск сеанса.
Что важно запомнить
Заявки отключаются снятием функциональной опции в настройках казначейства, но только после закрытия всех открытых заявок и проверки обменов. Оплата после отключения оформляется прямыми платёжными документами. Данные не удаляются, поэтому отключение обратимо, а проверить результат можно по платёжному календарю и тестовому платежу.