Как оприходовать займ в 1С: полученные и выданные займы

Получение или выдача займа — типовая хозяйственная операция, которая в 1С:Бухгалтерии оформляется через банковские или кассовые документы с правильно выбранным видом операции и договором. Ошибка на этом этапе приводит к неверным проводкам: займ «повисает» на расчетах с поставщиками или покупателями вместо счетов 66, 67 или 58.03, и отчетность искажается.

Ключевой принцип: программа формирует проводку по займу автоматически, если в документе поступления или списания денег указан корректный вид операции и договор с правильным типом. Ручные операции требуются только в нестандартных случаях — например, при прощении долга или конвертации займа в долю.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 (редакция 3.0) — самую распространенную конфигурацию. В 1С:УПП, ERP и Комплексной автоматизации логика похожа, но названия документов и разделов отличаются; где это важно, указано отдельно.

Подготовка: договор и счета учета займов

Прежде чем вводить документ движения денег, проверьте настройки справочников — от них зависит корректность проводок. Главный элемент — договор с контрагентом. Для займа полученного нужен договор с видом «Прочее» (в отдельных конфигурациях доступен специальный вид договора займа), для займа выданного — аналогично, но важно, чтобы договор не имел вид «С покупателем» или «С поставщиком», иначе программа отнесет сумму на счета расчетов 60 или 62.

Счета учета определяются характером займа. Полученные краткосрочные займы (до 12 месяцев) учитываются на счете 66, долгосрочные — на счете 67 с субсчетами по видам задолженности. Выданные процентные займы отражаются на счете 58.03 «Предоставленные займы» как финансовые вложения. Беспроцентный займ выданный формально не является финансовым вложением, однако на практике многие организации также используют 58.03 либо 76 — выбор закрепляется в учетной политике.

Как оприходовать полученный займ

Когда организация получает заемные средства на расчетный счет, используется документ «Поступление на расчетный счет» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). При создании вручную или загрузке из клиент-банка выберите вид операции «Получение займа от контрагента» — в некоторых релизах он называется «Расчеты по кредитам и займам» с последующим выбором вида расчетов.

Заполните поля: контрагент-заимодавец, договор с видом «Прочее», сумма, счет учета (66.03 для краткосрочного или 67.03 для долгосрочного займа в рублях). После проведения документ сформирует проводку Дт 51 Кт 66.03 (или 67.03). Если займ получен наличными в кассу, используйте «Приходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции — проводка будет Дт 50 Кт 66.03.

1. 1
   Создайте или проверьте договор с контрагентом: вид «Прочее», валюта по договору займа.
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» → «Поступление».
3. 3
   Выберите вид операции «Получение займа от контрагента».
4. 4
   Укажите контрагента, договор, сумму и счет расчетов 66.03 или 67.03.
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 51 Кт 66.03 (67.03).
6. 6
   Сверьте остаток по счету в ОСВ 66/67 с суммой договора займа.

Если заимодавец — учредитель или физическое лицо, порядок тот же: контрагент создается в справочнике, проводки не меняются. Налоговых последствий у получателя при получении займа не возникает — сумма займа не является доходом.

Как оприходовать выданный займ

При выдаче займа другой организации или физическому лицу используется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача займа контрагенту». Счет учета — 58.03 «Предоставленные займы». Проводка после проведения: Дт 58.03 Кт 51. При выдаче наличными оформляется «Расходный кассовый ордер» с тем же видом операции.

Обратите внимание на аналитику: счет 58.03 ведется в разрезе контрагентов и договоров, поэтому каждый займ должен иметь отдельный договор. Это упростит контроль погашения и акты сверки. Если займ выдается сотруднику организации, контрагентом выступает физическое лицо из справочника контрагентов, а не сотрудник из кадрового справочника — это частая причина путаницы.

Выданный займ не признается расходом в бухгалтерском и налоговом учете: это финансовое вложение, которое вернется. Расходом будут только проценты, если займ полученный, или доходом — проценты по займу выданному.

Начисление процентов по займу

Проценты начисляются ежемесячно независимо от фактической оплаты — это требование метода начисления. В 1С:Бухгалтерии 3.0 для этого используется документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную»), поскольку автоматического регламентного документа начисления процентов по договорам займа в типовой поставке нет.

Для полученного займа проводка: Дт 91.02 Кт 66.04 (краткосрочные проценты) или 67.04 (долгосрочные). Для выданного займа: Дт 76 (или 58.03, если проценты капитализируются по условиям договора) Кт 91.01. Сумма рассчитывается по формуле: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце. Расчет удобно оформить бухгалтерской справкой и приложить к операции.

Заведите шаблон типовой операции для начисления процентов: «Операции» → «Типовые операции». Один раз настроив проводки с формулой расчета, вы будете ежемесячно создавать документ в два клика — меняется только сумма.

Поступление процентов от заемщика оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» или «Возврат займа» в зависимости от того, что гасится — проценты или тело долга. В платежном поручении и назначении платежа это должно быть разделено, иначе при загрузке выписки программа не сможет корректно распределить сумму.

Возврат займа и закрытие обязательств

Возврат полученного займа оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат займа контрагенту» — проводка Дт 66.03 (67.03) Кт 51. Возврат займа от заемщика — «Поступление на расчетный счет» с видом «Возврат займа от контрагента», проводка Дт 51 Кт 58.03.

Если долг возвращается частями, вводите каждый платеж отдельным документом на фактическую сумму. Программа будет уменьшать остаток по счету, и после последнего платежа сальдо по договору должно обнулиться. Проверьте это оборотно-сальдовой ведомостью по счету с группировкой по договорам.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 66/67 после полного возврата полученного займа

Норма

Сальдо по договору равно нулю

Тревожный признак

Остаток на счете — значит, платеж проведен не на тот договор или не полностью

Проводки документа поступления займа

Норма

Дт 51 Кт 66.03 или 67.03

Тревожный признак

Дт 51 Кт 62 или 76 — выбран неверный вид операции

Начисление процентов

Норма

Ежемесячные операции с одинаковой логикой расчета

Тревожный признак

Проценты начислены только при оплате или пропущены месяцы

Особые ситуации и ограничения

Беспроцентный займ от учредителя — распространенный способ пополнить оборотные средства. В учете он оформляется так же, как обычный займ: проценты не начисляются, проводки только по получению и возврату. Однако для заемщика-организации на общей системе налоговый риск минимален, а вот взаимозависимость сторон может привлечь внимание при контроле — обосновывайте условия договором.

Заем в иностранной валюте требует переоценки: программа выполняет ее автоматически при закрытии месяца, если договор ведется в валюте. Курсовые разницы попадут на 91 счет. Проверьте, что в договоре корректно указана валюта, а курсы загружены.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации учет займов ведется через документы «Поступление безналичных денежных средств» / «Списание безналичных ДС» с хозяйственной операцией по договорам кредитов и займов, а проценты начисляются документом «Начисление процентов по займам» в разделе казначейства. Принцип тот же, но интерфейс и аналитика отличаются.

Типичные ошибки при оприходовании займов

Большинство проблем возникает не из-за сложности операции, а из-за невнимательности к виду операции и договору. Ниже — ошибки, которые чаще всего искажают учет.

Частые вопросы

На какой счет оприходовать беспроцентный займ, выданный другой организации?

Формально беспроцентный займ не соответствует критериям финансового вложения, поэтому возможны два подхода: счет 58.03 по аналогии с процентными займами или счет 76 как расчеты с дебитором. Выбранный вариант закрепите в учетной политике и применяйте последовательно ко всем таким договорам.

Как отразить займ, полученный от учредителя — физического лица?

Так же, как от юридического лица: создайте физлицо в справочнике «Контрагенты», договор с видом «Прочее» и документ «Поступление на расчетный счет» (или ПКО) с видом операции по получению займа. Проводка Дт 51 (50) Кт 66.03. Дохода у организации не возникает.

Нужно ли начислять НДС с процентов по выданному займу?

Нет. Проценты по займам освобождены от НДС. В книге продаж они не отражаются, но сумму процентов нужно показать в разделе 7 декларации по НДС как необлагаемую операцию, если ваша организация — плательщик НДС.

Что делать, если займ ошибочно оприходован на счет 62?

Создайте корректирующую операцию вручную: Дт 62 (сторно ошибочной суммы) и Дт 66.03/58.03 Кт 62 — то есть перенесите задолженность на правильный счет тем же периодом, если квартал не закрыт. Если отчетность уже сдана, исправление оформляется текущей датой с пояснением в бухгалтерской справке.

Как в 1С отразить частичное погашение займа и процентов одним платежом?

Разделите платеж на два документа или два движения: сумма погашения тела — вид операции «Возврат займа», сумма процентов — «Прочее поступление» с указанием счета 66.04/76. В назначении платежа в договоре с банком эти части тоже должны быть разграничены.

Можно ли автоматизировать начисление процентов в 1С:Бухгалтерии 3.0?

Штатного регламентного документа нет, но можно создать шаблон типовой операции с формулой расчета суммы. Для полной автоматизации используются внешние обработки или переход на конфигурации с блоком казначейства (ERP, КА), где начисление процентов по договорам займа выполняется специализированным документом.