Учет и Финансы · 11 мин
Как в 1С начислить НДФЛ по договору аренды с физическим лицом
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии начислить НДФЛ с арендной платы физлицу, отразить доход, удержать налог и сдать отчетность 6-НДФЛ.
Организация, арендующая у физического лица помещение, автомобиль или оборудование, становится налоговым агентом по НДФЛ: она обязана исчислить налог с арендной платы, удержать его при выплате и перечислить в бюджет. Перечислять арендодателю нужно сумму за вычетом налога, а не полную сумму по договору — это частая точка ошибки.
Порядок действий зависит от используемой программы. В 1С:Зарплата и управление персоналом для этого есть специальные документы по договорам ГПХ и операциям учета НДФЛ. В 1С:Бухгалтерии 8 доход отражается через операцию вручную или документ «Начисление зарплаты» с настроенным видом расчета, а в свежих релизах — через типовые механизмы учета доходов физлиц. Ниже разобраны оба варианта.
Важно помнить: страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование с арендной платы не начисляются, поскольку аренда не является трудовым или гражданско-правовым договором на выполнение работ. Исключение — аренда транспортного средства с экипажем, где часть платы относится к услугам по управлению и облагается взносами.
Когда организация становится налоговым агентом по аренде
Обязанность налогового агента возникает, если арендодатель — обычное физическое лицо, не зарегистрированное как ИП и не применяющее налог на профессиональный доход (самозанятый). Если арендодатель — ИП или самозанятый, он платит налог сам, а организация перечисляет ему полную сумму без удержания НДФЛ. Перед первой выплатой запросите у арендодателя подтверждение статуса: выписку из ЕГРИП или чек из приложения «Мой налог».
НДФЛ исчисляется с каждой выплаты арендной платы. Дата фактического получения дохода — день выплаты денег (перечисления на карту или выдачи из кассы), а не дата подписания акта или окончания месяца аренды. Это влияет на то, в каком периоде доход попадет в расчет 6-НДФЛ.
Настройка учета перед начислением
Перед первым начислением проверьте базовые настройки. В 1С:ЗУП убедитесь, что в настройках учетной политики организации указан режим налогового агента, а физическое лицо заведено в справочнике «Физические лица» с корректными ИНН, датой рождения и статусом налогоплательщика (резидент или нерезидент — от этого зависит ставка).
Проверьте вид дохода. Для арендной платы используется код дохода 1400 «Доход от сдачи в аренду имущества». В справочнике «Виды доходов НДФЛ» этот код присутствует по умолчанию, но убедитесь, что он не заблокирован и соответствует текущей классификации.
В 1С:Бухгалтерии создайте физическое лицо в одноименном справочнике, а для отражения в учете подготовьте счета: расчеты с арендодателем обычно ведутся на счете 76.05, начисленный НДФЛ — на 68.01. Аналитика по физическим лицам на счете 68.01 обязательна для корректного заполнения отчетности.
ИП и самозанятые платят налог сами, НДФЛ не удерживается
Код для дохода от сдачи имущества в аренду
Доход признается при фактической выплате, а не по акту
Для резидентов 13%, с превышения порога 15%, для нерезидентов 30%
Начисление НДФЛ в 1С:Зарплата и управление персоналом
Если арендодатель не является сотрудником, самый прямой путь — документ «Операция учета НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Создайте документ, выберите организацию и физическое лицо, на вкладке «Доходы» укажите дату получения дохода (дату выплаты), код дохода 1400 и сумму арендной платы. Программа автоматически рассчитает налог по действующей ставке.
Если арендодатель — сотрудник организации, доход можно отразить тем же документом, но удобнее вести учет через отдельное начисление. Создайте вид начисления с назначением «Прочие начисления и выплаты», в настройках НДФЛ укажите код дохода 1400 и признак, что доход учитывается на дату выплаты. Тогда сумма войдет в расчет при выплате ведомостью.
После проведения документа проверьте движения: должны сформироваться записи в регистрах учета доходов и исчисленного НДФЛ. При выплате через документ «Ведомость» налог перейдет из исчисленного в удержанный, и с этой даты начнет отсчитываться срок перечисления в бюджет.
- 1Заведите физическое лицо в справочнике с ИНН и статусом резидента
- 2Создайте документ «Операция учета НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы»
- 3На вкладке «Доходы» укажите дату выплаты, код дохода 1400 и сумму аренды
- 4Проверьте автоматически рассчитанный НДФЛ на вкладке налога
- 5Проведите документ и проверьте движения по регистрам
- 6При выплате сформируйте ведомость — налог станет удержанным
- 7Проверьте попадание данных в отчет 6-НДФЛ за соответствующий квартал
Начисление НДФЛ в 1С:Бухгалтерии 8
В типовой 1С:Бухгалтерии без подсистемы зарплаты доход отражается вручную. Создайте документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции») и сформируйте проводки: Дт 26 (44, 91.02 — в зависимости от назначения аренды) Кт 76.05 — начислена арендная плата; Дт 76.05 Кт 68.01 — удержан НДФЛ; Дт 76.05 Кт 51 — выплачена арендная плата за вычетом налога.
Однако проводок недостаточно для отчетности: 6-НДФЛ и справки о доходах формируются из регистров учета НДФЛ, а не из бухгалтерских счетов. Если в вашей конфигурации доступен документ «Операция учета НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» — «Все документы по НДФЛ»), заполните его аналогично ЗУП: доход с кодом 1400, дата выплаты, исчисленный и удержанный налог.
В релизах с расширенным учетом доходов физлиц используйте штатные документы начисления, где вид операции предусматривает выплаты бывшим сотрудникам и прочим физлицам. Конкретный набор документов зависит от версии конфигурации — сверьтесь с описанием обновлений вашего релиза.
Выплата арендной платы и перечисление налога
НДФЛ удерживается в момент фактической выплаты. Если арендная плата 30 000 рублей, налог составит 3 900 рублей (при ставке 13%), а арендодатель получит 26 100 рублей. Перечисление полной суммы с последующим «доначислением» налога за счет организации недопустимо — уплата НДФЛ за счет средств налогового агента прямо запрещена.
Удержанный налог перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа в общие сроки: налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляется до 28-го числа того же месяца; удержанный с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца. По итогам года действуют особые сроки для декабрьских удержаний. Не забудьте подать уведомление об исчисленных суммах, если оно требуется для зачета ЕНП.
Отражение в отчетности 6-НДФЛ
Доход по коду 1400 попадает в расчет 6-НДФЛ того периода, в котором произошла выплата. В разделе 1 отражается удержанный налог с разбивкой по срокам перечисления, в разделе 2 — обобщенные суммы дохода и налога. По итогам года формируется приложение со справкой о доходах физического лица.
Проверьте отчет перед сдачей: сумма дохода по коду 1400 должна совпадать с начисленной арендой по договору, а удержанный налог — с фактически удержанными суммами. Расхождения между разделами чаще всего возникают из-за неверной даты получения дохода в документе учета.
Как проверить результат
Сумма по коду 1400 равна начисленной аренде за период выплаты
Доход отсутствует или попал в другой квартал — проверьте дату выплаты в документе
13% (или 15% с превышения) от суммы выплаты, даты удержания совпадают с выплатой
Налог исчислен, но не удержан — не проведена ведомость на выплату
Перечислена сумма за вычетом НДФЛ
Выплачена полная сумма — налог придется удерживать из следующих выплат
Есть запись с кодом 1400 и корректной датой
Записей нет — не создан документ учета НДФЛ
Типичные ошибки и сложные сценарии
Самая распространенная ошибка — отражение дохода датой начисления аренды вместо даты выплаты. Из-за этого доход попадает не в тот отчетный период, и налоговая высылает требование о пояснениях. Вторая типичная проблема — удержание НДФЛ с компенсации коммунальных услуг: если арендатор возмещает арендодателю расходы, зависящие от фактического потребления (электроэнергия по счетчику), такое возмещение, по разъяснениям Минфина, может признаваться доходом физлица — трактовку стоит закрепить в договоре и при необходимости уточнить у аудитора.
Отдельный сценарий — аренда у нерезидента. Ставка для него составляет 30% независимо от суммы, а при смене статуса в течение года налог пересчитывается. Следите за актуальным статусом физлица в карточке, иначе 6-НДФЛ будет сформирован с неверной ставкой.
Как выбрать способ отражения
Частые вопросы
Нужно ли начислять страховые взносы на арендную плату физлицу?
Нет. Аренда не является трудовым договором или договором на выполнение работ и услуг, поэтому выплаты по ней не облагаются взносами на пенсионное, медицинское и социальное страхование. Исключение — аренда транспорта с экипажем: часть платы, относящаяся к услугам управления, облагается взносами, поэтому в договоре такие суммы разделяют.
Что делать, если арендодатель — самозанятый?
НДФЛ не удерживается: самозанятый платит налог на профессиональный доход самостоятельно. Перечисляйте ему полную сумму по договору и храните чек из приложения «Мой налог» — он подтверждает, что выплата прошла в рамках спецрежима и у организации нет обязанностей налогового агента.
По какой ставке считать НДФЛ, если арендодатель нерезидент?
По ставке 30% с полной суммы дохода, без применения стандартных вычетов. Если в течение года физлицо стало резидентом (находится в России не менее 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев), налог пересчитывается по ставке 13%. Статус указывается в карточке физического лица в 1С.
Можно ли перечислить арендодателю полную сумму, а налог заплатить за счет организации?
Нет, уплата НДФЛ за счет средств налогового агента прямо запрещена Налоговым кодексом. Если полная сумма уже выплачена, удержать налог можно из следующих выплат этому же физлицу. Если удержание невозможно, организация отражает неудержанный налог в годовом 6-НДФЛ, и инспекция выставит требование самому физлицу.
Какой код дохода указывать для аренды автомобиля у физлица?
Тот же код 1400 — он применяется к доходам от сдачи в аренду любого имущества, включая транспортные средства. Если договор предусматривает услуги по управлению автомобилем (аренда с экипажем), эта часть оплаты отражается отдельно как доход по договору ГПХ с соответствующим кодом и облагается страховыми взносами.
Доход попал не в тот квартал 6-НДФЛ — как исправить?
Причина почти всегда в неверной дате получения дохода в документе учета. Скорректируйте дату на фактический день выплаты, затем сформируйте уточненный расчет 6-НДФЛ за период, в который доход попал ошибочно, и корректный отчет за период фактической выплаты. Ручная правка самого отчета без исправления документа проблему не решит.
Что важно запомнить
С арендной платы физлицу удерживается НДФЛ по коду дохода 1400 на дату фактической выплаты, страховые взносы не начисляются. В 1С:ЗУП используйте «Операцию учета НДФЛ», в 1С:Бухгалтерии — проводки плюс документ учета налога. Перед выплатой проверьте статус арендодателя: ИП и самозанятые платят налог сами.