Учет и Финансы · 11 мин
Как оприходовать доставку товара в 1С
Как правильно оприходовать доставку товара в 1С: поступление, транспортные расходы, способы распределения затрат, проводки, проверка результата и типичные ошибки.
Доставка товара от поставщика до склада — это затраты, которые по правилам учёта чаще всего включаются в себестоимость товара. В 1С для этого есть несколько механизмов: отражение доставки в самом документе поступления, отдельный документ «Поступление услуг» или «Поступление доп. расходов» и распределение транспортных расходов на номенклатуру. Выбор зависит от того, кто доставляет товар — сам поставщик или сторонняя транспортная компания, и нужно ли включать стоимость доставки в себестоимость каждой единицы товара.
Ошибка на этом этапе приводит к искажению себестоимости, неверной наценке и расхождениям в отчётах по валовой прибыли. Поэтому важно заранее определить учётную политику: включаете ли вы доставку в стоимость товара или списываете её на расходы периода, и как именно распределяете сумму между позициями — пропорционально стоимости, весу или количеству.
Ниже разобраны основные сценарии для конфигураций 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Бухгалтерия 8. Названия документов и реквизитов могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика учёта везде одинаковая.
Определите, кто оказывает услугу доставки и как она учитывается
Первый шаг — понять, от кого пришёл документ на доставку. Если товар и доставку выставляет один поставщик в одном счёте-фактуре или УПД, доставку проще всего отразить в том же документе поступления. Если доставку выполняет транспортная компания по отдельному договору, понадобится отдельный документ поступления услуг с последующим распределением на товары.
Второй вопрос — учётная политика. Транспортно-заготовительные расходы можно включать в фактическую себестоимость товаров (счёт 41 в бухгалтерском учёте) или списывать на расходы на продажу (счёт 44). В управленческом учёте УТ 11 аналогичный выбор: доставка либо увеличивает себестоимость номенклатуры, либо относится на статью расходов. Способ должен быть закреплён в учётной политике организации и применяться последовательно.
Способ 1: доставка в одном документе с товаром
Если поставщик выставил один УПД, где отдельной строкой идёт услуга доставки, создайте документ «Поступление товаров и услуг» (в УТ 11 — «Приобретение товаров и услуг»). Товары добавьте на вкладку «Товары», а услугу доставки — на вкладку «Услуги» (в УТ 11 — «Доп. расходы» или отдельной строкой с номенклатурой типа «Услуга»).
В 1С:Бухгалтерии для услуги укажите счёт затрат: если доставка включается в себестоимость — счёт 41 с соответствующей аналитикой, если списывается на расходы — счёт 44.01 со статьёй затрат «Транспортные расходы». В УТ 11 для строки услуги выберите вариант распределения: на себестоимость товаров этого документа или на статью расходов.
После проведения проверьте движения документа: товар должен встать на склад по количеству и сумме, а сумма доставки — либо увеличить стоимость товаров, либо уйти на счёт расходов. Если доставка распределяется на товары, себестоимость каждой позиции увеличится пропорционально выбранной базе.
- 1Создайте документ «Поступление товаров и услуг» на основании УПД или счёта поставщика
- 2Заполните вкладку «Товары» по накладной: номенклатура, количество, цены
- 3Добавьте услугу доставки отдельной строкой с номенклатурой типа «Услуга»
- 4Укажите счёт учёта услуги (41 или 44.01) либо вариант «На себестоимость товаров»
- 5Проверьте НДС: ставка по доставке обычно совпадает с указанной в УПД
- 6Проведите документ и откройте движения, чтобы убедиться в корректном распределении
Способ 2: доставка отдельным документом от транспортной компании
Когда перевозку выполняет сторонняя организация, оформите «Поступление услуг» (в УТ 11 — «Приобретение услуг и прочих активов»). В документе укажите контрагента-перевозчика, номенклатуру услуги, сумму и НДС. Ключевой момент — куда отнести затрату.
В УТ 11 в документе «Приобретение услуг» доступен вариант распределения «На себестоимость товаров». После проведения такого документа система предложит сформировать документ «Распределение расходов на себестоимость товаров», где вы выберете конкретные поступления и базу распределения. В 1С:Бухгалтерии аналогичную роль выполняет документ «Поступление доп. расходов» (раздел «Покупки»): на вкладке «Товары» подбираются документы поступления, а программа распределяет сумму доставки пропорционально стоимости или количеству.
Важно: распределять доставку можно только на товары, которые ещё числятся на складе или уже проданы — в обоих случаях себестоимость скорректируется. Но если товары уже списаны в производство или по ним закрыт период, корректировка потребует перепроведения документов и может изменить финансовый результат прошлых периодов.
Как выбрать базу распределения доставки между товарами
Программа предлагает несколько вариантов распределения суммы доставки: пропорционально стоимости товаров, количеству, весу или объёму. Выбор влияет на итоговую себестоимость каждой позиции и должен быть экономически обоснован.
| База распределения | Когда подходит | Ограничение |
|---|---|---|
| По стоимости | Товары однородные по габаритам, стоимость перевозки зависит от ценности груза (страхование) | Дорогой лёгкий товар получит бóльшую долю доставки, чем дешёвый тяжёлый |
| По количеству | Одинаковые по размеру и весу единицы товара | Некорректно, если в накладной штуки и тонны одновременно |
| По весу | Тариф перевозчика зависит от массы груза | Нужно заполнить вес в карточках номенклатуры |
| По объёму | Лёгкие, но габаритные товары (мебель, пенопласт) | Требуется заполненный объём в карточках товаров |
Если в карточках номенклатуры не заполнен вес или объём, распределение по этим базам даст нулевой или искажённый результат. Проверьте справочник заранее: в УТ 11 вес и объём указываются на вкладке характеристик единицы измерения товара.
НДС по доставке и взаиморасчёты с перевозчиком
Если перевозчик работает с НДС, сумма налога по доставке принимается к вычету на общих основаниях при наличии счёта-фактуры или УПД. В документе поступления услуг проверьте ставку НДС и убедитесь, что счёт-фактура зарегистрирован — в УТ 11 это делается по ссылке в документе или отдельным документом «Счёт-фактура полученный».
Типичная ситуация: поставщик товара и перевозчик — разные контрагенты, а оплата идёт обоим. Следите, чтобы задолженность по доставке не повисла на поставщике товара: в документе поступления услуг контрагентом должен быть именно перевозчик. Если перевозку оплачивает покупатель, но выставляет её поставщик транзитом, такая сумма отражается как транзитная и не включается в расходы — для этого в договоре должен быть соответствующий пункт.
Проверка результата после оприходования
После проведения всех документов убедитесь, что доставка учтена корректно. Откройте отчёт «Себестоимость товаров» (в УТ 11 — «Себестоимость товаров организаций» или «Ведомость по товарам на складах» в ценах) и сравните себестоимость до и после распределения. Сумма доставки должна полностью «разойтись» по товарам — остатка на счёте затрат быть не должно, если вы выбрали включение в себестоимость.
В 1С:Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41: сумма по складу должна равняться стоимости товаров плюс распределённая доставка. Если используете счёт 44.01, сверьте остаток транспортных расходов с расчётом списания — часть расходов, приходящаяся на нереализованные товары, может оставаться на счёте на конец месяца, это нормально.
Как проверить результат
Вся сумма доставки распределена по товарам без остатка
Часть суммы зависла на счёте затрат или распределена не на те поступления
Стоимость товаров увеличилась на долю доставки пропорционально выбранной базе
Себестоимость не изменилась — распределение не выполнено или период не закрыт
Счёт-фактура зарегистрирован, НДС попал в книгу покупок
Документ есть, а вычета в декларации нет — не зарегистрирован счёт-фактура
Задолженность висит на перевозчике
Долг по доставке ошибочно отнесён на поставщика товара
Типичные ошибки при оприходовании доставки
Чаще всего проблемы возникают из-за невнимательности к реквизитам и последовательности документов. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
Отдельно отметим ситуацию с собственным транспортом: если вы доставляете товар своей машиной, документ поступления услуг не нужен — расходы (ГСМ, зарплата водителя) учитываются как обычные затраты периода и в себестоимость товаров через типовые механизмы распределения не попадают.
Что важно запомнить
Сначала определите, кто оказывает доставку и как она учитывается по учётной политике. Доставку от поставщика отражайте в документе поступления, от перевозчика — отдельным документом с распределением на товары. Базу распределения выбирайте осознанно и применяйте единообразно. После проведения сверьте себестоимость, НДС и взаиморасчёты.
Частые вопросы
Можно ли вообще не включать доставку в себестоимость товара?
Да, если учётной политикой предусмотрено списание транспортных расходов на расходы периода (счёт 44.01 в бухгалтерском учёте или статья расходов в УТ). Тогда доставка оформляется поступлением услуг без распределения на номенклатуру. Так проще, но себестоимость товара будет занижена, а маржинальность по конкретным позициям — искажена.
Доставка пришла позже товара — как быть?
Это стандартная ситуация. Оформите поступление услуг фактической датой и выполните распределение на документ поступления товаров — программа скорректирует себестоимость, даже если часть товара уже продана. Если период поступления закрыт, корректировку лучше отразить текущей датой, согласовав с бухгалтером.
Как распределить одну доставку на несколько накладных?
В документе распределения (или «Поступлении доп. расходов» в БП) на вкладке товаров подберите несколько документов поступления. Сумма доставки распределится на все позиции всех выбранных накладных пропорционально указанной базе.
Что делать, если перевозчик не выставил счёт-фактуру?
Услугу оприходуйте как обычно, но НДС к вычету без счёта-фактуры или УПД принять нельзя. Зарегистрируйте документ с пометкой ожидания счёта-фактуры, а вычет заявите в том периоде, когда документ будет получен, соблюдая установленные сроки.
Почему после распределения доставки себестоимость в отчёте не изменилась?
Чаще всего не выполнен расчёт себестоимости за месяц: в УТ 11 нужно запустить закрытие месяца (операция «Расчёт себестоимости»), а в БП — перепровести документы или выполнить регламентную операцию закрытия месяца. Также проверьте, что распределение проведено и относится к нужному периоду.
Нужно ли оприходовать доставку при дропшиппинге или прямой поставке покупателю?
Если товар физически не поступает на ваш склад, а доставку оплачиваете вы, затраты на перевозку относятся на расходы на продажу, а не на себестоимость складского товара. Оформите поступление услуг на счёт 44.01 или статью расходов без распределения на номенклатуру.