Учет и Финансы · 10 мин
Как оплатить поставщику наличными в 1С
Как оформить оплату поставщику наличными в 1С: расходный кассовый ордер, лимит расчётов наличными, проводки, проверка взаиморасчётов и типичные ошибки.
Оплата поставщику наличными — стандартная операция, которая в программах 1С оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (РКО). Однако у наличных расчётов есть жёсткие ограничения по законодательству, и программа не всегда подскажет, где вы рискуете нарушить лимит. Поэтому перед проведением документа важно проверить не только остаток в кассе, но и правомерность самой операции.
Инструкция ниже написана на примере 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) — самой распространённой конфигурации для учёта расчётов с контрагентами. В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация логика аналогична, отличаются только названия разделов меню. Общий принцип везде один: создаётся кассовый документ с видом операции «Оплата поставщику», указывается контрагент, договор и сумма, после проведения формируются проводки Дт 60 Кт 50.
Когда наличная оплата поставщику допустима
Прежде чем оформлять документ, убедитесь, что сама операция законна. Расчёты наличными между организациями и ИП ограничены: по одному договору сумма не должна превышать 100 000 рублей (либо эквивалент в валюте). Лимит действует на весь договор, а не на один платёж — разбить оплату на несколько РКО по 99 тысяч не получится, это будет нарушением.
Нарушение лимита грозит административным штрафом: для должностных лиц и организаций суммы различаются, но в любом случае это деньги и вопросы при проверке. Физическому лицу (не ИП) организация вправе платить наличными без ограничения по сумме, если это не связано с предпринимательской деятельностью контрагента.
Также проверьте назначение выдачи: наличные из кассы на оплату поставщику должны соответствовать целям, на которые разрешено расходовать наличную выручку. Оплата товаров, работ и услуг в перечень разрешённых целей входит, поэтому проблем обычно не возникает.
Что подготовить перед созданием документа
Чтобы РКО провёлся корректно и закрыл задолженность именно по нужной поставке, проверьте четыре вещи. Во-первых, карточку контрагента: поставщик должен быть заведён в справочнике с корректными ИНН и наименованием. Во-вторых, договор с видом «С поставщиком» — без него программа не сможет правильно разнести оплату по взаиморасчётам.
В-третьих, остаток денег в кассе: если остатка недостаточно, документ либо не проведётся (при включённом контроле), либо создаст отрицательный остаток, который вскроется при инвентаризации кассы. В-четвёртых, документ-основание — поступление товаров или услуг, по которому вы платите. Оплата «по документу расчётов» закрывает долг точечно, а не в порядке общей очереди.
Наличная оплата между юрлицами/ИП допустима
Только безналичный расчёт через банк
Сначала оформите приходный кассовый ордер или получение наличных с расчётного счёта
Оплата закроется как аванс или по ФИФО — проверьте, так ли это нужно
Создание расходного кассового ордера
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать». В поле «Вид операции» выберите «Оплата поставщику» — от этого выбора зависят проводки и набор полей документа. Укажите дату (она попадёт в кассовую книгу) и организацию, если их в базе несколько.
Заполните поле «Получатель» — выберите контрагента-поставщика из справочника. В табличной части укажите договор, счёт расчётов (обычно 60.01) и счёт авансов (60.02), сумму и документ расчётов, если оплачиваете конкретную поставку. Ставку НДС программа подтянет из документа поступления — проверьте, чтобы выделенный НДС соответствовал первичке.
Поле «Выдать» заполните данными человека, который физически получает деньги: ФИО, по какому документу действует (паспорт, доверенность). Эта информация попадёт в печатную форму РКО (КО-2) и обязательна для кассовой дисциплины. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать»
- 2Выберите вид операции «Оплата поставщику»
- 3Укажите контрагента, договор и документ расчётов
- 4Проверьте счета 60.01/60.02, сумму и выделенный НДС
- 5Заполните поле «Выдать» — ФИО и документ получателя денег
- 6Проведите документ и распечатайте форму КО-2
- 7Проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»: должно быть Дт 60 Кт 50.01
Особые сценарии оплаты
Оплата подотчётному лицу, которое рассчитается с поставщиком
Если деньги поставщику везёт сотрудник, корректная схема другая: сначала оформляется РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (Дт 71 Кт 50), затем сотрудник оплачивает поставщика и приносит авансовый отчёт с кассовым чеком или квитанцией поставщика. Прямая оплата поставщику из кассы с указанием сотрудника в поле «Выдать» искажает учёт взаиморасчётов.
Оплата через приходный ордер: пополнение кассы
Если в кассе не хватает денег, сначала создайте РКО с видом «Получение наличных в банке» (Дт 50.01 Кт 51) на основании чека банка, и только после этого оформляйте выплату поставщику. Не проводите оплату «в минус» с расчётом исправить позже — отрицательный кассовый остаток на дату отчётности является нарушением.
Частичная оплата и аванс
Если платите часть суммы по накладной, укажите документ расчётов и фактическую сумму — программа закроет часть долга, остаток останется на счёте 60.01. Если платите до поставки, документ расчётов не указывайте: сумма уйдёт на 60.02 как аванс выданный и зачтётся автоматически при проведении поступления.
Как выбрать сценарий
Проверка результата после проведения
Сразу после проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт». Корректная оплата поставщику даёт проводку Дт 60.01 Кт 50.01 (погашение долга) или Дт 60.02 Кт 50.01 (аванс). Если видите другие счета — вернитесь в документ и проверьте вид операции и счета расчётов.
Затем сформируйте отчёт «Анализ расчётов с поставщиками» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 с отбором по контрагенту. Задолженность по оплаченному документу должна уменьшиться на сумму платежа. Если долг «завис» — чаще всего в РКО указан не тот договор или не тот документ расчётов, и оплата ушла авансом вместо погашения.
Наконец, проверьте кассовую книгу за день операции: РКО должен отображаться с правильным номером в хронологическом порядке. Разрывы в нумерации и документы «задним числом» после закрытия кассового дня — типичный повод для вопросов при проверке кассовой дисциплины.
Как проверить результат
Дт 60.01 (или 60.02) Кт 50.01
Другие счета или отсутствие движений
Долг уменьшился на сумму оплаты
Долг не изменился, появился аванс на 60.02
РКО в хронологии, без разрывов нумерации
Документ вне очереди или после закрытия дня
Положительный после операции
Отрицательный остаток
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — неверный выбор договора, из-за чего оплата не закрывает реальную задолженность, а бухгалтер видит одновременно долг по одному договору и аванс по другому. Лечится ручной корректировкой документа расчётов в РКО или документом «Корректировка долга».
Вторая группа ошибок — кассовая дисциплина: незаполненное поле «Выдать», отсутствие подписи получателя на бумажном ордере, превышение лимита наличных расчётов. Программа не заблокирует такие нарушения — ответственность лежит на бухгалтере и руководителе.
Частые вопросы
Можно ли оплатить поставщику наличными более 100 000 рублей?
Между организациями и ИП — нет, лимит действует на всю сумму обязательств по одному договору. Сумму сверх лимита оплатите безналично. Физическому лицу без статуса ИП наличными платить можно без этого ограничения.
Чем оплата поставщику отличается от выдачи подотчётному лицу?
Оплата поставщику (Дт 60 Кт 50) сразу закрывает взаиморасчёты с контрагентом. Выдача под отчёт (Дт 71 Кт 50) перекладывает деньги на сотрудника, и расчёт с поставщиком отражается только после авансового отчёта. Если деньги поставщику передаёт сотрудник — используйте вторую схему.
Нужен ли кассовый чек при оплате поставщику наличными?
Если поставщик — организация или ИП, применяющие ККТ, чек пробивает принимающая сторона (поставщик) при получении денег. Со стороны покупателя оформляется РКО. При расчётах между юрлицами наличными ККТ применяется, поэтому запросите у поставщика чек или квитанцию.
Как исправить РКО, если выбран не тот договор?
Если период открыт, откройте документ, исправьте договор или документ расчётов и перепроведите. Если период закрыт, используйте документ «Корректировка долга» (списание задолженности с одного договора и отражение по другому), чтобы не трогать закрытый период.
Автоматически ли зачтётся аванс при поступлении товара?
Да, если в документе поступления указан тот же договор и счёт авансов 60.02, программа автоматически сформирует проводку зачёта Дт 60.01 Кт 60.02. Проверьте результат в движениях документа поступления.
Можно ли оформить оплату наличными в 1С:УНФ?
Да, в 1С:Управление нашей фирмой используется документ «Расход из кассы» (раздел «Деньги») с видом операции «Поставщику». Логика заполнения контрагента, договора и суммы та же, что и в Бухгалтерии.
Что важно запомнить
Оплата поставщику наличными оформляется РКО с видом операции «Оплата поставщику»: контрагент, договор, документ расчётов, сумма и поле «Выдать». Соблюдайте лимит 100 000 ₽ по договору, не допускайте отрицательного остатка кассы и после проведения проверяйте проводки Дт 60 Кт 50 и уменьшение долга в ОСВ по счёту 60.