Как оформлять кассу в 1С 8: полное руководство

Кассовые операции в 1С 8 отражаются через два основных документа: приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО). От корректности их оформления зависит правильность кассовой книги, взаиморасчётов с контрагентами и данных бухгалтерского учёта по счёту 50 «Касса». Ошибки в этих документах — одна из самых частых причин расхождений при инвентаризации кассы и претензий при проверках.

Материал ориентирован на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 (редакции 3.0), но общая логика работает и в «Управлении торговлей», и в «Комплексной автоматизации»: меняются названия пунктов меню, а не принципы. Перед началом работы убедитесь, что у вас заполнены организация, кассы предприятия и настроены права пользователя на создание кассовых документов.

Ниже разобран полный цикл: от настройки справочника касс до формирования кассовой книги и проверки остатка на конец дня, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Подготовка: настройка касс и проверка исходных данных

Прежде чем оформлять первый кассовый документ, проверьте справочник касс. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «Банк и касса» → «Кассы» (или через «Справочники»). Для каждой организации должна быть создана хотя бы одна касса; если ведётся обособленная касса подразделения или касса в валюте — заводятся отдельные элементы справочника.

Дополнительно проверьте: актуальность данных организации (ИНН, наименование — они попадут в печатные формы), наличие ответственного лица (главный бухгалтер, кассир) в регистре «Ответственные лица» — эти ФИО подставляются в подписи ПКО, РКО и кассовой книги. Если подписи в печатных формах пустые, проблема почти всегда именно в этом регистре.

Убедитесь, что у пользователя есть права на добавление и проведение кассовых документов. В типовых настройках кассовые операции доступны ролям «Бухгалтер» и «Кассир»; при ограниченных правах документ может сохраняться, но не проводиться — тогда он не формирует проводок и не попадает в кассовую книгу.

Оформление приходного кассового ордера (ПКО)

ПКО оформляет любое поступление наличных денег в кассу: оплату от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос в уставный капитал, поступление с расчётного счёта. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Поступление наличных».

Ключевое поле документа — «Вид операции». От него зависит, какие реквизиты станут обязательными и какая бухгалтерская проводка будет сформирована:

• Оплата от покупателя — требуется контрагент, договор и (при включённом учёте по документам расчётов) документ реализации; проводка Дт 50.01 — Кт 62.01;
• Возврат от подотчётного лица — указывается сотрудник; Дт 50.01 — Кт 71;
• Получение наличных в банке — снятие с расчётного счёта; Дт 50.01 — Кт 51, обычно создаётся на основании документа «Списание с расчётного счёта»;
• Розничная выручка — при торговле без контрагентов; Дт 50.01 — Кт 90.01.

Заполните сумму, основание (например, «Оплата по договору №…» или «Возврат неиспользованных подотчётных средств») и поле «Принято от» — оно попадает в печатную форму ПКО. После проверки нажмите «Провести», затем при необходимости распечатайте унифицированную форму КО-1 через кнопку «Печать».

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Поступление наличных»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий экономическому смыслу поступления
3. 3
   Заполните контрагента или сотрудника, сумму, основание и поле «Принято от»
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
5. 5
   Распечатайте форму КО-1, если требуется бумажный документ

Оформление расходного кассового ордера (РКО)

РКО фиксирует выдачу наличных из кассы: оплату поставщику, выдачу под отчёт, выплату зарплаты, возврат покупателю, сдачу денег в банк. Документ создаётся там же: «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Выдача наличных».

Как и в ПКО, главное — правильно выбрать вид операции. «Выдача денежных средств подотчётному лицу» формирует Дт 71 — Кт 50.01, «Оплата поставщику» — Дт 60.01 — Кт 50.01, «Взнос наличными в банк» — Дт 51 — Кт 50.01 (обычно оформляется парой с документом «Поступление на расчётный счёт» с видом «Взнос наличными»).

Особое внимание уделите выдаче под отчёт: в поле «Выдать» укажите ФИО сотрудника полностью, а в основании — цель выдачи (например, «на хозяйственные нужды»). При выплате зарплаты из кассы РКО создаётся на основании ведомости — не оформляйте такие выплаты отдельными «ручными» ордерами, иначе расчёты по счёту 70 не закроются корректно.

Печатная форма КО-2 заполняется автоматически. Проверьте, чтобы в ней были указаны реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя, — в типовой форме для этого есть соответствующие поля документа.

Кассовая книга: формирование и печать

Кассовая книга формируется автоматически на основании проведённых ПКО и РКО. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга», укажите организацию, кассу и период, затем нажмите «Сформировать».

Отчёт выводится по дням, в которых были кассовые операции: на каждый день формируется лист с входящим остатком, перечнем ордеров с номерами и корреспондирующими счетами, оборотами и исходящим остатком. Дни без движений в книгу не включаются — это нормально.

Перед печатью сверьте нумерацию: номера ПКО и РКО должны идти последовательно в течение календарного года без пропусков. Если нумерация сбилась (например, после удаления документа), воспользуйтесь механизмом перенумерации или вручную присвойте корректные номера, соблюдая хронологию.

Лимит остатка кассы и контроль

Организации обязаны соблюдать лимит остатка наличных в кассе на конец рабочего дня — он устанавливается приказом руководителя и рассчитывается по формулам из указания Центрального банка. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе не устанавливать лимит и хранить наличные без ограничений.

В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического контроля лимита нет — программа не заблокирует проведение РКО и не предупредит о превышении. Контроль выполняется вручную: сравните остаток по кассовой книге на конец дня с утверждённым лимитом. Превышение допустимо только в дни выплаты зарплаты и в выходные, если касса работала.

Если остаток превышает лимит, излишек нужно сдать в банк — оформите РКО с видом операции «Взнос наличными в банк» и связанный документ поступления на расчётный счёт. Систематическое превышение лимита при проверке может повлечь административную ответственность.

Удобно завести привычку в конце дня формировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50: отрицательный остаток по кассе сразу покажет, что РКО проведён раньше ПКО по времени или приходный документ вообще не введён. Отрицательного кассового остатка в учёте быть не должно.

Типичные ошибки и способы их исправления

Чаще всего проблемы в кассовом учёте возникают не из-за программы, а из-за нарушения последовательности действий. Разберём основные сценарии.

Неверный вид операции. Например, возврат от покупателя оформлен как «Оплата от покупателя» с минусом. Это искажает обороты по счёту 62. Исправление: отмените проведение, измените вид операции, проведите заново и пересформируйте кассовую книгу.

Документ создан «задним числом» после закрытия дня. Если ордер внесён датой, по которой уже распечатан лист кассовой книги, книгу за этот день нужно пересформировать и перепечатать, а старый лист заменить. Поэтому рекомендуется вводить кассовые документы в день операции.

Расхождение суммы РКО и ведомости при выплате зарплаты. Всегда создавайте РКО на зарплату на основании ведомости, а не вручную — тогда программа сама проконтролирует соответствие сумм.

Проверка результата и закрытие дня

Завершайте рабочий день контрольными действиями. Сформируйте кассовую книгу за день и сверьте исходящий остаток с фактическим количеством наличных. Затем постройте ОСВ по счёту 50 и убедитесь, что остаток положительный и совпадает с книгой.

Если ведётся учёт по нескольким кассам (основная, операционная, валютная), проверяйте каждую отдельно — сводный остаток может скрывать отрицательное значение по одной из касс. Для этого в ОСВ включите группировку по субконто «Кассы».

При обнаружении расхождения не «подгоняйте» документы под факт: сначала найдите причину (непроведённый ордер, дубль, ошибка в сумме), исправьте первичный документ и только потом пересчитывайте итоги.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в кассовой книге

Норма

Положительный, совпадает с фактическим пересчётом наличных

Тревожный признак

Отрицательный остаток или расхождение с фактом

ОСВ по счёту 50

Норма

Сальдо на конец дня равно итогу кассовой книги

Тревожный признак

Суммы различаются — есть непроведённые или дублирующие документы

Проводки документа

Норма

Корреспонденция соответствует виду операции

Тревожный признак

Счета не заполнены или выбраны вручную без основания

Печатные формы

Норма

Номер, дата, суммы и подписи заполнены

Тревожный признак

Пустые поля подписантов или неверный номер ордера

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в 1С 8 оформить ПКО и РКО одним числом, если день уже закрыт?

Технически можно, но если по этому дню уже сформирована и распечатана кассовая книга, её лист придётся пересформировать и заменить. Вводите документы в день совершения операции, чтобы избежать переделывания отчётных форм.

Почему кассовая книга формируется пустой, хотя документы есть?

Наиболее частые причины: документы не проведены, выбрана другая организация или касса в настройках отчёта, либо задан неверный период. Проверьте также, что документы не помечены на удаление.

Как оформить сдачу наличной выручки в банк?

Создайте РКО с видом операции «Взнос наличными в банк», а поступление на счёт отразите документом «Поступление на расчётный счёт» с соответствующим видом операции. В некоторых конфигурациях для транзита используется счёт 57 «Переводы в пути».

Что делать, если обнаружился отрицательный остаток по кассе?

Найдите день возникновения через ОСВ по счёту 50 с детализацией по дням. Обычно причина — РКО, проведённый раньше ПКО, или отсутствующий приходный документ. Введите недостающее поступление или скорректируйте время документов внутри дня.

Обязательно ли распечатывать кассовую книгу каждый день?

Лист кассовой книги формируется за каждый день, в котором были кассовые операции. Форма хранения — бумажная или электронная — определяется учётной политикой организации; программа позволяет выгрузить книгу в электронном виде.

Как исправить ошибку в сумме уже проведённого ордера?

Если период открыт и книга не распечатана — отмените проведение, исправьте сумму и проведите заново. Если период закрыт, оформите корректировку текущей датой (дополнительный ПКО или РКО на разницу) с пояснением в основании.