Как оформить выдачу займа в 1С

Выдача займа — частая операция: организация кредитует сотрудника, учредителя или контрагента, и бухгалтеру нужно корректно отразить это в учёте. В разных конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, ЗУП, Управление нашей фирмой) механика отличается: где-то есть специальные документы «Договор займа» и «Выдача займа», где-то операцию приходится вводить вручную через операции и банковские документы.

Ключевая сложность не в самой выдаче, а в последующем учёте: начисление процентов, расчёт материальной выгоды по беспроцентным и льготным займам, удержание НДФЛ и погашение долга. Ошибка на любом из этих этапов приводит к неверным проводкам, искажению декларации по НДФЛ и претензиям при проверке.

Ниже разобран полный цикл оформления займа в 1С: от настройки до контроля результата. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 и 1С:ЗУП 3.1 — самые распространённые конфигурации для этой задачи.

Какой вид займа оформляете и как это влияет на учёт

Перед настройкой определите три параметра: кто заёмщик (сотрудник, учредитель, сторонняя организация), есть ли проценты, и как будет погашаться долг — деньгами или удержанием из зарплаты. От этого зависят счета учёта, необходимость расчёта материальной выгоды и состав документов.

Для займов сотрудникам используется счёт 73.01 «Расчёты по предоставленным займам», для займов юридическим лицам и учредителям-нерезидентам компании — счёт 58.03 «Предоставленные займы». Если учредитель одновременно является сотрудником, методологически корректнее 58.03, но на практике часто применяют 73.01 — закрепите выбранный подход в учётной политике.

Сравнение вариантов займов

Процентный заём сотруднику

Проценты начисляются ежемесячно в доходы (91.01). Если ставка ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ — возникает материальная выгода с НДФЛ 35%.

Беспроцентный заём сотруднику

Проценты не начисляются, но ежемесячно рассчитывается материальная выгода от экономии на процентах и удерживается НДФЛ 35%.

Заём контрагенту или учредителю

Учёт на 58.03, проценты — в прочие доходы. Материальная выгода не рассчитывается, но есть риски переквалификации в дивиденды при невозврате.

Подготовка: настройки и договор займа

Проверьте, что в учётной политике и настройках программы включён нужный функционал. В 1С:ЗУП перейдите в «Настройка → Расчёт зарплаты» и включите флажок «Выдаются займы сотрудникам» — без этого документы займов не появятся в интерфейсе. В 1С:Бухгалтерии специального переключателя нет, операции вводятся банковскими документами и операциями вручную.

Заведите договор займа как основание. В ЗУП это документ «Договор займа сотруднику» (раздел «Зарплата → Займы сотрудникам»): укажите сотрудника, сумму, срок, процентную ставку, порядок выдачи (единовременно или траншами) и порядок погашения — ежемесячными платежами, в конце срока или дифференцированно. Программа сама построит график платежей.

Проверьте, что у заёмщика корректно заполнены данные: для сотрудника — СНИЛС и ИНН (нужны для отчётности по НДФЛ с материальной выгоды), для контрагента — договор с видом «Прочее» в карточке контрагента.

Как оформить саму выдачу займа

Порядок действий зависит от конфигурации. В ЗУП после договора создайте документ «Выдача займа сотруднику» — он зарегистрирует факт передачи денег. В Бухгалтерии выдача отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача займа контрагенту» или «Выдача займа сотруднику» (в зависимости от релиза формулировки могут отличаться), либо «Расходный кассовый ордер» при выдаче наличными.

1. 1
   Создайте документ «Списание с расчётного счёта» в разделе «Банк и касса → Банковские выписки».
2. 2
   Выберите вид операции «Выдача займа контрагенту» или «Выдача займа сотруднику».
3. 3
   Укажите получателя, договор, сумму. Проверьте счёт расчётов: 58.03 для юрлиц, 73.01 для сотрудников.
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку: Дт 58.03 (73.01) — Кт 51.
5. 5
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту и убедитесь, что долг отражён по дебету.

При выдаче наличными из кассы используйте «Расходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции. Помните об ограничении: расчёты наличными между юридическими лицами по одному договору ограничены 100 000 рублей — займ контрагенту на большую сумму выдавайте только безналично.

Если заём выдаётся траншами по графику, каждую выдачу оформляйте отдельным документом со ссылкой на один договор. В ЗУП график траншей задаётся прямо в договоре займа, и программа контролирует общую сумму.

Начисление процентов и отражение дохода

Проценты по выданным займам — это прочий доход организации. В учёте начисление отражается проводкой Дт 73.01 (58.03) — Кт 91.01 ежемесячно, независимо от того, когда заёмщик фактически платит. В 1С:Бухгалтерии для этого используйте документ «Операция, введённая вручную» или обработку начисления процентов, если она есть в вашей версии.

Рассчитайте сумму по формуле: сумма долга × ставка / 365 (366) × количество дней пользования займом в месяце. День выдачи в расчёт не включается, день возврата включается. Сохраняйте расчёт — он понадобится при проверке и для первичных документов.

В ЗУП при включённом учёте займов проценты начисляются автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов»: программа рассчитывает сумму по условиям договора и формирует движения. Проверьте результат на вкладке «Займы» документа начисления.

Материальная выгода и НДФЛ по льготным займам

Если сотрудник получил беспроцентный заём или заём со ставкой ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ, у него возникает материальная выгода — экономия на процентах. Она облагается НДФЛ по ставке 35% и рассчитывается на последнее число каждого месяца пользования займом.

В 1С:ЗУП материальная выгода рассчитывается автоматически при начислении зарплаты, если включён учёт займов и в договоре указана ставка. Программа сравнивает её с 2/3 ключевой ставки (её нужно поддерживать актуальной в настройках) и формирует доход сотрудника с кодом 2610. НДФЛ удерживается при ближайшей выплате денег сотруднику.

В 1С:Бухгалтерии автоматического расчёта нет — материальную выгоду считают вручную и отражают операцией: доход физлица регистрируется через документ «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры → Все документы по НДФЛ»). Если бухгалтерия ведётся в Бухгалтерии, а зарплата — в ЗУП, расчёт и удержание корректнее вести в ЗУП.

Исключение: материальная выгода не облагается НДФЛ, если заём выдан на покупку или строительство жилья и сотрудник подтвердил право на имущественный вычет уведомлением из налоговой. Проверьте наличие документа до прекращения начисления НДФЛ.

Погашение займа и удержания из зарплаты

Погашение оформляется зеркально выдаче: поступлением на расчётный счёт (вид операции «Возврат займа»), приходным кассовым ордером или удержанием из зарплаты. В ЗУП удержание по графику происходит автоматически при начислении зарплаты — на вкладке «Займы» видно удержанную сумму основного долга и процентов.

При удержании из зарплаты действует ограничение: общий размер удержаний, как правило, не может превышать 20% суммы выплаты (в отдельных случаях — 50%). Удержание займа — не обязанность, а договорённость: оформите заявление сотрудника с указанием суммы или процента удержания. Без заявления удерживать нельзя.

Если сотрудник увольняется, не выплатив заём, удержать остаток из расчёта при увольнении можно только в пределах лимитов. Остаток долга переводится на обычное взыскание — по соглашению с бывшим сотрудником или через суд. В учёте долг остаётся на 73.01 до фактического возврата или списания.

Проверка результата и закрытие месяца

После всех операций сверьте учёт контрольными точками. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 58.03 и 73.01: дебетовое сальдо должно совпадать с суммой невозвращённых займов по договорам. В ЗУП дополнительно используйте отчёт «Отчёт по займам сотрудникам» — он показывает остаток долга и график по каждому договору.

Проверьте регистр НДФЛ: доходы с кодом 2610 должны попадать в раздел 2 расчёта 6-НДФЛ со ставкой 35%. Сформируйте справку о доходах сотрудника и убедитесь, что материальная выгода отражена помесячно.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счетам 58.03 и 73.01

Норма

Дебетовое сальдо равно сумме невозвращённых займов по договорам

Тревожный признак

Сальдо не сходится с первичкой или висит кредитовое сальдо

Начисление процентов

Норма

Ежемесячные проводки Дт 73.01/58.03 — Кт 91.01 за каждый месяц пользования

Тревожный признак

Пропуски месяцев или начисление только при оплате

Материальная выгода в НДФЛ

Норма

Доход с кодом 2610 на последнее число каждого месяца, ставка 35%

Тревожный признак

Код отсутствует при беспроцентном займе или применена ставка 13%

График погашения в ЗУП

Норма

Остаток долга в отчёте по займам уменьшается по графику

Тревожный признак

Удержания проходят, но остаток не меняется — сломана связь с договором

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить заём сотруднику только в 1С:Бухгалтерии, без ЗУП?

Да, но часть операций придётся делать вручную: выдача — банковским или кассовым документом, проценты — операцией вручную, материальная выгода — документом «Операция учёта НДФЛ». Автоматического графика погашения и расчёта матвыгоды в Бухгалтерии нет, поэтому при регулярной выдаче займов удобнее вести этот участок в ЗУП.

Какой счёт использовать для займа учредителю?

Методологически корректен счёт 58.03 «Предоставленные займы», так как заём учредителю — это финансовое вложение, а не расчёт с персоналом. Если учредитель одновременно работает в компании, некоторые организации используют 73.01; выбранный вариант закрепите в учётной политике и применяйте последовательно.

Нужно ли платить НДС с процентов по выданному займу?

Нет. Предоставление займа и проценты по нему освобождены от НДС — это прямо предусмотрено налоговым кодексом. Проценты отражаются только в налоге на прибыль (или в составе доходов УСН) как внереализационный доход.

Что делать, если сотрудник гасит заём не по графику?

В ЗУП скорректируйте график в договоре займа или введите документ изменения условий. Фактические платежи вне графика отражайте документами погашения — программа пересчитает остаток долга и последующие начисления процентов. Устные договорённости без изменения документов приведут к расхождению учёта с реальной задолженностью.

Как отразить прощение долга по займу?

Прощённый долг сотруднику становится его доходом, облагаемым НДФЛ по ставке 13% (или по прогрессивной шкале), и страховыми взносами, если инспекция свяжет его с трудовыми отношениями. В учёте оформляется списание с 73.01 в расходы (91.02) с одновременной регистрацией дохода физлица. Для учредителя прощённый заём — доход в виде безвозмездно полученного имущества у него и риск доначислений у организации.

Почему в ЗУП не виден раздел с займами?

Функционал отключён. Зайдите в «Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний» и включите флажок «Выдаются займы сотрудникам». После этого в разделе «Зарплата» появятся документы договоров, выдачи и изменений условий займов.