Как оформить в 1С займ от физического лица

Заем от физического лица — частый способ пополнить оборотные средства организации без банка: деньги дает учредитель, сотрудник или стороннее лицо. В учете такая операция оформляется через счет 66 (краткосрочный заем) или 67 (долгосрочный), а в типовых конфигурациях 1С — документами поступления денег и операциями, введенными вручную. Ошибки здесь опасны вдвойне: неверно отраженный заем искажает отчетность, а неудержанный с процентов НДФЛ приводит к штрафам налогового агента.

Порядок действий зависит от того, процентный заем или беспроцентный, кто заимодавец — сотрудник организации или внешнее физлицо, и какая конфигурация используется: 1С:Бухгалтерия 8, ЗУП или комплексное решение. Ниже разобран универсальный алгоритм для 1С:Бухгалтерии 8.3 с вариантами для других ситуаций.

Подготовка: что проверить до ввода документов

До отражения займа в программе убедитесь, что заключен письменный договор займа. Для организации-заемщика письменная форма обязательна независимо от суммы. В договоре должны быть сумма, срок возврата, порядок передачи денег, а для процентного займа — ставка и график платежей. Если ставка не указана, проценты считаются по ключевой ставке ЦБ, действующей в периоды пользования займом.

Проверьте наличие физического лица в справочнике контрагентов. Если заимодавец — сотрудник, его все равно нужно завести как контрагента с типом «Физическое лицо», потому что расчеты по займам ведутся по контрагентам, а не по справочнику сотрудников. Укажите полное ФИО, ИНН и реквизиты для перечисления процентов.

Определите счет учета. Краткосрочные займы (до 12 месяцев включительно) отражаются на счете 66.03 «Краткосрочные займы», долгосрочные — на 67.03 «Долгосрочные займы». Проценты по краткосрочным займам обычно учитывают на 66.04 «Проценты по краткосрочным займам», по долгосрочным — на 67.04. Срок берите из договора, а не из предположений о фактическом возврате.

Поступление денег: как провести получение займа

Если деньги пришли на расчетный счет, создайте документ «Поступление на расчетный счет» (раздел «Банк и касса» — «Банковские выписки»). Выберите вид операции «Получение займа от контрагента» — в этом случае программа сама подставит счет расчетов 66.03 или 67.03 в зависимости от выбранного счета в документе. Укажите контрагента-физлицо, сумму и договор займа.

Если заем внесен наличными в кассу, используйте «Приходный кассовый ордер» с тем же видом операции. Помните про ограничения наличных расчетов: расчеты наличными по одному договору между организацией и физлицом-непредпринимателем лимитом не ограничены, но выдача наличных из кассы на возврат займа возможна только из наличной выручки при соблюдении правил о расходовании наличных.

После проведения сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 66.03 (или 67.03) и убедитесь, что кредитовое сальдо по контрагенту равно сумме займа. Это базовая контрольная точка: если заем попал на 60 или 76 счет, в отчетности он будет показан неверно.

1. 1
   Проверьте подписанный договор займа: сумма, срок, ставка
2. 2
   Заведите физлицо в справочник «Контрагенты» и создайте договор займа
3. 3
   Введите «Поступление на расчетный счет» или ПКО с видом операции «Получение займа от контрагента»
4. 4
   Выберите счет 66.03 (до 12 месяцев) или 67.03 (свыше 12 месяцев)
5. 5
   Сформируйте ОСВ по счету и сверьте кредитовое сальдо с суммой договора

Начисление процентов по займу

Проценты начисляются ежемесячно, независимо от даты фактической выплаты, — это требование бухгалтерского учета. В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического документа начисления процентов по займам от контрагентов нет, поэтому используйте документ «Операция» (раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную»).

Проводка по начислению: Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 66.04 (или 67.04) на сумму процентов за месяц. Сумму рассчитайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (или 366) × количество дней пользования в месяце. Если договором предусмотрен иной порядок расчета — применяйте его.

Для организаций на ОСНО в налоговом учете проценты по займам в общем случае признаются в расходах в полной сумме (нормирование по контролируемым сделкам — отдельная тема). Разниц между бухгалтерским и налоговым учетом обычно не возникает, но проверьте настройку статьи прочих расходов: в поле «Вид расхода» должно быть указано «Проценты по займам».

НДФЛ с процентов физическому лицу

Организация, выплачивающая проценты физлицу, признается налоговым агентом по НДФЛ. С каждой выплаты процентов нужно удержать налог по ставке 13% (для нерезидентов — 30%) и перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты. Физлицу на руки перечисляется сумма процентов за минусом НДФЛ.

В 1С:Бухгалтерии начисление НДФЛ с процентов отражают вручную. Типовая схема: в документе «Операция» добавьте проводку Дт 66.04 (67.04) — Кт 68.01 на сумму удержанного налога, а выплату процентов проведите списанием с расчетного счета на сумму «на руки». Чтобы НДФЛ корректно попал в регистры и отчетность 6-НДФЛ, в 1С:Бухгалтерии используют документ «Операция учета НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» — «Все документы по НДФЛ»): укажите сотрудника или физлицо, код дохода и сумму налога.

Если заимодавец — не сотрудник, в базе ЗУП или при объединенном учете его нужно завести как физическое лицо без оформления трудового договора. В отчетности 6-НДФЛ проценты отражаются по коду дохода, установленному для процентов по займам; проверьте актуальный код в справочнике видов доходов программы.

Возврат займа и выплата процентов

Возврат основной суммы оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат займа контрагенту». Укажите того же контрагента, тот же договор и тот же счет займа, что при поступлении — иначе в ОСВ по контрагенту останутся «висящие» сальдо по разным счетам. При частичном возврате проводите каждую сумму отдельным платежом.

Выплата процентов — тоже «Списание с расчетного счета», но счет списания задолженности — 66.04 (67.04), а сумма платежа равна начисленным процентам минус удержанный НДФЛ. Перечисление НДФЛ в бюджет оформите отдельным платежом на счет 68.01.

После полного расчета сформируйте акт сверки с контрагентом (раздел «Покупки» или «Продажи» — «Акты сверки расчетов») по договору займа. Сальдо по счетам 66.03, 66.04 (или 67.03, 67.04) по этому физлицу должно быть нулевым — это признак корректно закрытого займа.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счетам 66.03/67.03 после возврата

Норма

Сальдо по контрагенту равно нулю

Тревожный признак

Остаток по дебету или кредиту — не все суммы проведены или выбран другой счет

Карточка счета 66.04/67.04

Норма

Начисленные проценты равны выплаченным плюс удержанный НДФЛ

Тревожный признак

Разница без объяснения — НДФЛ проведен мимо регистра или проценты выплачены без начисления

Отчет 6-НДФЛ

Норма

Проценты и удержанный налог попали в расчет за период выплаты

Тревожный признак

Выплата есть, а в 6-НДФЛ суммы нет — не введен документ учета НДФЛ

Особые сценарии и различия конфигураций

Беспроцентный заем от учредителя

Проводки ограничиваются поступлением (Дт 51 — Кт 66.03) и возвратом (Дт 66.03 — Кт 51). Проценты и НДФЛ не начисляются. Полученный заем не является доходом ни на ОСНО, ни на УСН: в книге учета доходов и расходов при УСН сумма займа не отражается в доходах — проверьте, что в банковском документе верно выбран вид операции, иначе программа может включить поступление в налогооблагаемую базу.

Заем от сотрудника через ЗУП

В 1С:ЗУП есть документы учета займов сотрудникам (выданных организацией), а вот займы, полученные от сотрудников, ведутся в бухгалтерской программе по общей схеме через контрагента. Не путайте направление займа: заем сотруднику и заем от сотрудника — зеркальные операции с разными счетами и разными налоговыми последствиями.

Заем в иностранной валюте

Валютный заем переоценивается на каждую отчетную дату и на дату возврата, курсовые разницы относятся на прочие доходы и расходы. В документе поступления укажите валюту договора; программа выполнит переоценку при закрытии месяца, если договор настроен как валютный.

Контроль и отчетность

В бухгалтерском балансе остатки по займам отражаются в составе заемных средств: краткосрочные — в разделе оборотных обязательств, долгосрочные — в долгосрочных. Проверьте, что сальдо счетов 66 и 67 корректно распределяется по строкам отчетности при заполнении баланса в 1С.

Храните договор займа, платежные поручения и расчеты процентов вместе — налоговая при проверке взаимозависимых лиц почти всегда запрашивает экономическое обоснование ставки. Для крупных займов от учредителей полезно приложить решение общего собрания или протокол, хотя формально это требуется не во всех случаях.

Частые вопросы

Нужен ли кассовый чек при получении займа наличными от физлица?

Получение и возврат займа не являются расчетами за товары, работы или услуги, поэтому применение ККТ и пробитие чека в общем случае не требуются. Достаточно приходного кассового ордера и договора займа.

Облагается ли налогом полученный заем при УСН?

Нет. Заемные средства не признаются доходом ни при ОСНО, ни при УСН. Главное — выбрать в банковском документе вид операции «Получение займа от контрагента», чтобы программа не включила сумму в доходы книги учета.

Как быть, если заем выдан на срок ровно 12 месяцев?

Займы со сроком до 12 месяцев включительно считаются краткосрочными и отражаются на счете 66.03. Срок свыше 12 месяцев — долгосрочный заем на счете 67.03.

Можно ли вернуть заем раньше срока, указанного в договоре?

Для процентного займа досрочный возврат возможен только с согласия заимодавца, если договором не предусмотрено иное. Беспроцентный заем организация вправе вернуть досрочно, если договор прямо это не запрещает. В 1С возврат оформляется обычным списанием с расчетного счета на дату фактического платежа.

Что делать, если проценты по договору выплачиваются одной суммой в конце срока?

Начислять проценты в бухгалтерском учете все равно нужно ежемесячно проводкой Дт 91.02 — Кт 66.04, а фактическая выплата в конце срока закроет накопленную задолженность. НДФЛ удерживается только в момент реальной выплаты дохода физлицу.

Нужно ли отражать заем от физлица в декларации по налогу на прибыль?

Сама сумма займа в декларации не отражается, так как не является ни доходом, ни расходом. В декларацию попадают только начисленные проценты — они включаются во внереализационные расходы по мере начисления.