Учет и Финансы · 9 мин
Как оформить самозанятого в 1С Бухгалтерия
Как оформить договор с самозанятым в 1С Бухгалтерия: создание контрагента, отражение выплат по ГПХ, чеки из «Мой налог», ошибки и проверка проводок.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) — частая задача бухгалтера. В 1С:Бухгалтерии такой исполнитель оформляется не как сотрудник, а как контрагент по договору гражданско-правового характера, а подтверждающим документом вместо акта служит чек из приложения «Мой налог». Ошибки в оформлении приводят к риску переквалификации отношений в трудовые и доначислению взносов.
Ниже разобран полный цикл: как проверить статус исполнителя, создать контрагента и договор, отразить выплату, какие проводки должны получиться и как закрыть период без претензий со стороны налоговой.
Проверка статуса самозанятого перед заключением договора
До начала работы в программе убедитесь, что исполнитель действительно применяет режим НПД. Запросите у него справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД — она формируется в приложении «Мой налог» за несколько секунд. Дополнительно статус можно проверить на сайте ФНС по ИНН исполнителя.
Обратите внимание на ограничения режима. Самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения. Если это ваш случай, выплаты будут облагаться НДФЛ и взносами как по обычному договору ГПХ, а отношения рискуют быть признаны трудовыми.
Еще одно ограничение — годовой лимит дохода самозанятого. Если исполнитель близок к его превышению, уточните, сохраняет ли он право на режим НПД: при утрате статуса обязанность налогового агента по НДФЛ может перейти к заказчику.
Создание контрагента и договора в 1С
В разделе «Справочники» → «Контрагенты» создайте нового контрагента с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН — он обязателен, так как по нему вы будете сверять чеки и при необходимости отчитываться. Поля КПП у физического лица нет, это нормально.
Затем в карточке контрагента создайте договор. Вид договора выберите «С поставщиком» — в типовой конфигурации отдельного вида «с самозанятым» нет, условия ГПХ фиксируются в самом тексте договора и в наименовании, например «Договор оказания услуг № 1 (НПД)». Укажите номер, дату и срок действия.
В тексте бумажного договора обязательно зафиксируйте, что исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» и обязуется предоставлять чек из приложения «Мой налог» на каждую выплату. Это защитит вас, если исполнитель утратит статус и не сообщит об этом.
- 1Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН
- 3В карточке контрагента создайте договор с видом «С поставщиком»
- 4В наименовании договора укажите, что это договор ГПХ с плательщиком НПД
- 5Сохраните карточку и приложите скан договора и справки о статусе НПД
Отражение начисления за услуги самозанятого
Начисление вознаграждения оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» из раздела «Покупки». Укажите контрагента, договор, сумму и счет учета затрат — например, 26, 44 или 20 в зависимости от характера услуг. Корреспондирующим счетом обычно выступает 76.05 или 60.01.
НДС в документе не выделяется: самозанятые не являются плательщиками НДС. Если программа по умолчанию подставляет ставку, установите «Без НДС».
Если услуга разовая и вы не хотите заводить полноценный документ поступления, допустимо отразить начисление операцией, введенной вручную: Дт счета затрат — Кт 76.05. Однако документ «Поступление услуг» предпочтительнее: он корректно попадает в регистры налогового учета и в отчетность.
В налоговом учете расход принимается при наличии чека из «Мой налог». Реквизиты чека (номер, дату) удобно фиксировать в комментарии к документу или в поле «Входящий номер и дата» — это упрощает сверку при проверке.
Выплата вознаграждения и проводки
Оплата отражается стандартным документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику» из раздела «Банк и касса». Выберите контрагента и договор — программа автоматически закроет задолженность по счету 60 или 76.
НДФЛ с такой выплаты не удерживается, страховые взносы не начисляются — налог на свой доход самозанятый платит самостоятельно. Поэтому сумма начисления равна сумме выплаты, и никаких записей на счетах 68.01 и 69 быть не должно. Если программа пытается удержать НДФЛ — проверьте, не заведен ли исполнитель ошибочно как сотрудник.
При выплате на карту физлица некоторые банки запрашивают назначение платежа и подтверждающие документы в рамках 115-ФЗ. Указывайте в назначении платежа реквизиты договора и пометку «НДФЛ не удерживается, исполнитель — плательщик НПД».
Как проверить результат
Дт затратного счета — Кт 60.01 или 76.05, без НДС
Появился НДФЛ (68.01) или взносы (69) — исполнитель заведен как сотрудник
После оплаты сальдо по договору равно нулю
Висит дебетовое или кредитовое сальдо — не проведена оплата или начисление
На каждую выплату есть чек с корректным наименованием заказчика
Чек отсутствует или выписан на другое лицо — расход под риском снятия
Особые сценарии и ограничения
Услуги от самозанятого — ИП
Если исполнитель одновременно является ИП на НПД, порядок оформления тот же: взносы и НДФЛ не начисляются, основанием для расхода служит чек. Разница лишь в том, что в карточке контрагента выбирается вид «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» с заполнением ОГРНИП.
Компенсация расходов самозанятому
Если по договору вы компенсируете исполнителю проезд или материалы, такие суммы тоже должны попасть в чек «Мой налог» — иначе у налоговой возникнет вопрос о скрытой оплате труда. Прописывайте компенсацию отдельной строкой в договоре.
Регулярные выплаты одному исполнителю
Постоянные ежемесячные выплаты одному самозанятому за схожие услуги — фактор риска переквалификации в трудовой договор, особенно если исполнитель включен в структуру компании, подчиняется внутреннему распорядку и не работает с другими заказчиками. В такой ситуации безопаснее рассмотреть трудовое оформление.
Отчетность и хранение документов
Выплаты самозанятым не попадают в расчет по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированную отчетность — при условии, что исполнитель не заведен в базе как сотрудник. Проверьте это перед сдачей отчетности за квартал: лишнее физлицо в отчетах — типичный след неправильного заведения карточки.
Храните по каждому самозанятому комплект: договор, справку о постановке на учет как плательщика НПД (актуальную на дату выплат), чеки «Мой налог» и платежные документы. Чеки удобно сохранять в PDF и прикреплять к документам в 1С через механизм присоединенных файлов — тогда при выгрузке по требованию ФНС весь пакет собирается быстро.
Периодически повторно проверяйте статус исполнителя, если сотрудничество длительное: самозанятый может сняться с учета или превысить лимит дохода. Рекомендуется запрашивать актуальную справку хотя бы раз в квартал либо фиксировать в договоре обязанность исполнителя уведомлять вас об утрате статуса.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С:Бухгалтерии — это контрагент-физлицо с договором ГПХ, а не сотрудник. Начисление отражается поступлением услуг без НДС, НДФЛ и взносов, оплата — стандартным списанием со счета. Обязательный документ на каждую выплату — чек из «Мой налог», а перед началом работы нужно проверить статус исполнителя и исключить запрещенные ситуации с бывшими сотрудниками.
Частые вопросы
Нужно ли начислять страховые взносы на выплаты самозанятому?
Нет. Плательщики НПД освобождены от страховых взносов, а заказчик не признается страхователем по таким выплатам. Если в проводках появились счета 69, значит исполнитель ошибочно заведен как сотрудник — исправьте способ учета.
Что делать, если самозанятый не прислал чек «Мой налог»?
Запросите чек повторно — исполнитель может сформировать его в приложении и после оплаты. До получения чека расход в налоговом учете лучше не признавать или отразить его как не принимаемый, чтобы избежать споров при проверке.
Можно ли оформить самозанятого через документ «Начисление зарплаты»?
Нет. Документы зарплатного блока предназначены для сотрудников и автоматически тянут за собой НДФЛ и взносы. Выплаты самозанятым отражаются только через покупку услуг или ручную операцию по счетам 60/76.
Попадают ли выплаты самозанятому в 6-НДФЛ?
Нет, если исполнитель корректно оформлен как контрагент и применяет НПД: налог он платит сам, заказчик налоговым агентом не является. Исключение — утрата исполнителем статуса НПД, о которой он не сообщил: тогда обязанность по НДФЛ может перейти к заказчику.
Как оформить аванс самозанятому?
Аванс отражается обычным списанием с расчетного счета как оплата поставщику. Чек «Мой налог» исполнитель должен выдать и на аванс — режим НПД предполагает формирование чека на каждое поступление денег, а не только после оказания услуги.
Что будет, если самозанятый оказался бывшим сотрудником компании?
Если с момента увольнения прошло менее двух лет, выплаты не считаются облагаемыми НПД в части отношений с бывшим работодателем: заказчик обязан удержать НДФЛ и начислить взносы как по обычному договору ГПХ. Проверяйте трудовую историю исполнителя до заключения договора.