Как оформить приход в кассу в 1С: инструкция по приходному кассовому ордеру

Приход денежных средств в кассу организации в программах 1С оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО). Этот документ отражает поступление наличных: выручку от покупателей, возврат подотчетных сумм, оплату от контрагентов, взнос учредителя и другие операции. От корректности заполнения ПКО зависят кассовая дисциплина, правильность кассовой книги и бухгалтерских проводок по счету 50.

Порядок действий схож в большинстве конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP. Отличаются в основном расположение разделов меню и набор видов операций. Ниже описан универсальный алгоритм с акцентом на 1С:Бухгалтерию 8.3 как наиболее распространенную конфигурацию.

Перед вводом документа убедитесь, что в справочниках заполнены необходимые данные: создана организация, заведены кассы (если их несколько), присутствуют контрагенты и сотрудники, от которых поступают деньги. Это избавит от остановок в середине оформления.

Где находится документ «Приходный кассовый ордер»

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Приходный кассовый ордер» либо сразу воспользуйтесь кнопкой «Поступление наличных», если она доступна в вашей версии.

В 1С:Управление торговлей 11 путь выглядит иначе: «Казначейство» → «Кассовые ордера» или «Финансы» → «Приходные кассовые ордера» в зависимости от релиза. В 1С:ERP документ находится в разделе «Казначейство». Если раздел не виден, проверьте права пользователя — доступ к кассовым документам может быть ограничен ролью.

Быстрый способ найти документ в любой конфигурации — ввести «приходный кассовый ордер» в строке поиска в главном меню (функция «Все функции» или глобальный поиск). Это особенно удобно, если интерфейс настроен индивидуально и стандартные разделы переименованы.

Выбор вида операции: от чего зависят проводки

Ключевое поле документа — «Вид операции». Именно оно определяет, какие счета корреспондируют с дебетом счета 50 «Касса» и какие аналитические разрезы потребуются. Неверно выбранная операция — самая частая причина ошибок в учете наличных поступлений.

Если операция предполагает расчеты с контрагентом, программа потребует указать договор, а иногда и документ расчетов (счет, накладную). При автоматической разноске авансов 1С сама определит, зачесть сумму как аванс или как оплату конкретной отгрузки — поведение регулируется настройками учетной политики и полем «Порядок зачета авансов».

Пошаговое заполнение приходного кассового ордера

После выбора вида операции заполните основные реквизиты. Набор полей слегка меняется в зависимости от операции, но базовый состав одинаков.

1. 1
   Создайте документ: «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер».
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий экономическому смыслу поступления.
3. 3
   Укажите кассу организации (если касс несколько) и проверьте дату — она определяет номер ордера и попадание в кассовую книгу.
4. 4
   Заполните поле «Принято от»: контрагент, сотрудник или произвольный текст для прочих операций.
5. 5
   Введите сумму. При операциях с контрагентами укажите договор и ставку НДС, если поступление облагается налогом.
6. 6
   Заполните «Основание» (например: «Оплата по счету № 15 от 12.03») и «Приложение» при наличии подтверждающих документов.
7. 7
   Нажмите «Провести» и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт».
8. 8
   Распечатайте ПКО по форме КО-1, подпишите и зарегистрируйте в журнале кассовых документов.

Поле «Принято от» печатается в ордере дословно, поэтому для физических лиц указывайте ФИО полностью, а для организаций — официальное наименование. В конфигурациях с кадровым учетом сотрудник выбирается из справочника «Физические лица» или «Сотрудники», и программа подставит данные автоматически.

Номер документа присваивается автоматически в пределах дня или года в зависимости от настроек нумерации. Кассовая дисциплина требует сквозной нумерации ПКО без пропусков, поэтому не удаляйте проведенные ордера — помечайте ошибочные на удаление только до формирования кассовой книги, а лучше оформляйте сторнирующий документ.

Отдельные сценарии поступления наличных

Возврат неиспользованного аванса от сотрудника

Выберите операцию «Возврат от подотчетного лица», укажите сотрудника и сумму. Программа сформирует проводку Дт 50 — Кт 71 и закроет задолженность по подотчету. Полезно свериться с остатком по счету 71 в разрезе сотрудника до ввода документа: сумма возврата не должна превышать числящуюся за ним задолженность.

Получение наличных с расчетного счета

Используйте операцию «Получение наличных в банке». В ряде конфигураций эта операция оформляется парой документов: сначала «Списание с расчетного счета» с видом «Перевод в кассу» (или наоборот — сначала ПКО), а промежуточная сумма временно висит на счете 57 «Переводы в пути». Проверьте настройки вашей конфигурации, чтобы не завести деньги дважды.

Розничная выручка

Если розничная торговля ведется через отчеты о розничных продажах, выручка обычно попадает в кассу автоматически при проведении «Отчета о розничных продажах» — отдельный ПКО не нужен, иначе сумма задвоится. Ручной ордер с видом «Розничная выручка» применяется, когда учет продаж ведется вне 1С или в другой программе.

Проверка проводок и печать ордера

После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Дебет всегда должен быть на счете 50.01 «Касса организации» (или 50.02 для операционной кассы), кредит — на счете, соответствующем виду операции. Если проводка не сформировалась или счет неверен, вернитесь к виду операции и аналитике.

Для печати нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Унифицированная форма КО-1 включает отрывную квитанцию, которая выдается лицу, внесшему деньги. Проверьте, что в печатной форме заполнены графы «руководитель» и «главный бухгалтер» — эти данные берутся из сведений об организации и ответственных лицах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счету 50 после проведения

Норма

Остаток увеличился ровно на сумму ордера и совпадает с фактическим наличием денег в кассе

Тревожный признак

Остаток не изменился, изменился дважды или не соответствует физическому пересчету

Кассовая книга за день

Норма

Ордер отображается в листе кассовой книги с корректным номером и суммой

Тревожный признак

Документ отсутствует в книге (не проведен или другая дата) либо дублируется

Проводки документа

Норма

Дт 50 — Кт счета, соответствующего виду операции

Тревожный признак

Проводок нет, либо корреспонденция не соответствует смыслу операции

Типичные ошибки и ограничения

Отдельно учитывайте лимит остатка кассы: организации (кроме субъектов малого предпринимательства, отказавшихся от лимита) обязаны сдавать сверхлимитную наличность в банк. Если приход крупный, сразу планируйте следующий документ — расходный ордер на сдачу денег в банк, чтобы на конец дня лимит не был превышен.

Ещё одно ограничение касается расчетов наличными между юридическими лицами: действуют ограничения по предельной сумме расчетов по одному договору. Программа это не контролирует автоматически — ответственность лежит на бухгалтере.

Если кассовых документов много, удобно вводить ПКО на основании исходного документа — счета, реализации или авансового отчета. Программа подставит контрагента, договор и сумму автоматически, а связь документов сохранится для расшифровки расчетов.

Частые вопросы

Как исправить ошибку в уже проведенном ПКО?

Если кассовая книга за день еще не сформирована и подписана, отмените проведение документа, внесите исправления и проведите заново. Если день закрыт и документы подписаны, безопаснее оформить сторнирующий расходный ордер и ввести корректный ПКО отдельно, сохранив нумерацию без разрывов.

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего документ не проведен, указана неверная дата или выбрана другая касса/организация. Проверьте также, что в настройках формирования кассовой книги выбрана та же организация и тот же период, что и в ордере.

Нужно ли оформлять ПКО при оплате картой через терминал?

Нет. Эквайринговые операции отражаются документом «Операция по платежной карте» (или «Эквайринговая операция»), поскольку деньги поступают на расчетный счет, а не в кассу. ПКО в этом случае не создается.

Как оформить приход от физического лица, которого нет в справочниках?

Создайте контрагента с типом «Физическое лицо» или, если поступление разовое и не связано с расчетами, используйте операцию «Прочий приход» с текстовым заполнением поля «Принято от». Для расчетов по договорам корректнее завести полноценного контрагента.

Можно ли изменить нумерацию приходных ордеров?

Да, номер можно отредактировать вручную в поле «Номер» до проведения или через механизм нумераторов. Однако произвольная смена нумерации в середине периода нарушает сквозной порядок, который требуется для кассовых документов, поэтому менять схему следует только с начала нового периода.

Что делать, если проводки по ПКО не формируются?

Проверьте, что документ проведен, а не просто записан. Затем убедитесь, что вид операции заполнен и для него определена корреспонденция счетов. Если используется доработанная конфигурация, возможно, механизм проведения изменен — в этом случае обратитесь к специалисту, сопровождающему вашу систему.