Учет и Финансы · 9 мин
Как оформить приказ о проведении инвентаризации в 1С
Пошаговая инструкция: как оформить приказ о проведении инвентаризации в 1С, заполнить документ, назначить комиссию, распечатать форму ИНВ-22 и внести результаты.
Приказ о проведении инвентаризации — обязательный первый документ любой ревизии: он определяет сроки, состав комиссии и перечень проверяемого имущества. В программах 1С (1С:Бухгалтерия 8, 1С:ERP, 1С:Управление торговлей) этот документ оформляется типовыми средствами, и на его основании затем формируются инвентаризационные описи и сличительные ведомости.
Ошибки на этапе приказа дорого обходятся: неверно указанный период или неполный состав комиссии делают результаты инвентаризации оспоримыми при проверке. Ниже разобран порядок создания приказа в типовых конфигурациях, печать унифицированной формы ИНВ-22 и типичные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры.
Что должно быть в приказе об инвентаризации
Приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов и содержит обязательный набор реквизитов. Если хотя бы один из них отсутствует, документ может быть признан оформленным с нарушениями.
В приказ включаются:
- объект инвентаризации — что именно проверяется (товары на складе, основные средства, денежные средства, расчёты);
- даты начала и окончания инвентаризации и дата, на которую снимаются остатки;
- персональный состав инвентаризационной комиссии с указанием председателя;
- основание проведения (плановая, перед годовой отчётностью, смена материально ответственного лица, внезапная);
- причина — приказ руководителя, график инвентаризаций и т. п.;
- срок представления материалов в бухгалтерию.
Где в 1С находится документ инвентаризации
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Операции» → «Инвентаризация» (в некоторых релизах — «Склад» → «Инвентаризация товаров»). В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP приказ о пересчёте создаётся в разделе «Склад и доставка» → «Приказы на проведение пересчетов товаров», а бухгалтерская инвентаризация ОС и расчётов — в соответствующих учётных разделах.
Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и включённость функциональной опции: в 1С:Бухгалтерии это делается через «Администрирование» → «Функциональность», в торговых решениях — «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Также документ можно найти через «Операции» → «Все функции» при включённом режиме технического специалиста.
Пошаговое создание приказа в 1С:Бухгалтерии 8
Создайте новый документ кнопкой «Создать» в журнале инвентаризаций. Заполните шапку: организацию, дату документа, вид инвентаризации (инвентаризация товаров, ОС, кассы — в зависимости от релиза набор видов отличается), склад и материально ответственное лицо.
Далее перейдите на вкладку «Проведение инвентаризации» (или «Дополнительно») и укажите даты начала и окончания проверки, дату, на которую определяются остатки, основание и причину. На вкладке «Инвентаризационная комиссия» подберите членов комиссии из справочника «Сотрудники» или «Физические лица» и отметьте председателя флажком в соответствующей колонке.
- 1Откройте журнал «Инвентаризация» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, склад и материально ответственное лицо
- 3Укажите даты начала и окончания инвентаризации и дату снятия остатков
- 4Впишите основание и причину проведения проверки
- 5Сформируйте состав комиссии и назначьте председателя
- 6Проведите документ и распечатайте форму ИНВ-22
- 7Проверьте подписи руководителя и членов комиссии на бумажном экземпляре
После заполнения нажмите «Провести». Программа проверит обязательные реквизиты и при незаполненных полях выдаст сообщение с указанием, чего не хватает.
Печать формы ИНВ-22 и связанных документов
По кнопке «Печать» в документе доступна унифицированная форма ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации». Организация вправе использовать и самостоятельно разработанную форму, утверждённую в учётной политике, — в этом случае макет дорабатывается или приказ оформляется во внешнем редакторе с последующим внесением данных в 1С.
На основании проведённого приказа формируются инвентаризационная опись (ИНВ-3 для товаров, ИНВ-1 для основных средств) и, при наличии расхождений, сличительная ведомость (ИНВ-19). В 1С:Бухгалтерии табличная часть с учётными остатками заполняется автоматически кнопкой «Заполнить» — программа подтягивает остатки по данным учёта на указанную дату.
Особенности в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP
В торговых конфигурациях логика другая: сначала создаётся «Приказ на проведение пересчёта товаров», где указывается склад, вид пересчёта (полный или выборочный по товарам), период и ответственные. Статус приказа меняется по мере выполнения: «Подготовлен» → «В работе» → «Выполнен».
На основании приказа создаётся документ «Пересчёт товаров», куда вносятся фактические количества. Формирование излишков и недостач выполняется отдельными документами «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». Учтите: пока пересчёт не завершён, складской ордерный документооборот по этому складу может блокироваться в зависимости от настроек статусов.
Сравнение вариантов
Один документ совмещает приказ и опись; подходит для несложного учёта; нет статусной модели пересчёта
Отдельные приказ и пересчёт, статусы выполнения, выборочная инвентаризация по товарам
Полноценный складской контур, блокировка ордеров на время пересчёта, маршруты пересчёта; избыточна для малого бизнеса
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не с механикой программы, а с содержанием документа. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
Проверка результата и завершение инвентаризации
После проведения документа убедитесь, что печатная форма ИНВ-22 содержит все реквизиты: номер и дату приказа, полный состав комиссии, даты и объект проверки. Бумажный приказ подписывает руководитель, с ним под подпись знакомятся члены комиссии и материально ответственное лицо.
Далее в документе инвентаризации заполните фактические остатки и сравните их с учётными. Расхождения отражаются типовыми операциями: излишки оприходуются, недостачи списываются с отнесением на виновных лиц или на финансовый результат. Результаты утверждаются руководителем.
Как проверить результат
Заполнены все реквизиты, комиссия не менее трёх человек, указан председатель
Пустые поля, МОЛ в составе комиссии, нет дат проверки
Совпадают с оборотно-сальдовой ведомостью по складу на дату инвентаризации
Разница с ОСВ — значит, есть непроведённые документы
После завершения пересчёта статус «Выполнен»
Приказ «в работе», а пересчёт уже оформлен — нарушена последовательность
Частые вопросы
Обязательно ли использовать форму ИНВ-22?
Нет. Унифицированные формы необязательны к применению: организация может разработать собственный бланк приказа и закрепить его в учётной политике. Однако форма ИНВ-22 уже встроена в 1С и содержит все необходимые реквизиты, поэтому большинство организаций используют её без изменений.
Можно ли провести инвентаризацию только по части товаров?
Да. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP при создании приказа выбирается выборочный пересчёт с указанием конкретной номенклатуры или групп товаров. В 1С:Бухгалтерии табличную часть описи можно отредактировать вручную, оставив только проверяемые позиции.
Почему кнопка «Печать» не показывает форму ИНВ-22?
Чаще всего причина в том, что документ не проведён или не заполнены вкладки с комиссией и датами проверки. Также проверьте, не подключена ли внешняя печатная форма, заменяющая типовую: список доступных форм смотрите в меню «Печать» и в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».
Как быть, если инвентаризацию проводят одновременно на нескольких складах?
На каждый склад (и каждое материально ответственное лицо) оформляется отдельный документ инвентаризации. Приказ руководителя при этом может быть единым — в поле «Основание» каждого документа укажите реквизиты общего приказа.
Нужно ли останавливать отгрузку на время инвентаризации?
По правилам учёта движение ценностей в период пересчёта должно быть прекращено или строго разграничено: поступившие во время инвентаризации товары принимаются комиссией и оформляются отдельно. В 1С:ERP блокировку ордерных документов можно настроить статусами склада, в 1С:Бухгалтерии контроль выполняется организационно.
Что важно запомнить
Приказ об инвентаризации в 1С создаётся в журнале «Инвентаризация» (в УТ/ERP — «Приказ на проведение пересчёта товаров»): заполните даты, основание, комиссию с председателем и проведите документ. Печатная форма ИНВ-22 доступна по кнопке «Печать». Перед заполнением описи убедитесь, что все складские документы проведены, а МОЛ не входит в состав комиссии.