Как оформить договор займа в 1С 8.3

Займы в учёте организации встречаются в двух вариантах: компания сама берёт деньги в долг (полученный заём) или выдаёт средства контрагенту либо сотруднику (выданный заём). В 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия» оба сценария отражаются через договоры с контрагентами и банковские (или кассовые) документы, а проценты начисляются операциями, введёнными вручную, либо специализированными документами — в зависимости от релиза конфигурации.

Ключевая особенность учёта займов — отсутствие в типовой конфигурации отдельного «договора займа» как самостоятельного объекта. Заём оформляется как обычный договор с контрагентом с видом «Прочее», а движение денег — через поступление и списание с расчётного счёта. Правильно выбранные счета расчётов (66, 67 для полученных и 58.03, 73.01 для выданных займов) определяют корректность всей дальнейшей отчётности.

Ниже разобран полный цикл: от создания договора до начисления процентов и проверки взаиморасчётов. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 ред. 3.0, но общая логика применима и к другим конфигурациям на платформе 8.3.

Подготовка: какой заём отражать и какие счета использовать

Перед началом работы определите тип займа, так как от этого зависят счета учёта и состав документов. Полученный заём (организация — заёмщик) отражается на счёте 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам» при сроке до 12 месяцев и на счёте 67 — при более длительном сроке. Выданный заём юридическому лицу учитывается на счёте 58.03 «Предоставленные займы», а займ сотруднику — на счёте 73.01 «Расчёты по предоставленным займам».

Проверьте, что в справочнике «Контрагенты» заведён заимодавец или заёмщик, а в плане счетов доступны нужные субсчета. Если заём выдаётся сотруднику, убедитесь, что сотрудник заведён в справочнике «Физические лица» и при необходимости — в «Сотрудниках», иначе счёт 73.01 не даст выбрать аналитику.

Шаг 1. Создание договора займа в справочнике

Откройте карточку контрагента (раздел «Справочники» → «Контрагенты») и перейдите на вкладку «Договоры». Создайте новый договор и заполните поля: наименование (удобно указать «Договор займа №… от …»), вид договора — «Прочее», валюта расчётов и организация. Именно вид «Прочее» позволяет использовать договор в операциях по займам, тогда как виды «С покупателем» и «С поставщиком» для этого не предназначены.

Если по договору предусмотрены проценты, занесите условия (ставку, порядок начисления, сроки) в комментарий или прикрепите скан договора через кнопку прикрепления файлов. Программа не рассчитывает проценты автоматически на основании договора — ставка понадобится вам при ручном начислении.

Шаг 2. Отражение выдачи или получения займа

Организация выдаёт заём

Создайте документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача займа контрагенту» — для юридического лица либо «Выдача займа работнику» — для сотрудника. Укажите получателя, договор с видом «Прочее», сумму и счёт расчётов: 58.03 для контрагента или 73.01 для работника.

После проведения документ сформирует проводку Дт 58.03 (73.01) — Кт 51. Если деньги выдаются наличными из кассы, используйте документ «Расходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции и корреспонденцией со счётом 50.

Организация получает заём

Создайте документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Получение займа от контрагента». Укажите заимодавца, договор, сумму и счёт расчётов — 66.03 для краткосрочного займа или 67.03 для долгосрочного. Проводка будет: Дт 51 — Кт 66.03 (67.03). При получении наличными используйте «Приходный кассовый ордер».

1. 1
   Создайте договор с видом «Прочее» в карточке контрагента
2. 2
   Оформите выдачу или получение денег банковским (кассовым) документом с операцией займа
3. 3
   Ежемесячно начисляйте проценты документом «Операция, введённая вручную»
4. 4
   Отразите уплату процентов и возврат основного долга
5. 5
   Проверьте остатки по счетам 58.03, 66, 67 или 73.01 в оборотно-сальдовой ведомости

Шаг 3. Начисление процентов по займу

Типовая 1С:Бухгалтерия не начисляет проценты по займам автоматически — их отражают вручную через документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). Периодичность начисления определяется учётной политикой и условиями договора; обычно проценты начисляют ежемесячно, на последнее число месяца.

Для выданного займа проводка по начислению процентов: Дт 76.09 (или 58.03, если проценты учитываются вместе с телом займа согласно учётной политике) — Кт 91.01 «Прочие доходы». Для полученного займа: Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 66.04 (67.04) «Проценты по займам». Сумму рассчитайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце.

Если заём выдан сотруднику беспроцентный или под низкий процент, у заёмщика может возникать материальная выгода, облагаемая НДФЛ. Её расчёт ведётся в зарплатном учёте (в 1С:ЗУП или в документах по НДФЛ), а не в рамках самого договора займа.

Шаг 4. Возврат займа и уплата процентов

Возврат займа зеркалит его выдачу. Заёмщик оформляет «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат займа контрагенту» (или «Возврат займа работником» — для поступления от сотрудника используется «Поступление на расчётный счёт»). Уплата процентов отражается отдельной строкой или отдельным документом с видом операции «Возврат займа контрагенту» и указанием счёта процентов — программа позволяет разбить платёж на основной долг и проценты через табличную часть «Расшифровка платежа».

Контролируйте, чтобы сумма в расшифровке платежа точно соответствовала назначению: возврат тела займа уменьшает остаток по 66.03/58.03, а уплата процентов закрывает задолженность по 66.04/76.09. Ошибка в распределении приведёт к «зависшим» остаткам, которые потом придётся исправлять ручными операциями.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 66.03 или 58.03

Норма

Остаток равен невозвращённой части основного долга

Тревожный признак

Остаток включает проценты или не совпадает с договором

ОСВ по счёту 66.04 / 76.09

Норма

После уплаты процентов остаток нулевой

Тревожный признак

Копится задолженность при фактически оплаченных процентах

Анализ счёта по договору

Норма

Все обороты привязаны к договору займа с видом «Прочее»

Тревожный признак

Часть операций прошла по другому договору или без договора

Налоговый учёт и типичные ошибки

Само получение и возврат займа не влияет на налог на прибыль и не облагается НДС — это не реализация. Налогооблагаемым доходом (или расходом) являются только проценты. В налоговом учёте проценты по полученным займам обычно признаются в расходах в пределах установленных норм, а по контролируемым сделкам действуют особые правила — при займах от взаимозависимых лиц сверьте условия с требованиями законодательства.

На УСН с объектом «доходы минус расходы» проценты по полученному займу включаются в расходы после их фактической оплаты. Проценты по выданному займу включаются в доходы на дату поступления денег. Эти суммы попадают в книгу учёта доходов и расходов автоматически при корректном заполнении документов.

Частые вопросы по оформлению займов в 1С 8.3

Можно ли оформить заём в 1С, если контрагент — учредитель?

Да, порядок тот же: учредитель заводится как контрагент (или физическое лицо), создаётся договор с видом «Прочее», поступление денег оформляется документом с операцией «Получение займа от контрагента». Если заём беспроцентный, проценты не начисляются, но условие о беспроцентности должно быть прямо прописано в договоре.

Каким документом отразить заём, выданный наличными из кассы?

Используйте «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы») с видом операции «Выдача займа контрагенту» или «Выдача займа работнику». Проводка формируется с кредита счёта 50 в дебет 58.03 или 73.01.

Нужно ли переводить долгосрочный заём на счёт 66 за год до погашения?

Типовая конфигурация не делает такой перевод автоматически. Если учётная политика предусматривает переклассификацию долгосрочной задолженности в краткосрочную, оформите «Операцию, введённую вручную» с проводкой Дт 67.03 — Кт 66.03 на дату, когда до погашения остаётся 12 месяцев.

Как начислить проценты, если договор в иностранной валюте?

В договоре укажите валюту расчётов. Документы оплаты и ручные операции будут пересчитываться по курсу на дату операции, а переоценка валютных остатков выполняется регламентной операцией «Переоценка валютных средств» при закрытии месяца. Проценты начисляйте в валюте договора с пересчётом в рубли.

Что делать, если заём прощён заёмщику?

Прощение долга оформляется документом «Операция, введённая вручную»: для выданного займа — списание Дт 91.02 — Кт 58.03 (73.01), для полученного — Дт 66.03 — Кт 91.01. Учтите налоговые последствия: прощённый долг у заёмщика становится внереализационным доходом, а у заимодавца расход на списание может не приниматься при определённых условиях.

Можно ли автоматизировать расчёт процентов по займу?

В типовой 1С:Бухгалтерии автоматического расчёта процентов по договорам займа нет — суммы вводятся вручную. Автоматизация возможна через внешние обработки, доработку конфигурации или использование специализированных решений. На практике многие бухгалтеры готовят расчёт в таблице и ежемесячно копируют ручную операцию с корректировкой суммы.