Учет и Финансы · 10 мин
Как оформить аренду в 1С: пошаговое руководство
Как оформить аренду в 1С:Бухгалтерии: договор, поступление услуг, ФСБУ 25/2018, НДС, закрытие месяца. Пошаговая инструкция, ошибки и проверка результата.
Аренда — одна из самых частых операций в учёте: офис, склад, оборудование, транспорт. В 1С:Бухгалтерии порядок отражения зависит от того, кто вы в договоре — арендатор или арендодатель, и применяете ли вы ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды». Ошибка в выборе схемы приводит к искажению баланса, налоговой базы и проблемам при сверке с контрагентом.
Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 актуальных релизов. Интерфейс в других конфигурациях (УТ, КА, ERP) отличается, но логика документов схожа: договор → поступление/реализация → оплата → регламентные операции закрытия месяца.
Определите свою роль и применимую схему учёта
Прежде чем создавать документы, ответьте на три вопроса: вы арендатор или арендодатель, какой срок договора, применяет ли организация ФСБУ 25/2018 в полном объёме. От ответов зависит набор документов и счетов учёта.
Арендатор, применяющий упрощённые способы учёта (или краткосрочная аренда до 12 месяцев), отражает только ежемесячные расходы на аренду. Арендатор на полном ФСБУ 25/2018 дополнительно признаёт право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде, начисляет проценты и амортизацию. Арендодатель отражает доходы от сдачи имущества в аренду.
Как выбрать схему учёта
Настройте договор с контрагентом
Откройте справочник «Контрагенты» (раздел «Справочники» → «Покупки и продажи»), найдите или создайте арендодателя. В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте новый договор.
Заполните ключевые поля: вид договора — «С поставщиком», номер и дату договора, срок действия. В поле «Расчёты» проверьте валюту и порядок расчётов. Если программа поддерживает указание параметров аренды в договоре (срок, ежемесячный платёж), заполните их — это используется при расчёте обязательств по ФСБУ 25/2018.
Проверьте, что у контрагента корректно заполнены ИНН, КПП и адрес — эти данные попадут в счета-фактуры и УПД. Ошибка в реквизитах потребует исправительных документов и сверки.
Отразите ежемесячные арендные платежи (упрощённая схема)
Для арендатора на упрощённой схеме основной документ — «Поступление (акты, накладные)» в разделе «Покупки». Создайте документ с видом операции «Услуги (акт)» или «Услуги аренды» — в зависимости от релиза конфигурации.
Укажите контрагента, договор, дату акта. В табличной части добавьте номенклатуру типа «Услуга» (например, «Аренда офиса»), сумму и ставку НДС. Счёт затрат выбирайте по назначению объекта: 26 «Общехозяйственные расходы» для офиса, 44 «Расходы на продажу» для торгового помещения, 25 «Общепроизводственные расходы» для производственного цеха.
Если арендодатель выставил счёт-фактуру, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа поступления — НДС попадёт в книгу покупок. Оплату отражайте документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику».
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги аренды»
- 2Заполните контрагента, договор, дату и номер акта
- 3Добавьте услугу аренды, сумму и ставку НДС
- 4Проверьте счёт затрат и счёт учёта НДС
- 5Зарегистрируйте счёт-фактуру, если НДС предъявлен
- 6Проведите оплату документом «Списание с расчётного счёта»
- 7Сверьте результат в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60
Оформите аренду по ФСБУ 25/2018
Долгосрочная аренда требует признания права пользования активом и обязательства по аренде. В 1С:Бухгалтерии для этого предусмотрен документ «Поступление арендованных объектов» (раздел «ОС и НМА» или «Покупки» в зависимости от релиза).
В документе укажите предмет аренды, договор, срок аренды, график платежей и ставку дисконтирования. Программа рассчитает приведённую стоимость обязательства и сформирует проводки по признанию ППА (дебет счёта 01.03 или аналогичного) и обязательства (кредит счёта 76).
Далее ежемесячные операции выполняются автоматически при закрытии месяца: начисление амортизации ППА, начисление процентов по обязательству и уменьшение обязательства на сумму платежа. Убедитесь, что в учётной политике организации включено применение ФСБУ 25/2018 — иначе регламентные операции не появятся.
Отразите аренду у арендодателя
Если ваша организация сдаёт имущество в аренду, используйте документ «Реализация (акты, накладные)» с видом «Услуги» в разделе «Продажи». Договор с контрагентом — «С покупателем». В табличной части укажите услугу аренды и сумму за период.
Счёт доходов зависит от характера деятельности: если сдача в аренду — основной вид деятельности, выручка идёт на 90.01; если это разовая операция (например, сдали свободную площадь), используйте 91.01 «Прочие доходы». Настройка счёта выполняется в карточке номенклатуры или в документе вручную.
Амортизация сданного в аренду основного средства продолжает начисляться в обычном порядке. Если аренда — основная деятельность, амортизацию относят на счёт 20 или 44, если нет — на 91.02 «Прочие расходы».
Сравнение вариантов отражения аренды
Только ежемесячные расходы/доходы. Подходит для краткосрочной аренды и упрощённого учёта. Не показывает обязательства в балансе
ППА, обязательство, амортизация и проценты. Обязательна для большинства организаций по долгосрочным договорам. Требует ставки дисконтирования
Исторический вариант для арендованных ОС. Используется как дополнение, но не заменяет требования ФСБУ 25/2018
Проверьте результат и закройте период
После ввода документов выполните проверку. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 (расчёты с арендодателем) или 62 (с арендатором): сальдо должно соответствовать реальной задолженности по договору. Акт сверки с контрагентом формируется из карточки договора.
При применении ФСБУ 25/2018 проверьте остатки по счетам ППА и обязательств, а также корректность начисленной амортизации и процентов за месяц. Выполните «Закрытие месяца» и убедитесь, что все регламентные операции по аренде выполнены без ошибок — они подсвечиваются в форме закрытия.
Для налогового учёта сверьте, что расходы по аренде попали в декларацию по налогу на прибыль (или УСН), а НДС — в книгу покупок в правильном квартале. Расхождения между бухгалтерским и налоговым учётом при ФСБУ 25/2018 — норма, программа отражает их через отложенные налоги.
Как проверить результат
Сальдо равно реальной задолженности по договору
Зависшие суммы, которых нет в актах сверки
Операции по аренде и амортизации выполнены без ошибок
Красные отметки, нерассчитанная амортизация ППА
Счёт-фактура арендодателя в нужном квартале
НДС отсутствует или попал не в тот период
Корректные счёт затрат и счёт НДС
Расходы на неверном счёте, НДС без счёта-фактуры
Частые ошибки и как их избежать
Типичная проблема — неправильный счёт затрат, из-за которого аренда офиса попадает в себестоимость продукции или наоборот. Вторая частая ошибка — задвоение расходов: бухгалтер вводит и поступление услуг, и ручные проводки по аренде. Третья — игнорирование ФСБУ 25/2018 при долгосрочном договоре, что искажает отчётность.
Ещё одна зона риска — изменение условий договора (индексация платы, изменение срока). Такие изменения требуют пересчёта обязательства по аренде, а не просто ввода акта на новую сумму. В программе это оформляется корректировкой условий аренды — не редактируйте старые проведённые документы задним числом.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли ставить арендованное помещение на баланс?
При применении ФСБУ 25/2018 долгосрочная аренда отражается как право пользования активом на счёте 01 (субсчёт арендованных объектов) с одновременным признанием обязательства. При краткосрочной аренде или упрощённом учёте достаточно расходов по периодам; дополнительно можно вести учёт объекта на забалансовом счёте 001.
Как отразить арендную плату без НДС?
В документе поступления в поле ставки НДС выберите «Без НДС». Счёт-фактура в этом случае не регистрируется, а вся сумма полностью относится на расходы. Это типично для арендодателей на УСН или по операциям, освобождённым от НДС.
Что делать, если арендная плата проиндексирована?
Изменение платежей по долгосрочному договору требует пересчёта обязательства по аренде. В 1С это оформляется документом изменения условий аренды, а не ручной правкой старых документов. После пересчёта программа скорректирует ППА и график амортизации.
Как оформить обеспечительный платёж (депозит) по аренде?
Обеспечительный платёж — это не расход, а выданный аванс. Отразите его списанием с расчётного счёта как оплату поставщику; сумма останется на счёте 60 (или 76) как дебиторская задолженность до зачёта в счёт последних платежей или возврата.
Можно ли вести учёт аренды в 1С:Управление нашей фирмой?
Да, в УНФ есть документы поступления услуг и расходов, достаточные для упрощённой схемы учёта аренды. Полноценный учёт по ФСБУ 25/2018 с дисконтированием удобнее вести в 1С:Бухгалтерии, КА или ERP.
Как отразить досрочное расторжение договора аренды?
При ФСБУ 25/2018 списываются остаточная стоимость ППА и остаток обязательства, разница относится на прочие доходы или расходы. При упрощённой схеме достаточно прекратить ввод ежемесячных поступлений и закрыть взаиморасчёты, включая возврат или зачёт обеспечительного платежа.
Что важно запомнить
Схема учёта аренды зависит от роли в договоре и применения ФСБУ 25/2018. Упрощённая схема — это договор, ежемесячное поступление услуг и оплата. Полная схема добавляет признание ППА, обязательства, амортизацию и проценты при закрытии месяца. Результат всегда проверяйте по ОСВ, акту сверки и книге покупок.