Приходные кассовые ордера в 1С: где найти и как с ними работать

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, возврат займа. Во всех типовых конфигурациях 1С этот документ хранится в разделе, отвечающем за банковские и кассовые операции, однако точный путь зависит от конфигурации и её релиза.

Чаще всего пользователи не могут найти ПКО по трём причинам: смотрят не в том разделе меню, документ создан с другим видом операции и отфильтрован журналом, либо у учётной записи нет прав на просмотр кассовых документов. Ниже разобраны пути поиска в 1С:Бухгалтерии 8.3, в старых версиях и в конфигурациях УТ/ERP, а также способы быстро найти конкретный ордер и проверить, что он проведён.

Где находятся ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной путь: откройте раздел «Банк и касса» в левой панели разделов, затем выберите пункт «Кассовые документы». Откроется единый журнал, в котором отображаются и приходные, и расходные кассовые ордера, а иногда и связанные документы в зависимости от настроек. В колонке «Вид операции» или «Документ» видно, какие строки относятся к ПКО.

Чтобы увидеть только приходные ордера, нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» или воспользуйтесь полем отбора по виду документа над журналом. Установите отбор «Вид документа = Приходный кассовый ордер» — журнал покажет только ПКО за выбранный период. Проверьте также установленный период: если журнал ограничен текущим месяцем, старые документы не отобразятся.

Создать новый ордер можно прямо из этого журнала кнопкой «Поступление» (или «Создать» → «Приходный кассовый ордер»). Программа предложит выбрать вид операции: оплата от покупателя, розничная выручка, возврат от подотчётного лица, прочее поступление и другие.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Установите нужный период журнала
3. 3
   Настройте отбор по виду документа «Приходный кассовый ордер»
4. 4
   Для создания нового ПКО нажмите «Поступление» и выберите вид операции
5. 5
   Проверьте проведение документа и при необходимости распечатайте форму КО-1

Как найти конкретный ордер: поиск и отборы

Если документов много, используйте поиск по журналу. В большинстве релизов в форме списка есть строка поиска (Ctrl+F или значок лупы): можно искать по номеру документа, контрагенту, сумме или комментарию. Поиск по номеру работает быстрее всего, если известен хотя бы фрагмент номера.

Для сложных условий используйте «Ещё» → «Настроить список»: добавьте условия по организации (если в базе их несколько), по виду операции, по подразделению или по ответственному. Например, отбор «Вид операции = Розничная выручка» покажет только поступления с торговых точек, а отбор по контрагенту — все оплаты конкретного покупателя.

Альтернативный способ — универсальный отчёт. Откройте «Отчёты» → «Универсальный отчёт», выберите тип объекта «Документы», объект «Приходный кассовый ордер» и нужный период. Отчёт покажет все ПКО с выбранными реквизитами, даже если в журнале стоят ограничивающие отборы, о которых пользователь забыл.

Где искать ПКО в других конфигурациях и версиях

В 1С:Бухгалтерии 7.7 путь другой: меню «Документы» → «Касса» → «Приходный кассовый ордер», либо журнал «Касса» через меню «Журналы». Интерфейс устаревший, но логика та же — отдельный журнал кассовых документов с возможностью отбора по интервалу дат.

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP кассовые документы находятся в разделе «Казначейство» (или «Финансы») → «Приходные ордера» / «Кассовые ордера». Там документы разделены на приходные и расходные по отдельным спискам, что упрощает навигацию. В «1С:Управление нашей фирмой» путь аналогичен: раздел «Деньги» → «Приходные ордера».

Виды операций ПКО и как они влияют на поиск

При создании ордера выбирается вид операции, и от него зависят проводки и аналитика. Типичные варианты: оплата от покупателя (Дт 50 Кт 62), розничная выручка (Дт 50 Кт 90), возврат от подотчётного лица (Дт 50 Кт 71), получение наличных с расчётного счёта (Дт 50 Кт 51), взнос в уставный капитал, возврат займа, прочее поступление.

Практический момент: если кассир создал документ «Поступление наличных» с видом операции «Получение наличных в банке», а бухгалтер ищет его как оплату от покупателя, отбор по виду операции «спрячет» документ. Поэтому при поиске сначала убирайте отбор по виду операции и смотрите весь список за дату.

Документы, созданные загрузкой из клиент-банка или из розничной смены (отчёт о розничных продажах), могут формировать ПКО автоматически. Такие ордера имеют типовой комментарий и создаются от имени пользователя, под которым выполнялась загрузка, — это помогает отличить их в журнале.

Печать и проверка проведённого ПКО

Открыв документ, вы можете распечатать унифицированную форму КО-1 кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает квитанцию, которая отрывается и выдаётся лицу, внёсшему деньги. Если в организации утверждена собственная форма, она подключается через механизм внешних печатных форм.

Проверить, что ордер отражён в учёте, можно двумя способами. Первый — кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в форме документа: отобразятся бухгалтерские записи. Второй — отчёт «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса»: проведённый ПКО обязан попасть в кассовую книгу за свою дату, а его номер — в последовательность нумерации ордеров.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Виден без отборов, нет пометки удаления

Тревожный признак

Появляется только при снятии всех отборов — значит, журнал настроен узко

Проведение

Норма

Открываются проводки по кнопке Дт/Кт

Тревожный признак

Документ не проведён, в учёте суммы нет

Кассовая книга

Норма

ПКО есть в книге за свою дату

Тревожный признак

Ордера нет в книге — проверьте дату и организацию

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — поиск ПКО в разделе «Покупки» или «Продажи»: оплата от покупателя отражается именно кассовым документом, а не документом реализации, и связь видна только через взаиморасчёты. Другая ошибка — работа с несколькими организациями в одной базе: если в журнале стоит отбор по одной организации, ордера другой не видны.

Ограничение по правам проявляется так: пользователь видит раздел «Банк и касса», но журнал пуст или кнопка создания неактивна. Это решается только настройкой ролей администратором — самостоятельно обойти ограничение нельзя, и пытаться не следует: кассовые документы относятся к финансово чувствительной зоне учёта.

Частые вопросы

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Основные причины: документ не проведён, дата документа не совпадает с датой формирования книги, в базе несколько организаций и книга построена по другой. Откройте ордер, проверьте статус проведения и реквизит «Организация», затем пересформируйте кассовую книгу за нужную дату.

Как найти ПКО, если известна только сумма?

Используйте универсальный отчёт по документу «Приходный кассовый ордер» с отбором по сумме или настройку списка в журнале кассовых документов с условием «Сумма = …». Если сумма приблизительная, задайте диапазон «между».

Можно ли восстановить удалённый приходный ордер?

Если документ просто помечен на удаление, снимите пометку: найдите его через отбор «Показывать помеченные» и нажмите «Снять пометку». После физического удаления объектов восстановить документ можно только из резервной копии базы.

Чем ПКО отличается от документа «Поступление на расчётный счёт»?

ПКО оформляет приход наличных в кассу (счёт 50), а поступление на расчётный счёт — безналичные деньги (счёт 51). Это разные документы в разных журналах: кассовые документы и банковские выписки соответственно.

Как вывести список всех ПКО за месяц одной таблицей?

Сформируйте кассовую книгу за период, универсальный отчёт по документу или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 с детализацией по документам. Универсальный отчёт удобнее, если нужны реквизиты вроде контрагента и основания.

Почему нумерация ПКО сбилась?

Нумерация сбрасывается при смене префикса, ручном редактировании номера или создании документов задним числом. Проверьте номера в журнале и при необходимости вручную приведите их к непрерывной последовательности в пределах года — это требование к оформлению кассовых документов.