Как настроить воинский учет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Воинский учет в организации — обязанность работодателя, закрепленная законодательством: компания должна вести сведения о военнообязанных сотрудниках и направлять их в военкоматы. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрен отдельный блок: данные хранятся в карточках физических лиц, а на их основе формируются уведомления и отчеты по утвержденным формам.

Настройка сводится к трем действиям: включить функциональность воинского учета, заполнить сведения о воинском учете у сотрудников и настроить реквизиты организации, отвечающего за воинский учет лица и подразделения. После этого программа позволит формировать уведомления о приеме и увольнении военнообязанных, а также ежегодные сообщения в военкомат.

Материал рассчитан на типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) с актуальными обновлениями. В старых релизах часть описанных функций может отсутствовать, поэтому перед настройкой проверьте версию конфигурации.

Что должна делать организация по воинскому учету

Работодатель обязан вести воинский учет граждан, пребывающих в запасе и подлежащих призыву, проверять документы воинского учета при приеме на работу, сообщать в военкомат о приеме и увольнении военнообязанных и ежегодно направлять сведения о работающих военнообязанных. За нарушение этих обязанностей предусмотрена административная ответственность должностных лиц.

На практике это означает, что у каждого сотрудника мужского пола при приеме нужно проверить военный билет (для военнообязанных) или удостоверение гражданина, подлежащего призыву (для призывников), и перенести данные в учетную систему. Женщины с военно-учетными специальностями (например, медики) также могут состоять на воинском учете — их сведения тоже заносятся.

Шаг 1. Включение функциональности воинского учета

По умолчанию воинский учет в программе может быть отключен. Чтобы его активировать, откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» (в некоторых релизах путь: «Главное» → «Настройки» → «Зарплата и кадры»). В форме настроек найдите раздел «Воинский учет» и установите флаг «Вести воинский учет».

После включения флага в интерфейсе появятся дополнительные элементы: в карточке сотрудника — ссылка на сведения о воинском учете, в разделе отчетов — формы для военкомата. Если флаг не отображается, проверьте, что у пользователя есть права на изменение настроек учета и что конфигурация обновлена.

Дополнительно проверьте общие настройки функциональности: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Сотрудники». Должна быть включена работа с сотрудниками и кадровыми документами, иначе часть кадровых данных будет недоступна.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты»
2. 2
   Найдите блок «Воинский учет» и установите флаг «Вести воинский учет»
3. 3
   Проверьте функциональность: «Главное» → «Функциональность» → «Сотрудники»
4. 4
   Запишите настройки и проверьте, что в карточке сотрудника появились поля воинского учета

Шаг 2. Заполнение реквизитов организации

Отчеты для военкомата содержат реквизиты организации и данные должностных лиц. Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» и проверьте полноту сведений: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, телефон. Неполные реквизиты попадут в печатные формы, и военкомат может вернуть документы.

Отдельно укажите ответственного за воинский учет. В карточке организации или в настройках воинского учета предусмотрены поля для должностного лица, ответственного за воинский учет, и руководителя. Эти данные подставляются в подписи уведомлений и сообщений. Если ответственный не назначен приказом по организации, сначала оформите это кадровое решение.

Если в базе несколько организаций, настройки выполняются для каждой отдельно. Обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, ведут воинский учет самостоятельно и взаимодействуют с военкоматами по месту своего нахождения.

Шаг 3. Заполнение сведений о воинском учете у сотрудников

Основная работа происходит в карточке сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного сотрудника. В карточке найдите ссылку «Воинский учет» (обычно в блоке личных данных или по ссылке «Все документы и сведения»). Откроется форма сведений о воинском учете физического лица.

Заполните поля по данным военного билета или удостоверения призывника: отношение к воинской обязанности (военнообязанный, призывник, не военнообязанный), состав (профиль), категория запаса, воинское звание, военно-учетная специальность (ВУС), годность к военной службе, наименование военкомата по месту жительства, номер и дата документа воинского учета.

Поле «Отношение к воинской обязанности» определяет, попадет ли сотрудник в отчеты для военкомата. Не военнообязанные (например, освобожденные по состоянию здоровья с отметкой в билете или женщины без военно-учетной специальности) в сообщения не включаются, но сведения о них стоит зафиксировать для внутреннего контроля.

Если документов воинского учета нет

При приеме сотрудника без военного билета (утерян, не выдан) работодатель обязан сообщить об этом в военкомат. В программе такие случаи фиксируются указанием соответствующего статуса, а уведомление формируется вручную или через отчет. Не оставляйте поле пустым молча — отсутствие документов у военнообязанного само по себе повод для уведомления военкомата.

Шаг 4. Формирование уведомлений и отчетов в военкомат

После заполнения данных перейдите в «Зарплата и кадры» → «Отчеты, справки» (или «Кадры» → «Отчеты по сотрудникам» в зависимости от релиза). Для воинского учета доступны формы: уведомление о приеме (увольнении) военнообязанного, сообщение о военнообязанных (ежегодная карточка-сообщение), списки военнообязанных для сверки с военкоматом.

Уведомление о приеме или увольнении направляется в военкомат в течение двух недель с момента кадрового события. В программе сформируйте уведомление за период, выберите сотрудников, у которых были приемы или увольнения, и распечатайте форму. Проверьте, что подставились актуальные реквизиты организации и подписанта.

Ежегодное сообщение о численности военнообязанных направляется в установленные сроки (обычно к концу года, точные даты уточняйте в своем военкомате). Также военкоматы периодически проводят сверки карточек — для этого в программе формируется список военнообязанных сотрудников с основными данными воинского учета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Заполнены статус, звание, ВУС, военкомат, реквизиты билета

Тревожный признак

Пустые поля или статус «не военнообязанный» у сотрудника с военным билетом

Уведомление о приеме

Норма

Все военнообязанные, принятые за период, попали в форму

Тревожный признак

Сотрудник принят, но в уведомлении отсутствует

Список для сверки

Норма

Количество военнообязанных совпадает с данными прошлой сверки с учетом движения

Тревожный признак

Резкие расхождения без объяснимых приемов и увольнений

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — воинский учет заполняется только у «постоянных» сотрудников, а совместители и работающие по договорам ГПХ пропускаются. Обязанность ведения учета распространяется на всех работников, поэтому сведения нужно собирать и по совместителям.

Вторая ошибка — устаревшие данные. Сотрудник переехал, сменил военкомат, получил новое звание или достиг предельного возраста пребывания в запасе, а в программе старые сведения. Военкомат при сверке выявит расхождения. Раз в год запрашивайте у военнообязанных актуальные документы и обновляйте карточки.

Третья ошибка — после увольнения сотрудника забывают отправить уведомление. Увольнение военнообязанного без сообщения в военкомат — типовое нарушение, которое выявляется при проверках. Настройте для себя контроль: при проведении увольнения проверяйте статус воинского учета сотрудника.

Контроль и ведение учета на постоянной основе

Воинский учет — не разовая настройка, а регулярный процесс. Минимальный ритм: при каждом приеме — проверка документов и заполнение карточки, при каждом увольнении — уведомление в военкомат, раз в год — сверка данных с военкоматом и актуализация сведений.

Для самоконтроля периодически формируйте список сотрудников с незаполненными сведениями о воинском учете. Проще всего выгрузить список сотрудников мужского пола в возрасте призывных и запасных лет и сверить, у всех ли заполнен статус воинской обязанности. Пустые карточки — сигнал дозапросить документы.

Храните подтверждения направления сообщений в военкомат: отметки о приеме на втором экземпляре, почтовые квитанции или реестры вручения. При проверке военкомата или ГИТ именно эти документы подтверждают исполнение обязанности работодателя.

Частые вопросы

Есть ли воинский учет в 1С:Бухгалтерии или нужна 1С:ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8.3 воинский учет есть: хранение сведений в карточках сотрудников и формирование уведомлений и сообщений для военкомата. 1С:ЗУП нужна, если требуется расширенный кадровый учет — личные карточки формы №10, журналы проверок, планы работы по воинскому учету.

Где взять форму уведомления, если в программе ее нет?

Формы сообщений утверждены методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях. Если нужная форма отсутствует в вашем релизе, обновите конфигурацию или сформируйте уведомление в свободной форме с обязательными данными: ФИО, дата рождения, сведения воинского учета, дата приема или увольнения.

Нужно ли вносить данные о сотрудницах?

Да, если женщина состоит на воинском учете — это касается, например, сотрудниц с военно-учетными специальностями медицинского профиля. Проверьте наличие военного билета при приеме и при его наличии заполните сведения по общим правилам.

Что делать, если сотрудник достиг предельного возраста запаса?

Гражданин снимается с воинского учета по достижении предельного возраста пребывания в запасе. В карточке сотрудника измените статус на «не военнообязанный» (или снят с учета по возрасту) и отразите это в очередном сообщении в военкомат, чтобы данные сверки совпали.

Как вести учет, если в базе несколько организаций?

Воинский учет ведется по каждой юридически самостоятельной организации отдельно: свои реквизиты, свой ответственный, свои отчеты в свой военкомат. Сотрудник, принятый в две организации одной группы, учитывается в каждой из них.

Можно ли отправлять отчеты в военкомат электронно из 1С?

Типовой обмен с военкоматами в 1С:Бухгалтерии не предусмотрен — уведомления распечатываются и направляются на бумаге лично или почтой. Возможность электронной подачи зависит от конкретного военкомата, уточняйте порядок взаимодействия непосредственно в нем.