Учет и Финансы · 11 мин
Как настроить условия оплаты в 1С
Разбираем настройку условий оплаты в 1С: Управление торговлей и Комплексной автоматизации: справочники, этапы оплаты, графики и контроль задолженности.
Условия оплаты в 1С определяют, когда и в каком объёме покупатель должен рассчитаться по заказу, а поставщик — по поступлению товаров. Корректно настроенные условия позволяют программе автоматически формировать график платежей, рассчитывать дебиторскую и кредиторскую задолженность и сигнализировать о просрочках. Без этой настройки менеджерам приходится контролировать сроки вручную, что неизбежно приводит к ошибкам и потере денег на просроченной задолженности.
Механизм условий оплаты реализован в типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием». В «1С:Бухгалтерии» механизм устроен проще: там срок оплаты задаётся в договоре или документе, а полноценные графики оплаты не поддерживаются. Ниже разобраны оба подхода и типовые сценарии настройки.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учёта и справочников, а база работает в актуальном релизе конфигурации. Все изменения разумно сначала проверить на копии базы или в тестовом контуре, особенно если включение механизма затронет уже введённые документы.
Что такое условия оплаты и где они применяются
Условие оплаты — это шаблон, описывающий порядок расчётов: предоплата, постоплата, оплата в несколько этапов, отсрочка в календарных или рабочих днях. В торговых конфигурациях условия хранятся в справочнике «Условия оплаты» и подставляются в соглашения с клиентами, договоры и непосредственно в документы заказов и реализаций.
На основе условия оплаты программа строит график оплаты по документу: разбивает сумму на этапы с конкретными датами. Далее этот график используется в отчётах по расчётам с партнёрами, в механизме контроля задолженности и при формировании платёжного календаря. Если условие не задано, документ считается оплачиваемым единовременно, и контроль сроков фактически не работает.
Важно понимать иерархию применения: условие, указанное в документе, имеет приоритет над условием из договора, а условие из договора — над условием из соглашения. Это позволяет задать типовое условие для клиента и при необходимости переопределить его в конкретной сделке.
Включение механизма в настройках учёта
В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» работа с условиями оплаты связана с функциональными опциями. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» (для клиентов) или «Закупки» (для поставщиков). Проверьте, что включены опции «Соглашения с клиентами» / «Соглашения с поставщиками» и «Договоры с клиентами» / «Договоры с поставщиками» — без них часть механизма может быть недоступна.
Также проверьте настройку «Этапы оплаты»: в некоторых релизах доступен выбор между упрощённым вариантом (один этап) и расширенным (произвольное количество этапов). Если планируете работать с частичной предоплатой и рассрочкой, выберите расширенный вариант, иначе в документах будет доступен только один этап оплаты.
Изменение функциональных опций требует прав администратора и выполняется в монопольном или обычном режиме в зависимости от настройки. После включения опций перезапустите сеанс, чтобы интерфейс обновился и нужные команды появились в документах.
Создание условия оплаты в справочнике
Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройки и справочники» → «Условия оплаты» (в некоторых конфигурациях справочник находится в разделе «CRM и маркетинг» или «Закупки»). Нажмите «Создать» и заполните наименование так, чтобы его понимали менеджеры: например, «30% предоплата, 70% — 14 дней».
Далее добавьте этапы оплаты. Для каждого этапа укажите вариант отсчёта срока (от даты заказа, от даты отгрузки, от даты согласования), количество дней отсрочки и долю этапа в процентах. Сумма процентов по всем этапам должна равняться 100 — иначе программа не даст сохранить условие или график по документу будет некорректным.
Обратите внимание на тип дней: календарные или рабочие. При выборе рабочих дней программа использует производственный календарь, поэтому календарь в базе должен быть заполнен и актуален. Если календарь не заполнен, расчёт дат может дать неверный результат.
- 1Откройте справочник «Условия оплаты» и нажмите «Создать».
- 2Введите понятное наименование, например «Постоплата 30 календарных дней».
- 3Добавьте этап: укажите вариант отсчёта срока, число дней и долю в процентах.
- 4При необходимости добавьте второй и последующие этапы так, чтобы сумма долей была 100%.
- 5Проверьте тип дней (календарные или рабочие) и заполненность производственного календаря.
- 6Запишите условие и проверьте его на тестовом заказе.
Привязка условий к соглашениям, договорам и документам
Самый удобный уровень задания условия — соглашение с клиентом. Откройте карточку соглашения (раздел «CRM и маркетинг» → «Соглашения с клиентами») и на закладке условий укажите созданное условие оплаты. Тогда во всех заказах, оформленных по этому соглашению, условие подставится автоматически, а график оплаты заполнится без участия менеджера.
Если с клиентом работают по договорам, условие оплаты можно задать и в карточке договора. Для поставщиков логика аналогична: условие указывается в соглашении с поставщиком или договоре и подставляется в заказы поставщику и поступления товаров.
В самом документе условие оплаты отображается на закладке расчётов (в заказе клиента это обычно закладка «Дополнительно» или отдельная команда «Этапы оплаты»). При изменении суммы документа программа пересчитает суммы этапов пропорционально, но даты не изменятся — проверяйте их вручную после существенных правок.
Настройка в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» нет отдельного справочника условий оплаты. Срок оплаты задаётся в карточке договора с контрагентом (поле «Срок оплаты») и используется в отчётах по задолженности, например в «Анализе задолженности покупателей по срокам долга». Если срок в договоре не задан, программа ориентируется на общий срок из настроек («Администрирование» → «Параметры учёта» → «Сроки оплаты»).
Этапы оплаты и графики в бухгалтерской конфигурации не поддерживаются. Если учёт требует контроля частичных оплат и рассрочек, правильнее вести его в торговой конфигурации или ERP, а в бухгалтерию переносить уже сведённые данные через синхронизацию.
Контроль задолженности и проверка результата
После настройки проверьте работу механизма на контрольном примере. Создайте заказ клиента с выбранным условием оплаты и откройте график оплаты: даты и суммы этапов должны соответствовать заданным процентам и срокам. Проведите реализацию и частичную оплату — сумма долга по этапу должна уменьшиться.
Для регулярного контроля используйте отчёты: «Задолженность клиентов по срокам долга», «Расчёты с партнёрами», карточку расчётов с клиентом. В этих отчётах просроченная задолженность выделяется отдельно именно на основании графика оплаты, построенного по условиям. Если просрочки в отчёте не видно, хотя сроки прошли — скорее всего, в документах не заполнены этапы оплаты.
Как проверить результат
Этапы заполнены, суммы и даты соответствуют условию
Этап один на всю сумму или даты не пересчитываются
Просроченная задолженность выделяется отдельной строкой
Весь долг показан как непросроченный несмотря на истёкшие сроки
Условие подставляется из соглашения в новый заказ автоматически
В каждом документе условие приходится выбирать вручную
Частые ошибки и ограничения механизма
Самая распространённая ошибка — сумма долей этапов не равна 100%. Программа либо блокирует сохранение, либо строит график с расхождениями, которые потом всплывают в отчётах по расчётам. Вторая типичная проблема — незаполненный производственный календарь при использовании рабочих дней: даты оплаты сдвигаются непредсказуемо.
Ещё одна ошибка — задание условий только в документах в обход соглашений. Это приводит к разнобою: у одного клиента в разных заказах оказываются разные условия, и аналитика по расчётам теряет смысл. Держите типовые условия в соглашениях, а ручные переопределения оставляйте для исключительных сделок.
Из ограничений стоит помнить: типовой механизм не учитывает сложные коммерческие схемы вроде «скидка за оплату до даты» или дифференцированные проценты по периодам. Такие схемы реализуются через скидки/наценки или доработку конфигурации. Также при смене условия в уже отгруженном документе старый график нужно перезаполнить вручную — автоматически он не перестраивается.
Как выбрать подход
FAQ
Можно ли задать разные условия оплаты для разных товаров одного клиента?
Штатно условие оплаты задаётся на уровне документа, соглашения или договора, а не отдельных товарных позиций. Если по разным группам товаров действуют разные условия, обычно создают несколько соглашений с одним клиентом и выбирают нужное при оформлении заказа, либо переопределяют условие вручную в документе.
Почему в заказе не подставляется условие оплаты из соглашения?
Проверьте три вещи: заполнено ли условие в самом соглашении, выбрано ли это соглашение в заказе и не переопределено ли условие в договоре, указанном в документе. Также убедитесь, что соглашение действует по статусу и датам — недействующее соглашение не участвует в подстановке.
Как учесть оплату частями, если клиент платит не по графику?
Фактические оплаты регистрируются документами поступления денег и автоматически закрывают этапы графика по датам. Если клиент платит раньше или позже, график перестраивать не обязательно: отчёты покажут отклонение факта от плана, а просрочка будет видна по сравнению плановой даты и даты фактического погашения.
Что делать, если нужно изменить условие для уже созданных заказов?
Изменение условия в справочнике не перестраивает графики в существующих документах. Откройте нужные заказы и перезаполните этапы оплаты вручную по новому условию. Если документов много, используйте групповую обработку или обратитесь к специалисту по 1С для написания пакетной обработки.
Работает ли механизм условий оплаты при обмене с сайтом или другой базой?
При типовой синхронизации условия оплаты и этапы обычно переносятся как часть документов, если соответствующий справочник сопоставлен в обеих базах. Перед запуском обмена убедитесь, что условия оплаты синхронизированы по наименованию или ссылке, иначе в принимающей базе этапы могут не заполниться. Проверяйте результат на тестовом обмене.
Можно ли настроить напоминания о приближении срока оплаты?
В типовых конфигурациях есть механизмы напоминаний и рассылок отчётов: можно настроить регламентную рассылку отчёта по задолженности ответственным менеджерам или использовать задачи и оповещения. Точный набор инструментов зависит от конфигурации и релиза, поэтому сверяйтесь с документацией к вашей версии.
Что важно запомнить
Условия оплаты настраиваются в справочнике «Условия оплаты» с этапами, сумма долей которых равна 100%. Типовое условие лучше задавать в соглашении с клиентом или поставщиком — тогда график оплаты строится автоматически, а просрочки видны в отчётах. Перед изменением настроек делайте резервную копию и проверяйте результат на тестовом документе.