Учет и Финансы · 11 мин
Настройка учета кассы по подразделениям в 1С
Как настроить учет кассы по подразделениям в 1С: Бухгалтерии, УТ и КА: статьи ДДС, кассовые документы, оборотно-сальдовая ведомость, типичные ошибки и проверка.
Учет кассы по подразделениям нужен, когда в компании несколько торговых точек, филиалов или обособленных подразделений, каждое из которых работает со своей кассой. Без раздельного учета невозможно сверить остатки наличных по конкретной точке, проконтролировать кассовую дисциплину кассиров и увидеть движение денег в разрезе структуры компании.
В типовых решениях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) есть два подхода: вести несколько касс в справочнике «Кассы» и привязывать каждую к подразделению, либо использовать одну кассу и аналитику по подразделениям в документах. Выбор зависит от конфигурации, количества точек и требований учетной политики.
Ниже разобраны оба варианта на примере типовых конфигураций: какие настройки включить, как оформлять документы, как проверить результат отчетами и каких ошибок избегать. Инструкция подходит для бухгалтера или внедренца, работающего с типовой поставкой без доработок.
Какой вариант учета выбрать: отдельные кассы или аналитика
Первый вариант — завести в справочнике «Кассы» отдельный элемент на каждое подразделение: «Касса магазина №1», «Касса офиса», «Касса склада». В каждом кассовом документе (ПКО, РКО, кассовый ордер) выбирается конкретная касса, и остатки считаются по каждой из них отдельно. Это самый надежный способ, если у каждой точки свой кассир, своя кассовая книга и свой лимит остатка.
Второй вариант — одна касса и обязательное заполнение поля «Подразделение» в документах. Он подходит, когда касса физически одна, но деньги нужно распределять по центрам ответственности в управленческом учете. Ограничение: в бухгалтерском учете остаток по счету 50 будет общим, и сверка наличных по точкам станет затруднительной.
В конфигурациях УТ 11, КА 2 и ERP действует более гибкая модель: кассы привязываются к подразделениям в карточке кассы, а движение денежных средств между кассами оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств в другую кассу» или документом перемещения ДС.
Сравнение вариантов
Подходит при нескольких торговых точках со своими кассирами. Дает точные остатки по каждой кассе, но требует дисциплины при выборе кассы в документах.
Подходит для управленческого распределения при одной физической кассе. Не дает раздельных кассовых книг и точной сверки наличных по точкам.
Подходит для розницы: выручка сначала попадает в кассу ККМ точки, затем инкассируется в операционную кассу. Требует настройки документов инкассации.
Подготовительные настройки в 1С: Бухгалтерии
В 1С: Бухгалтерии 8.3 первым делом проверьте, включен ли учет по подразделениям. Откройте «Главное» → «Учетная политика» и «Параметры учета»: на счете 50 в плане счетов должна быть включена аналитика по подразделениям, а в настройках плана счетов («Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройка плана счетов» → «Учет денежных средств») — возможность ведения учета по кассам.
Затем откройте справочник «Банк и касса» → «Кассы» и создайте отдельный элемент для каждого подразделения. В карточке кассы укажите наименование, понятное кассиру и бухгалтеру, и валюту (для рублевой кассы — RUB). Если в конфигурации доступно поле «Подразделение», заполните его сразу — это упростит отбор в отчетах.
Проверьте справочник «Подразделения»: каждая торговая точка или офис должны быть заведены как отдельные элементы с корректной иерархией. Если подразделения создавались ранее «для зарплаты», убедитесь, что используются те же элементы, иначе аналитика раздвоится.
- 1Включите учет по подразделениям в настройках плана счетов для счета 50
- 2Создайте в справочнике «Кассы» отдельную кассу для каждого подразделения
- 3Проверьте и при необходимости дополните справочник «Подразделения»
- 4Оформите тестовый ПКО и РКО по каждой кассе с указанием подразделения
- 5Сформируйте ОСВ по счету 50 с группировкой по подразделениям и сверьте остатки
Настройка касс в УТ 11, КА 2 и ERP
В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2 кассы ведутся в разделе «Казначейство» → «Настройки и справочники» → «Кассы». При создании кассы укажите организацию, подразделение и тип: операционная касса или касса ККМ. Для розничных точек обычно заводят кассу ККМ на каждую точку и одну операционную кассу на офис.
Привязка к подразделению выполняется прямо в карточке кассы — поле «Подразделение». Благодаря этому в отчетах «Ведомость по денежным средствам» и «Контроль денежных средств» остатки автоматически группируются по подразделениям, а кассир при оформлении документов видит только свою кассу, если настроены права.
Для розницы дополнительно настройте документы инкассации: «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и «Приходный кассовый ордер» в операционную кассу. Тогда выручка каждой точки сначала фиксируется в ее кассе ККМ, а затем передается в центральную кассу с корректным движением по подразделениям.
Оформление кассовых документов по подразделениям
Каждый приходный и расходный кассовый ордер должен содержать два ключевых реквизита: кассу и подразделение. В 1С: Бухгалтерии поле «Подразделение» находится в шапке документа ПКО и РКО; если оно скрыто, включите его через «Еще» → «Изменить форму». Касса выбирается в поле «Касса» и определяет субконто счета 50.
Для перемещения наличных между кассами подразделений используйте РКО с видом операции «Выдача в другую кассу» (в Бухгалтерии) или специализированные документы перемещения ДС (в УТ/КА/ERP). Не оформляйте такое перемещение двумя независимыми документами «выдали из одной кассы — приняли в другую» без связи: при расхождении во времени или сумме вы получите ложные остатки.
Настройте нумерацию и префиксы документов по подразделениям, если кассовые ордера печатаются на местах. Это упрощает аудит: по номеру ордера сразу видно, какой точке он принадлежит. Префиксы задаются в настройках нумерации документов или через префикс информационной базы и организации.
Отчеты для контроля остатков по подразделениям
Основной инструмент проверки — оборотно-сальдовая ведомость по счету 50. В настройках отчета добавьте группировку «Подразделения» и «Кассы» (субконто). Нормальный результат: остаток по каждой кассе положительный или нулевой и совпадает с фактическим наличием по данным инвентаризации.
Для кассовой дисциплины используйте отчет «Кассовая книга» — он формируется отдельно по каждой кассе, что соответствует требованию ведения кассовой книги на каждую обособленную кассу. В УТ 11 и КА 2 дополнительно доступны «Ведомость по денежным средствам» с отбором по подразделению и универсальный отчет «Контроль денежных средств», показывающий расхождения между документами и остатками.
Полезная практика — ежедневная сверка: кассир точки сдает отчет с остатком на конец дня, бухгалтер сравнивает его с остатком по кассе в программе. Расхождение даже на копейки — повод искать ошибку в конкретном документе, пока она свежая.
Как проверить результат
По каждому подразделению виден свой остаток, отрицательных остатков нет
Остаток общий без разбивки или по кассе минус
Формируется отдельно по каждой кассе, остаток на конец дня неотрицательный
Книга формируется только сводно по организации
Остаток в программе совпадает с пересчетом наличных в точке
Расхождения, которые «висят» несколько дней без объяснения
Частые ошибки и как их исправить
Самая распространенная ошибка — документы, проведенные «не по той» кассе. Кассир точки №2 оформляет ПКО на кассу офиса, и остатки по обеим точкам искажаются. Лечится настройкой прав: в УТ/КА/ERP ограничьте пользователю доступные кассы через профили групп доступа, а в Бухгалтерии — через подстановку кассы по умолчанию в настройках пользователя.
Вторая ошибка — пустое подразделение в документах. Если поле не обязательно к заполнению, часть документов уйдет «в никуда», и ОСВ по подразделениям покажет строку с пустым подразделением. Включите контроль заполнения или добавьте подразделение в настройки обязательных реквизитов.
Третья ошибка — ручные операции по счету 50 без кассовых документов. Проводки, введенные вручную, не попадают в кассовую книгу и ломают связность учета. Если такие операции уже есть, найдите их отчетом «Анализ счета» 50 с отбором по виду документа «Операция» и замените корректными ПКО/РКО.
Ограничения и когда нужна доработка
Типовые конфигурации покрывают большинство сценариев, но есть границы. В 1С: Бухгалтерии нельзя ограничить кассиру доступ к конкретной кассе штатными правами — только через RLS при наличии соответствующей поставки или доработку. Если кассиров много и риск ошибок высок, рассмотрите переход кассового блока в УТ/КА или доработку подстановки кассы по подразделению пользователя.
Еще одно ограничение — консолидированная отчетность по группе компаний. Если подразделения являются отдельными юрлицами, кассы ведутся по каждой организации отдельно, и сводную картину придется собирать внешними отчетами или в консолидирующей базе.
Перед любой доработкой сделайте резервную копию базы и протестируйте изменения на копии. Изменение аналитики счета 50 в работающей базе с историей — рискованная операция: старые документы могут потребовать перепроведения, а отчеты за прошлые периоды — пересмотра.
FAQ
Можно ли вести две кассы по одному подразделению?
Да. Количество касс не связано жестко с количеством подразделений: например, в одной точке могут быть рублевая и валютная касса или основная касса и касса для размена. Каждая заводится отдельным элементом справочника, а остатки суммируются по подразделению в отчетах.
Как перенести остаток при открытии новой кассы подразделения?
Оформите перемещение: РКО из старой кассы с операцией выдачи в другую кассу и соответствующий приход в новую. В УТ/КА/ERP используйте документ перемещения денежных средств. Не вводите остаток через «Операцию» вручную — он не отразится в кассовой книге.
Почему в ОСВ по счету 50 нет разбивки по подразделениям?
Проверьте две вещи: включен ли учет по подразделениям в настройках плана счетов и добавлена ли группировка «Подразделения» в настройках самого отчета (кнопка «Показать настройки»). Также убедитесь, что подразделение заполнено в документах — пустые значения попадают в отдельную строку.
Нужна ли отдельная кассовая книга для каждого подразделения?
Если подразделение ведет наличные расчеты и имеет свою кассу, кассовые документы по нему учитываются обособленно, и в программе кассовая книга формируется по каждой кассе отдельно. Требования к ведению кассовых документов обособленными подразделениями закреплены в указаниях Банка России о порядке ведения кассовых операций — сверьте применимый порядок с вашим главным бухгалтером.
Как ограничить кассиру видимость только его кассы?
В УТ 11, КА 2 и ERP это делается через профили групп доступа с настройкой разрешенных касс и подразделений (RLS). В 1С: Бухгалтерии штатного ограничения по кассам нет — можно задать кассу по умолчанию в персональных настройках пользователя, а жесткое ограничение потребует доработки.
Что делать, если по кассе подразделения образовался минус?
Минус означает, что расход проведен раньше прихода или документ оформлен не по той кассе. Найдите проблемный документ через «Анализ счета» 50 по этой кассе за период, проверьте хронологию приходных и расходных ордеров и исправьте дату, время или кассу в ошибочном документе. Не «закрывайте» минус ручной проводкой.
Что важно запомнить
Заведите отдельную кассу на каждое подразделение, заполняйте кассу и подразделение в каждом ПКО и РКО, перемещения оформляйте связанными документами. Контролируйте результат ОСВ по счету 50 с группировкой по подразделениям и кассовой книгой по каждой кассе, а отрицательные остатки разбирайте сразу.