Как настроить счет учета в 1С

Настройка счета учета в 1С — базовая операция, без которой невозможно корректное ведение бухгалтерского и налогового учета. От того, какие счета заведены в плане счетов и какие аналитические разрезы (субконто) на них назначены, зависит, как будут формироваться проводки, оборотно-сальдовая ведомость и регламентированная отчетность.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, ERP, Комплексная автоматизация) план счетов уже предзаполнен по Плану счетов бухгалтерского учета. Однако почти всегда требуется добавить собственные субсчета, изменить аналитику или настроить счета учета по умолчанию в номенклатуре, контрагентах и документах.

Работа ведется в двух плоскостях: настройка самого счета в плане счетов и назначение счетов учета в справочниках и документах. Ошибка в любой из них приведет к неверным проводкам, поэтому изменения нужно делать осознанно и проверять результат на тестовых документах.

Где находится план счетов и как открыть счет

В 1С:Бухгалтерии 8 план счетов открывается через меню «Главное» → «План счетов» (в некоторых релизах — «Главное» → «Настройки» → «План счетов»). В ERP и Комплексной автоматизации путь может отличаться: «Регламентированный учет» → «Настройки и справочники» → «План счетов».

Откроется список счетов с иерархией: счета первого порядка (например, 10 «Материалы») и субсчета (10.01 «Сырье и материалы»). Двойной щелчок по строке открывает карточку счета, где и выполняется вся настройка.

Предопределенные счета, поставляемые с конфигурацией, частично защищены от изменений: у них нельзя удалить код и наименование, а часть признаков заблокирована, потому что на них завязаны алгоритмы проведения документов и регламентированные отчеты. Это нормальное ограничение, а не ошибка программы.

Как создать новый субсчет

Если типовой иерархии не хватает, создайте собственный субсчет. Например, к счету 60 можно добавить субсчет для расчетов с конкретной группой поставщиков, а к 90.01 — субсчет для отдельного вида деятельности.

1. 1
   Откройте «Главное» → «План счетов».
2. 2
   Нажмите «Создать» или выделите родительский счет и нажмите «Создать субсчет».
3. 3
   Задайте код субсчета в пределах родительского счета (например, 60.21) и понятное наименование.
4. 4
   Установите признаки учета: активный/пассивный, количественный, валютный, налоговый.
5. 5
   Назначьте виды субконто и сохраните карточку.
6. 6
   Проверьте, что новый счет доступен в документах и корректно попадает в проводки.

Код субсчета должен начинаться с кода родительского счета — программа это контролирует. Наименование формулируйте так, чтобы его понимал любой бухгалтер: именно оно отображается в отчетах и проводках.

Учтите, что новый субсчет не будет автоматически подставляться в документы: типовые алгоритмы ориентированы на предопределенные счета. Подставить его можно вручную в документе или через настройку счетов учета в справочниках.

Настройка субконто и признаков учета

На закладке, отвечающей за аналитику (в карточке счета), задаются виды субконто. Например, для счета 62 типовой состав — «Контрагенты», «Договоры», «Документы расчетов с контрагентами». Для собственного субсчета состав можно задать самостоятельно, выбирая значения из списка доступных типов.

Признаки учета определяют, какие данные накапливаются на счете:

• Количественный учет — помимо суммы хранится количество (нужен для материалов, товаров, топлива).
• Валютный учет — сумма хранится также в валюте (для расчетов с нерезидентами, валютных счетов).
• Налоговый учет — по счету ведется учет для целей налога на прибыль (признак «НУ» в проводках).
• Забалансовый — счет не участвует в двойной записи (арендованные ОС, материалы на ответхранении).

Признак «Только обороты» у субконто означает, что по этому разрезу не хранятся остатки — только обороты. Он полезен для затратных счетов, где остатки по объектам аналитики не нужны, но требует понимания последствий для отчетов.

Счета учета в справочниках: номенклатура и контрагенты

Вторая часть настройки — привязка счетов к элементам справочников, чтобы документы подставляли их автоматически. В 1С:Бухгалтерии это делается через справочник «Номенклатура» (кнопка «Счета учета» в форме списка или элемента) и аналогичные механизмы для контрагентов, складов, статей затрат.

Для номенклатуры задаются счета учета запасов (10, 41, 43), счета доходов и расходов от продажи, счет НДС. Настройку можно выполнить как для конкретной позиции, так и для группы или вида номенклатуры — тогда она распространится на все входящие позиции.

Счета расчетов с контрагентами (60, 62, 76) в типовой бухгалтерии обычно подставляются из договора и вида операции документа. Проверьте настройку в разделе «Главное» → «Настройки» → «План счетов» / «Счета учета расчетов с контрагентами» либо прямо в карточке договора.

Проверка результата на тестовом документе

После любой настройки создайте тестовый документ: поступление товаров, реализацию или операцию, введенную вручную. Проведите его и откройте «Проводки» (кнопка «Дт/Кт» в форме документа).

Сверьте счета дебета и кредита, заполнение субконто, суммы по бухгалтерскому и налоговому учету. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по настроенному счету и убедитесь, что аналитика отображается в нужных разрезах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки тестового документа

Норма

Счета и субконто соответствуют задуманной схеме

Тревожный признак

Пустые субконто или не тот счет

ОСВ по счету

Норма

Остатки детализируются по нужной аналитике

Тревожный признак

Сводная сумма без детализации

Документ следующего периода

Норма

Счета подставляются автоматически из справочника

Тревожный признак

Каждый раз приходится выбирать вручную

Типичные ошибки и ограничения

Помните и об ограничениях: число видов субконто на счете ограничено (в типовом плане счетов — тремя), коды счетов должны быть уникальны, а удалить счет можно только при отсутствии по нему проводок и ссылок из документов.

Перед изменениями в рабочей базе сделайте резервную копию или сначала отработайте настройку на копии базы. Это особенно важно при изменении аналитики счетов, участвующих в закрытии месяца и расчете налога на прибыль.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить типовой предопределенный счет?

Частично. Код, наименование и ряд признаков у предопределенных счетов заблокированы, потому что на них ссылаются алгоритмы программы. Обычно доступна корректировка субконто и некоторых флагов, но безопаснее создать собственный субсчет и использовать его.

Почему новый субсчет не подставляется в документы?

Типовые механизмы подстановки ориентированы на предопределенные счета или на счета, заданные в справочниках. Укажите новый субсчет в счетах учета номенклатуры, договора или выберите его вручную в документе — программа запомнит выбор.

Что будет, если поменять субконто на счете с остатками?

Остатки по старой аналитике могут потерять детализацию или стать недоступными для корректной свертки. Перед изменением сформируйте ОСВ по счету, сохраните данные, а перенос остатков выполните операцией, введенной вручную, на новый субсчет.

Как настроить счета для отдельного склада или подразделения?

В типовых конфигурациях счета учета можно задавать в разрезе складов и организаций через соответствующие настройки в справочниках «Склады» и «Номенклатура». Если разреза недостаточно, используются отдельные субсчета или расширенные правила подстановки.

Нужен ли признак «Налоговый учет» на новом субсчете?

Если организация применяет ПБУ 18 и по счету должны отражаться данные налогового учета, признак нужно включить. Иначе суммы НУ в проводках по этому счету формироваться не будут, что исказит расчет налога на прибыль.

Можно ли удалить ошибочно созданный субсчет?

Да, если по нему нет проводок и ссылок из документов, справочников и настроек. Сначала пометьте его на удаление, затем выполните «Удаление помеченных объектов» — программа покажет, что мешает удалению, если такие ссылки есть.