Учет и Финансы · 9 мин
Как настроить кассы в 1С:Бухгалтерия
Пошаговая настройка кассовых счетов, видов оплаты и подключение ККТ в 1С:Бухгалтерия: документы, эквайринг, ошибки и проверка результата.
Кассовый учёт в 1С:Бухгалтерия строится вокруг счёта 50 «Касса» и справочников, которые определяют, как программа проводит приходные и расходные операции. Если кассы не настроены правильно, ломается всё: кассовая дисциплина, лимит остатка, отчётность и даже сверка с банком по эквайрингу.
Настройка сводится к трём блокам: создание касс (основной и дополнительных), настройка видов оплаты (наличные, эквайринг, авансы) и, при необходимости, подключение фискального регистратора или онлайн-кассы для розничной торговли. Каждый блок имеет свои нюансы, которые разберём ниже.
Инструкция написана для типовой 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0). В более ранних редакциях часть пунктов меню отличается, но логика учёта та же.
Что нужно подготовить перед настройкой
Прежде чем создавать кассы, убедитесь, что заполнена карточка организации: ИНН, КПП, система налогообложения. Эти данные подставляются в кассовые документы и кассовую книгу. Также определите, сколько касс вам реально нужно: у большинства малых компаний это одна основная касса, но при наличии обособленных подразделений или нескольких торговых точек касс может быть несколько.
Проверьте права пользователя: настройка справочников и подключаемого оборудования требует прав администратора или полных прав. Если кассовые документы вводит кассир, а настраивает систему бухгалтер, договоритесь о ролях заранее — иначе часть кнопок у пользователя будет недоступна.
Полезно заранее собрать данные для эквайринга: договор с банком, процент комиссии, расчётный счёт зачисления. Это понадобится при настройке видов оплаты.
Создание кассы организации
В типовой конфигурации основная касса создаётся автоматически при первоначальном заполнении базы. Посмотреть и добавить кассы можно через раздел «Справочники → Кассы» (в некоторых интерфейсах — «Банк и касса → Кассы организации»). Откроется список, где уже есть «Основная касса».
Для добавления новой кассы нажмите «Создать», укажите наименование (например, «Касса магазина на Ленина») и валюту учёта. Валюта по умолчанию — рубли; валютные кассы создаются только если у вас реально есть кассовые операции в валюте, что для большинства организаций неактуально.
Каждая касса ведётся на счёте 50.01 «Касса организации» с аналитикой по кассам. Это позволяет видеть остаток денег отдельно по каждой точке и контролировать кассовую дисциплину по подразделениям.
Настройка видов оплаты и эквайринга
Если вы принимаете оплату картами, настройте виды оплаты: раздел «Справочники → Виды оплат» (или через «Банк и касса»). Создайте вид оплаты с типом «Платёжная карта», укажите договор с банком-эквайером, расчётный счёт зачисления и процент комиссии.
Эквайринговые операции проводятся через счёт 57 «Переводы в пути»: деньги сначала попадают в «транзит», а после зачисления банком — на расчётный счёт за вычетом комиссии. Если комиссия указана в настройках, программа может автоматически рассчитывать её при проведении документа «Операция по платёжной карте».
Проверьте, что в карточке договора эквайринга правильно указан счёт учёта комиссии — обычно 91.02 или прочие расходы, в зависимости от вашей учётной политики. Ошибка здесь приведёт к некорректному распределению расходов.
Сравнение вариантов
Подходит для ИП и малых компаний с одним офисом. Минимум настройки, вся отчётность в одном месте.
Нужно при обособленных подразделениях или нескольких торговых точках. Требует контроля остатков по каждой кассе отдельно.
Для торговли с пробитием чеков через 1С. Требует настройки склада-магазина и подключения ККТ.
Кассовые документы: ПКО и РКО
Приход денег оформляется документом «Поступление наличных» (ПКО), расход — «Выдача наличных» (РКО). Оба находятся в разделе «Банк и касса → Кассовые документы». При создании документа выберите вид операции: оплата от покупателя, возврат поставщику, выдача подотчёт, зарплата и т.д. От вида операции зависят счета проводок.
Обратите внимание на нумерацию: ПКО и РКО нумеруются сквозной нумерацией в пределах дня или года в зависимости от настроек. Перенумерация документов задним числом — частая причина расхождений с кассовой книгой, поэтому меняйте номера только при реальной необходимости.
Кассовая книга формируется автоматически: «Банк и касса → Кассовая книга». Она строится по проведённым ПКО и РКО, поэтому если документ не проведён или проведён не той датой — в книге его не будет или он попадёт не в тот лист.
Подключение онлайн-кассы (ККТ) для розницы
Если вы пробиваете чеки непосредственно из 1С, нужно подключить фискальный регистратор. Перейдите в «Администрирование → Подключаемое оборудование», включите использование оборудования, затем в списке «Подключаемое оборудование» создайте новое устройство типа «ККТ с передачей данных» или «Фискальный регистратор».
Выберите драйвер — для большинства онлайн-касс подходят драйверы АТОЛ или ШТРИХ-М, которые нужно предварительно установить на компьютер. После выбора драйвера нажмите «Настроить», укажите COM-порт или сетевой адрес кассы и выполните «Тест устройства». Успешный тест — обязательное условие перед началом работы.
Для розничных продаж также настройте склад с типом «Розничный магазин» (АТТ) или «Неавтоматизированная торговая точка» (НТТ) и укажите его в документах «Чек ККМ» или «Отчёт о розничных продажах».
- 1Установите драйвер кассы на компьютер кассира
- 2Включите «Подключаемое оборудование» в разделе «Администрирование»
- 3Создайте устройство типа «ККТ с передачей данных» и выберите драйвер
- 4Укажите порт подключения и параметры в настройках драйвера
- 5Выполните «Тест устройства» и пробейте тестовый чек
- 6Проверьте, что чек ушёл в ОФД и отразился в личном кабинете
Проверка результата и контроль остатков
После настройки проведите контрольный цикл: создайте тестовый ПКО, РКО и, при наличии ККТ, чек. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 с детализацией по кассам — остатки должны совпадать с фактическими деньгами.
Настройте контроль лимита остатка кассы, если он у вас установлен. 1С не блокирует превышение лимита автоматически, но бухгалтер может отслеживать его по кассовой книге и ОСВ. Превышение лимита — нарушение кассовой дисциплины со стороны налоговой.
Как проверить результат
Остаток совпадает с фактическими деньгами в кассе
Расхождения или отрицательный остаток
Все ПКО и РКО попали в листы нужной датой
Пропуски номеров, документы не той датой
Суммы закрываются после зачисления банком
Висящие остатки на 57 счёте неделями
Чек пробит, данные в ОФД
Ошибка драйвера или чек не ушёл в ОФД
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — документы, введённые «задним числом» без перепроведения последующих. Это ломает нумерацию кассовой книги и остатки. Если нужно вставить документ прошлым числом, после этого перепроведите все кассовые документы за период.
Вторая ошибка — использование одного вида операции «Прочее поступление» для всего подряд. Это искажает аналитику и затрудняет сверку. Используйте корректные виды операций: программа сама подставит правильные счета.
Что важно запомнить
Настройка касс — это создание касс в справочнике, корректные виды оплаты и эквайринг, правильные виды операций в ПКО/РКО и тестирование ККТ до начала работы. Завершайте настройку контрольной сверкой ОСВ по счёту 50 с фактическими остатками.
Частые вопросы
Можно ли вести несколько касс у одной организации?
Да. Создайте дополнительные кассы в справочнике «Кассы организации» и выбирайте нужную в каждом документе. ОСВ по счёту 50 покажет остатки по каждой кассе отдельно, что удобно для контроля обособленных точек.
Обязательно ли подключать ККТ к 1С:Бухгалтерия?
Нет. Если чеки пробиваются на автономной кассе, в 1С достаточно в конце дня оформлять «Отчёт о розничных продажах» по Z-отчёту. Прямое подключение нужно, когда чек должен формироваться из программы.
Почему кассовая книга не совпадает с документами?
Чаще всего причина — непроведённые документы, документы с неверной датой или ручная перенумерация. Проверьте журнал кассовых документов, перепроведите их за период и сформируйте книгу заново.
Как отразить комиссию банка по эквайрингу?
Укажите процент комиссии в виде оплаты эквайринга. При зачислении денег документ «Поступление на расчётный счёт» с видом «Поступления от продаж по платёжным картам» автоматически разделит сумму на зачисление и комиссию, отнеся её на счёт расходов из настроек.
Что делать, если тест устройства ККТ выдаёт ошибку?
Проверьте, что драйвер установлен и касса видна в его собственной утилите настройки, затем сверьте порт и параметры подключения в 1С. Если в утилите драйвера касса работает, а в 1С нет — проблема в выбранной версии драйвера или правах пользователя.