Учет и Финансы · 10 мин
Как начислить авансы в 1С
Как начислить авансы в 1С: аванс по зарплате, авансы поставщикам и от покупателей, счета-фактуры на аванс, проводки и типичные ошибки. Пошаговая инструкция.
Термин «аванс» в 1С встречается в трёх разных учётных контурах, и прежде чем нажимать кнопки, нужно понять, о каком авансе идёт речь. Это может быть аванс по заработной плате сотрудникам (выплата за первую половину месяца), предоплата поставщику по договору или аванс, полученный от покупателя. Каждый сценарий оформляется своими документами и порождает свои проводки.
Материал ориентирован на типовые конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1). В отраслевых и самописных решениях названия документов могут отличаться, но логика учёта сохраняется.
Главный принцип: аванс — это не расход и не доход, а расчётная операция. В бухгалтерском учёте он отражается на счетах расчётов (60.02, 62.02, 70), а закрывается при отгрузке, поставке или окончательном расчёте за месяц. Ошибка на этапе начисления аванса приводит к зависшим остаткам и искажению НДС.
Определите, какой аванс нужно начислить
Прежде всего зафиксируйте хозяйственную ситуацию. Если сотруднику нужно выплатить деньги за отработанную первую половину месяца — это аванс по зарплате, он регулируется трудовым законодательством и внутренними документами организации. Если компания перечисляет деньги поставщику до поставки — это выданный аванс (счёт 60.02). Если деньги пришли от покупателя до отгрузки — это полученный аванс (счёт 62.02), и с него, как правило, возникает обязанность начислить НДС.
От этого выбора зависит набор документов, проводки и налоговые последствия. Ниже каждый сценарий разобран отдельно.
Как выбрать сценарий
Начисление аванса по зарплате в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом аванс за первую половину месяца начисляется документом «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Документ рассчитывает сумму исходя из фактически отработанного времени с 1 по 15 число и плановых начислений сотрудника — оклада, надбавок, доплат. Проверьте, что в настройках учётной политики способ выплаты аванса соответствует принятому в организации: расчёт за первую половину месяца, фиксированная сумма или процент от оклада.
После проведения документа программа автоматически исчисляет НДФЛ с аванса — с даты выплаты дохода. Далее создаётся ведомость на выплату (в банк, кассу или через зарплатный проект) со ссылкой на документ начисления. Признак корректного заполнения: в ведомости сумма к выплате равна начисленному авансу за минусом удержанного НДФЛ, а колонка НДФЛ заполнена.
- 1Проверьте в настройках учетной политики способ расчета аванса
- 2Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» и заполните его по кнопке «Заполнить»
- 3Проверьте отработанное время и суммы по спорным сотрудникам (отпуска, больничные, приемы в середине периода)
- 4Проведите документ и убедитесь, что НДФЛ исчислен
- 5Создайте ведомость на выплату со ссылкой на начисление и проверьте сумму к выплате
Аванс по зарплате в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии отдельного документа начисления аванса нет: аванс выплачивается ведомостью (документы «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу») с переключателем «Аванс», а расход на оплату труда признается один раз — при начислении зарплаты за месяц документом «Начисление зарплаты». Это важно понимать: проводка Дт 70 Кт 51 (50) по авансу не формирует затрат, она лишь уменьшает задолженность перед сотрудником.
Если зарплатный учёт ведётся в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружаются только проводки, аванс придёт синхронизацией вместе с ведомостями. Не создавайте в Бухгалтерии дублирующие ручные операции по счёту 70 — это классическая причина расхождений при сверке.
Аванс поставщику: оплата и зачёт
Предоплата поставщику оформляется документом «Списание с расчетного счета» (или «Расходный кассовый ордер») с видом операции «Оплата поставщику». Критично правильно заполнить договор и, если ведётся учёт по документам расчётов, не указывать документ расчётов вручную — программа отнесёт сумму на счёт 60.02 «Расчеты по авансам выданным» автоматически, пока нет отгрузки для зачёта.
Зачёт аванса происходит при проведении документа «Поступление (акты, накладные)»: программа автоматически закрывает аванс на сумму поставки проводкой Дт 60.01 Кт 60.02. Если после поставки на 60.02 осталась сумма, а по договору долга нет — проверьте, не завёлся ли дубль договора или не разошлись ли документы расчётов.
Как проверить авансы поставщикам
Остатки соответствуют незакрытым предоплатам по договорам
Остатки висят по договорам, по которым поставка уже произошла
Нет одновременного развернутого сальдо на 60.01 и 60.02 по одному договору
Одновременно числятся и долг, и аванс — зачет не сработал
Один договор на всю цепочку оплат и поставок
Созданы дубли договоров, суммы разнесены между ними
Аванс от покупателя и НДС
Поступление предоплаты от покупателя оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя». Сумма попадает на счёт 62.02 «Расчеты по авансам полученным». Если организация — плательщик НДС, с полученного аванса нужно начислить налог: на основании платёжного документа создаётся «Счет-фактура выданный (на аванс)», который формирует проводку Дт 76.АВ Кт 68.02 и запись в книгу продаж.
При последующей отгрузке аванс зачитывается (Дт 62.02 Кт 62.01), а НДС с аванса принимается к вычету через документ «Формирование записей книги покупок». Пропуск счёта-фактуры на аванс — распространённая ошибка, которая занижает НДС к уплате и выявляется при камеральных проверках.
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с авансами возникает не из-за сложности учёта, а из-за нарушения последовательности документов. Ниже — ошибки, которые чаще всего приводят к зависшим остаткам и налоговым рискам.
Регулярная профилактика — это ежемесячная сверка ОСВ по счетам 60, 62 и 76.АВ, а также проверка отчёта «Анализ незачтенных авансов» или аналогичных обороток по субсчетам. Чем раньше обнаружено зависшее сальдо, тем проще его исправить документами текущего периода.
Как проверить результат
После начисления аванса убедитесь, что учёт сформировался корректно. Для зарплатного аванса откройте расчётный листок сотрудника: выплата за первую половину месяца должна быть видна отдельной строкой, а НДФЛ — исчислен с правильной датой. Для авансов контрагентам сформируйте ОСВ по счетам 60.02 и 62.02 и сопоставьте остатки с реальными незакрытыми предоплатами.
По НДС проверьте книгу продаж: в ней должны быть записи по счетам-фактурам на аванс за период, а после отгрузки — соответствующие вычеты в книге покупок. Расхождение между остатком 62.02 и базой по НДС с авансов (76.АВ) — сигнал, что часть счетов-фактур не выставлена.
Что важно запомнить
Аванс по зарплате начисляется в ЗУП отдельным документом, в Бухгалтерии — только выплачивается ведомостью. Авансы контрагентам оформляются банковскими документами и зачитываются автоматически при поставке или отгрузке. С полученных авансов начисляйте НДС через счет-фактуру на аванс. Не используйте ручные проводки по счетам расчетов — это главный источник ошибок.
Частые вопросы
Можно ли выплатить аванс по зарплате без документа начисления в ЗУП?
Технически ведомость создать можно, но тогда НДФЛ с выплаты не будет исчислен корректно, а отчёт 6-НДФЛ покажет расхождения. Правильный путь — сначала «Начисление за первую половину месяца», затем ведомость на его основании.
Почему аванс поставщику не зачёлся при поступлении товара?
Чаще всего причины три: в оплате и поступлении указаны разные договоры, ведётся учёт по документам расчётов и документы не связаны, либо аванс был внесён ручной операцией. Сверьте анализ счёта 60 по контрагенту и приведите документы к одному договору.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на аванс, если отгрузка будет в том же квартале?
Общее правило требует начислить НДС с аванса в периоде его получения. Существует позиция, что при отгрузке в том же налоговом периоде можно не выставлять авансовый счёт-фактуру, но она несёт риски претензий. Безопасный вариант — выставлять счёт-фактуру на каждый аванс и принимать налог к вычету при отгрузке.
Как начислить аванс сотруднику, принятому в середине первой половины месяца?
Документ «Начисление за первую половину месяца» в ЗУП рассчитает сумму пропорционально фактически отработанному времени с даты приёма. Проверьте, что кадровый приказ о приёме проведён и график работы сотруднику назначен, — иначе сотрудник не попадёт в заполнение документа.
Что делать, если в закрытом периоде обнаружен лишний аванс?
Не редактируйте документы закрытого периода, по которому сдана отчётность. Сделайте резервную копию базы, проанализируйте причину через отчёты по счетам расчётов и оформите исправление документами текущей датой. Если ошибка влияет на сданную декларацию по НДС, потребуется уточнённая декларация.
Можно ли начислять аванс фиксированной суммой, а не расчётом?
Да, в настройках учётной политики ЗУП способ выплаты аванса можно установить как фиксированную сумму или процент от тарифа. Учтите, что при таком способе программа не пересчитывает аванс по фактически отработанному времени, и при длительных отсутствиях сотрудника возможна переплата, которую придётся удерживать при окончательном расчёте.