Как оформить покупку основного средства в 1С

Покупка основного средства (ОС) — станка, компьютера, автомобиля или мебели — в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляется в два этапа: сначала поступление объекта на счет 08, затем принятие его к учету на счет 01. Если пропустить второй шаг, объект не попадет в состав основных средств, амортизация не начнется, а имущество зависнет на счете капитальных вложений.

Ошибки в этой цепочке — одни из самых частых в учете ОС: неверно выбранный способ отражения расходов по амортизации, неправильная амортизационная группа, дублирование документов «Поступление» и «Принятие к учету ОС» вручную. Ниже разобран полный порядок действий на примере типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3, включая вариант с модернизированным интерфейсом, где обе операции выполняются одним документом.

Инструкция подходит для объектов стоимостью выше лимита, установленного учетной политикой организации (в бухгалтерском учете лимит организация задает сама, в налоговом учете действует порог 100 000 рублей). Объекты дешевле лимита в налоговом учете списываются в расходы сразу, и оформлять их как полноценное ОС не нужно.

Что подготовить перед оформлением покупки ОС

До ввода документов убедитесь, что в программе заполнены базовые настройки. Откройте учетную политику организации (раздел «Главное» — «Учетная политика») и проверьте способ начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете, а также лимит стоимости ОС. От этих настроек зависит, какие проводки сформирует программа.

Проверьте справочник «Способы отражения расходов» (раздел «Справочники»): там должен быть элемент, определяющий счет затрат для амортизации — например, 25 для производственного оборудования, 26 для офисной техники, 44 для торговых организаций. Если подходящего способа нет, создайте его заранее, иначе при принятии к учету придется прерываться.

Также подготовьте первичные документы поставщика: накладную или УПД, акт ввода в эксплуатацию (если он оформляется отдельно), счет-фактуру. Данные из них — номер, дата, стоимость, ставка НДС — понадобятся при заполнении. Для объектов, требующих монтажа (например, станок с установкой), дополнительно понадобятся документы на монтажные работы.

Шаг 1. Оформляем поступление основного средства

Откройте раздел «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте новый документ. В поле вида операции выберите «Основные средства», если объект не требует монтажа, или «Оборудование», если перед вводом в эксплуатацию нужны монтажные работы. От этого выбора зависит счет учета: «Оборудование» попадет на счет 07, а при принятии к учету потребуется указать передачу в монтаж.

Заполните шапку документа: контрагента, договор, номер и дату входящего документа. В табличной части добавьте новый элемент справочника «Основные средства» — укажите наименование объекта так, чтобы его было легко найти (например, «Станок токарный 16К20, зал №2»). Инвентарный номер на этом этапе можно не заполнять — программа присвоит его при принятии к учету.

Укажите количество, цену и ставку НДС. Если поставщик выдал счет-фактуру, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа или отдельным документом «Счет-фактура полученный». Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт»): должна быть проводка Дт 08.04 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.01 Кт 60.01 на сумму налога.

Если оборудование требует монтажа

При виде операции «Оборудование» объект сначала приходуется на счет 07. Затем стоимость монтажных работ оформляется отдельным поступлением услуг с отнесением на счет 08.04, а само оборудование передается в монтаж документом «Передача оборудования в монтаж» (раздел «ОС и НМА»). Только после этого объект можно принимать к учету — в стоимость ОС войдут и цена оборудования, и затраты на монтаж.

Шаг 2. Принимаем ОС к учету

Перейдите в раздел «ОС и НМА» — «Принятие к учету ОС» и создайте документ. Самый надежный способ — нажать кнопку создания на основании документа поступления: тогда объект, контрагент и стоимость подтянутся автоматически, и риск расхождения сумм исключается.

На закладке «Основные средства» проверьте объект. На закладке «Бухгалтерский учет» укажите: способ начисления амортизации (обычно линейный), счет учета 01.01, счет амортизации 02.01, способ отражения расходов из подготовленного справочника и срок полезного использования в месяцах. Срок определяется по классификатору ОС и амортизационной группе объекта.

На закладке «Налоговый учет» задайте срок полезного использования для налогового учета — он может отличаться от бухгалтерского. Если применяется амортизационная премия, укажите ее процент и счет отражения. После проведения проверьте движения: Дт 01.01 Кт 08.04 на первоначальную стоимость.

1. 1
   Проверьте учетную политику и справочник способов отражения расходов
2. 2
   Создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Основные средства» или «Оборудование»
3. 3
   Зарегистрируйте счет-фактуру поставщика
4. 4
   Проведите поступление и проверьте проводки Дт 08.04 Кт 60.01
5. 5
   Создайте «Принятие к учету ОС» на основании поступления
6. 6
   Заполните срок полезного использования и способ отражения амортизации
7. 7
   Проведите и проверьте проводку Дт 01.01 Кт 08.04
8. 8
   В следующем месяце выполните «Закрытие месяца» и проверьте начисление амортизации

Шаг 3. Проверяем НДС и оплату поставщику

НДС по приобретенному ОС принимается к вычету в общем порядке — после того как объект принят на учет и получен корректный счет-фактура. Запись в книгу покупок формируется документом «Формирование записей книги покупок» при регламентных операциях по НДС в конце квартала. Убедитесь, что счет-фактура зарегистрирован именно на поступление ОС, а не введен отдельно без связи с документом.

Оплата поставщику оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику». После проведения задолженность по счету 60.01 закроется на счет 60.02 (или наоборот, если оплата была авансом — тогда аванс зачтется при поступлении). Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60: развернутого сальдо по этому поставщику быть не должно.

Как проверить, что все оформлено правильно

Первый контроль — оборотно-сальдовая ведомость по счету 08.04 после принятия к учету: остатка по купленному объекту быть не должно. Если сумма «висит», значит, принятие к учету не проведено или в нем указана другая сумма, чем в поступлении.

Второй контроль — инвентарная картотека: откройте карточку основного средства из справочника и убедитесь, что заполнены инвентарный номер, дата принятия к учету, первоначальная стоимость и срок полезного использования. Третий контроль — выполните «Закрытие месяца» за месяц, следующий за месяцем ввода в эксплуатацию, и проверьте операцию «Амортизация и износ основных средств»: по объекту должна появиться проводка Дт счета затрат Кт 02.01.