Как изъять деньги из кассы в 1С: все способы и документы

Изъятие наличных из кассы в 1С — это всегда расходная кассовая операция, которая оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (РКО). В зависимости от цели изъятия — сдача выручки в банк, выдача под отчёт, оплата поставщику, зарплата — в РКО выбирается соответствующий вид операции, и от этого зависят проводки и аналитика учёта.

Ошибка в выборе вида операции — самая частая причина расхождений в учёте: деньги физически ушли из кассы, а в программе они «повисли» на неправильном счёте. Поэтому важно не просто провести документ, а понимать, какую хозяйственную операцию вы отражаете.

Ниже разобраны все типовые сценарии изъятия наличных в 1С:Бухгалтерии 8.3, порядок оформления каждого документа, контроль остатка по кассе и типичные ошибки. Инструкции применимы и к другим конфигурациям на платформе 1С:Предприятие 8.3, где есть кассовые документы.

Какие документы используются для изъятия денег из кассы

Основной инструмент — документ «Расходный кассовый ордер». Он находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы», кнопка «Расход» или «Создать» → «Расходный кассовый ордер». Один документ покрывает все сценарии за счёт поля «Вид операции».

Дополнительные документы, связанные с изъятием наличных:

• «Выдача наличных в банк» (инкассация) — в некоторых конфигурациях оформляется отдельным документом «Расходный кассовый ордер» с видом «Инкассация» или «Сдача наличных в банк», отражая деньги «в пути» на счёте 57 «Переводы в пути»;
• «Авансовый отчёт» — не изымает деньги сам по себе, но закрывает выдачу под отчёт, оформленную РКО;
• «Зарплата к выплате» / «Ведомость в кассу» — основание для РКО при выплате зарплаты наличными;
• «Кассовая книга» — отчёт, в котором отражаются все РКО за день; используется для проверки, а не для проведения операций.

Как оформить расходный кассовый ордер: базовая процедура

Общий порядок одинаков для всех видов операций. Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы», нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер». Заполните обязательные поля:

1. Организация — если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам;
2. Вид операции — определяет счёт дебета и состав остальных полей;
3. Сумма — сумма выдачи в рублях;
4. Получатель — контрагент, сотрудник или банк в зависимости от вида операции;
5. Основание / Выдать / Приложение — текстовые реквизиты для печатной формы КО-2: кому выдано, на каком основании, какой документ приложен;
6. Номер и дата — программа подставляет автоматически, нумерация РКО должна быть сквозной в течение года.

После заполнения нажмите «Провести». Проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт» — показать проводки документа. Для печати унифицированной формы КО-2 используйте кнопку «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)».

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Создайте «Расходный кассовый ордер» и выберите вид операции по цели изъятия
3. 3
   Заполните сумму, получателя и текстовые реквизиты для печатной формы
4. 4
   Проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»
5. 5
   Проведите документ и распечатайте форму КО-2 для подписи
6. 6
   Сверьте остаток по кассе с фактическими наличными в конце дня

Сдача выручки в банк и инкассация

Самый частый сценарий изъятия — сдача торговой выручки в банк. В 1С:Бухгалтерии создайте РКО с видом операции «Сдача наличных в банк». Укажите расчётный счёт организации, на который зачислятся деньги, и сумму.

Если деньги сдаются через инкассаторов или вечернюю кассу и зачисляются на счёт не в тот же день, корректнее использовать вид операции «Инкассация»: проводка будет Дт 57.02 «Приобретение иностранной валюты» / Дт 57 «Переводы в пути» — Кт 50.01. Когда выписка банка подтвердит зачисление, документ «Поступление на расчётный счёт» с видом «Инкассация» закроет счёт 57: Дт 51 — Кт 57.

Если использовать обычную сдачу в банк сразу на счёт 51, а зачисление произойдёт позже, между кассовым и банковским учётом возникнет временное расхождение. Для крупной розницы с ежедневной инкассацией это критично, для разовой сдачи — допустимо упростить.

Сравнение вариантов сдачи выручки

Сдача наличных в банк (Дт 51 — Кт 50)

Подходит, когда деньги зачисляются на счёт в тот же день. Ограничение: при задержке зачисления возникает расхождение с выпиской.

Инкассация через счёт 57

Подходит при сдаче через инкассаторов, банкоматы и вечерние кассы. Требует второго документа — поступления на расчётный счёт по выписке.

Выдача подотчётному лицу

Используется, только если сотрудник сам относит деньги в банк как подотчётное лицо. Не заменяет инкассацию и требует последующего авансового отчёта.

Выдача денег под отчёт сотруднику

Для выдачи наличных на хозяйственные нужды, командировку или покупку материалов создайте РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». В поле «Получатель» выберите сотрудника из справочника «Физические лица». Проводка: Дт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — Кт 50.01.

Обратите внимание на ограничения. Выдача новой суммы под отчёт при незакрытом предыдущем авансе — нарушение кассовой дисциплины. Перед выдачей проверьте задолженность сотрудника: отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» с отбором по физлицу. Если есть дебетовое сальдо — сначала потребуйте авансовый отчёт или возврат денег.

Закрывается выдача документом «Авансовый отчёт», в котором сотрудник отчитывается чеками и счетами. Неизрасходованный остаток возвращается в кассу приходным кассовым ордером с видом «Возврат от подотчётного лица».

Оплата поставщику и другие виды операций

Для наличной оплаты поставщику используйте вид операции «Оплата поставщику»: укажите контрагента, договор и при необходимости документ расчётов. Проводка: Дт 60.01 — Кт 50.01. Помните про ограничение наличных расчётов между юридическими лицами — оно действует в рамках одного договора и установлено указанием Центрального банка.

Другие виды операций РКО:

• Выплата заработной платы — по ведомости или разовая, Дт 70 — Кт 50;
• Возврат покупателю — при возврате наличной оплаты по чеку, Дт 62 или 90 — Кт 50 в зависимости от методики учёта;
• Взнос учредителю / выдача займа — Дт 58 или 75 — Кт 50;
• Прочий расход — ручной выбор счёта дебета для нетиповых ситуаций.

Изъятие выручки из кассы ККТ в розничных конфигурациях

В 1С:Рознице и Управлении торговлей есть отдельная операция «Выемка денежных средств из кассы ККТ» (раздел «Продажи» или «Касса»). Она фиксирует частичное изъятие наличных из денежного ящика кассы в течение смены — например, когда накопилась крупная сумма и её передают в главную кассу.

Выемка уменьшает остаток кассы ККТ, но не является самостоятельной бухгалтерской операцией: итоговое изъятие в главную кассу оформляется при закрытии кассовой смены документом «Отчёт о розничных продажах» и последующими кассовыми документами. Не путайте выемку с РКО — это операции разных уровней.

Как проверить результат и остаток кассы

После проведения РКО убедитесь, что остаток по кассе уменьшился корректно. Основной инструмент — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Отчёты») по счёту 50.01 за текущий день. Сальдо на конец дня должно совпадать с фактическим количеством наличных в кассе.

Дополнительно сформируйте «Кассовую книгу» (раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга»): в ней должны присутствовать все приходные и расходные ордера за день с правильными номерами и без пропусков в нумерации. Красный (отрицательный) остаток по кассе — признак ошибки: либо расход проведён раньше прихода, либо документ продублирован.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50.01 в ОСВ

Норма

Совпадает с фактическими наличными в кассе

Тревожный признак

Расхождение или отрицательное сальдо — ищите дубли или непроведённые приходники

Проводки РКО (кнопка Дт/Кт)

Норма

Кредит 50.01, дебет соответствует цели выдачи (51, 57, 60, 71)

Тревожный признак

Дебет не тот счёт — неверно выбран вид операции

Кассовая книга за день

Норма

РКО присутствует, нумерация сквозная, остатки неотрицательные

Тревожный признак

Пропуски номеров или минусовой остаток на конец дня

Счёт 57 при инкассации

Норма

Сальдо закрывается после поступления выписки банка

Тревожный признак

Сумма «зависла» на 57 счёте — нет документа поступления на расчётный счёт

Типичные ошибки при изъятии денег из кассы

Большинство проблем возникает не из-за самой операции, а из-за неверного выбора вида операции или нарушения последовательности документов. Ниже — то, что встречается чаще всего.

Если ошибка обнаружена в текущем периоде, исправьте вид операции прямо в документе и перепроведите его. Если период закрыт и отчётность сдана — согласуйте исправление с главным бухгалтером: может потребоваться корректирующий документ, а не правка «задним числом».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изъять деньги из кассы без расходного кассового ордера?

Нет. Любая выдача наличных из кассы организации оформляется РКО — это требование порядка ведения кассовых операций. В 1С альтернативный документ не предусмотрен: даже выемка из кассы ККТ в рознице в итоге отражается через кассовые документы при закрытии смены.

Что делать, если остаток по кассе в 1С стал отрицательным?

Сформируйте ОСВ по счёту 50.01 за день возникновения минуса и найдите РКО, проведённый раньше соответствующего прихода. Обычно помогает изменение времени документа внутри дня, восстановление пропущенного приходного ордера или удаление дубля расхода.

Как отразить изъятие денег учредителем на личные нужды?

Это не расход организации. В зависимости от ситуации используют вид операции «Возврат займа учредителю», выплату дивидендов или выдачу займа учредителю. Безвозмездное изъятие без документов создаёт налоговые риски — порядок оформления определяет бухгалтер.

Чем выемка из кассы ККТ отличается от расходного кассового ордера?

Выемка — операция внутри кассовой смены в розничных конфигурациях: деньги перемещаются из денежного ящика кассы ККТ, но остаются в кассе организации. РКО — бухгалтерский документ, который уменьшает остаток по счёту 50 и оформляет передачу денег из кассы дальше: в банк, подотчётному лицу или поставщику.

Нужно ли распечатывать РКО, если учёт ведётся в 1С?

Кассовые документы могут оформляться в электронном виде при соблюдении условий хранения и подписания, но на практике большинство организаций печатает форму КО-2 для подписи кассиром, получателем и главным бухгалтером. Порядок закрепляется в учётной политике организации.