Как добавить статью движения денежных средств в 1С:Бухгалтерии

Статья движения денежных средств (ДДС) — это аналитический разрез, по которому в 1С:Бухгалтерии группируются поступления и платежи. Без корректно заполненного справочника статей отчет о движении денежных средств формируется с пустыми или «размытыми» строками, а руководитель не видит, откуда приходят и куда уходят деньги. Поэтому при появлении нового вида операций — например, займов, лизинговых платежей или нового направления продаж — в справочник нужно добавить соответствующую статью.

Справочник «Статьи движения денежных средств» типовой: он есть и в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0, и в более ранних редакциях. Добавление статьи занимает пару минут, но важно правильно указать вид движения — от него зависит, в какой раздел отчета ОДДС попадет сумма. Ошибка на этом этапе не ломает учет, но искажает управленческую и бухгалтерскую отчетность.

Ниже разобран полный порядок действий: где находится справочник, как создать статью, какой вид движения выбрать, как привязать статью к документам и как проверить, что она корректно отражается в отчетах.

Где находится справочник статей ДДС

В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 справочник открывается через главное меню: Справочники → Банк и касса → Статьи движения денежных средств. В некоторых настройках интерфейса путь выглядит как «Справочники → Деньги → Статьи движения денежных средств» — состав разделов зависит от включенных функциональных опций.

Если пункта нет в меню, проверьте, что в настройках функциональности (Администрирование → Функциональность) включен учет денежных средств. Также справочник можно открыть прямо из документа: в любом платежном поручении или приходном кассовом ордере поле «Статья движения денежных средств» позволяет перейти к списку и создать новый элемент.

В типовой конфигурации справочник уже содержит предопределенные статьи: «Поступления от покупателей», «Оплата поставщикам», «Расчеты по налогам и сборам» и другие. Перед созданием новой статьи убедитесь, что подходящая еще не существует — дубли затрудняют анализ отчетов.

Как создать новую статью: пошаговый порядок

Откройте справочник и нажмите кнопку «Создать». Форма нового элемента содержит немного полей, но каждое влияет на дальнейший учет.

1. 1
   Откройте: Справочники → Банк и касса → Статьи движения денежных средств
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите понятное наименование, например «Лизинговые платежи»
3. 3
   В поле «Вид движения денежных средств» выберите значение из предопределенного списка
4. 4
   При необходимости добавьте описание в поле «Комментарий»
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что статья появилась в списке

Поле «Наименование» заполняйте так, чтобы статью было легко найти в списке и понятно прочитать в отчете. Избегайте сокращений вроде «Расч. по кр.» — в ОДДС такие строки выглядят непонятно. Оптимальный формат: сущность операции, например «Проценты по кредитам» или «Возвраты покупателям».

Поле «Вид движения денежных средств» — самое важное. Это предопределенный перечисляемый список, который определяет, в какой раздел отчета ОДДС попадет сумма: текущие (операционные), инвестиционные или финансовые операции. Сам список видов расширить нельзя — он зашит в конфигурацию, поэтому выбирайте ближайший по смыслу.

Как выбрать вид движения денежных средств

Вид движения связывает вашу произвольную статью с формой бухгалтерской отчетности № 4. Принцип выбора простой: определите, к какому типу деятельности относится операция.

Спорные ситуации возникают, например, с процентами по кредитам: по правилам РСБУ их чаще относят к текущим операциям, хотя сами кредиты — к финансовым. Лизинговые платежи обычно разделяют: основная часть долга — финансовые операции, процентная часть — текущие. Если организация формирует ОДДС, порядок классификации закрепите в учетной политике и придерживайтесь его единообразно.

Маршрут решения

Как выбрать вид движения

Операция связана с основной деятельностью: продажи, закупки, налоги, зарплатаВыбирайте вид из группы текущих операций

Операция связана с покупкой или продажей внеоборотных активовВыбирайте вид из группы инвестиционных операций

Операция связана с привлечением или возвратом заемного и собственного капиталаВыбирайте вид из группы финансовых операций

Не можете отнести операцию к одной группеИспользуйте вид «Прочие платежи по текущим операциям» и зафиксируйте решение в учетной политике

Как привязать статью к документам

Статья ДДС указывается в каждом документе, который отражает движение денег: «Списание с расчетного счета», «Поступление на расчетный счет», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», а также в операциях по платежным картам и эквайрингу.

В документе поле называется «Статья движения денежных средств» и обычно находится на закладке с реквизитами платежа либо в табличной части «Расшифровка платежа». Если платеж разбивается на несколько назначений — например, часть суммы идет поставщику, часть является возвратом займа, — каждой строке табличной части назначается своя статья.

Чтобы не выбирать статью вручную каждый раз, настройте автоподстановку. В документах оплаты поставщикам и поступлений от покупателей программа подставляет статью из настроек по умолчанию, если она задана в информационной базе. Проверьте также настройки обмена с клиент-банком: при загрузке выписок статья может заполняться по правилам, заданным для видов операций.

Если документы загружаются из клиент-банка без статей ДДС, проще доработать правила загрузки по видам операций, чем вручную исправлять сотни документов задним числом. Проверьте несколько выписок после настройки на тестовом периоде.

Проверка: как убедиться, что статья работает

После создания статьи и проведения документов с ней сформируйте отчет: Руководителю → Движение денежных средств (анализ за период) или стандартный отчет «Анализ движения денежных средств». Новая статья должна появиться отдельной строкой с суммой за период.

Для проверки попадания в регламентированную отчетность сформируйте отчет о движении денежных средств (форма № 4) через «Отчеты → Регламентированные отчеты». Сумма по статье должна попасть в строку, соответствующую выбранному виду движения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статья в справочнике

Норма

Статья есть в списке, заполнен вид движения

Тревожный признак

Статья создана без вида движения — отчеты сгруппируют ее некорректно

Документ за период

Норма

В документе заполнено поле «Статья ДДС», документ проведен

Тревожный признак

Поле пустое — сумма попадет в нераспределенные обороты

Отчет «Анализ ДДС»

Норма

Статья видна отдельной строкой с верной суммой

Тревожный признак

Суммы нет или она в группе «прочее»

ОДДС (форма № 4)

Норма

Сумма попала в нужный раздел отчета

Тревожный признак

Сумма в неподходящем разделе — ошибочно выбран вид движения

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают не при создании статьи, а при ее использовании. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.

Отдельное ограничение: список видов движения закрыт для редактирования в типовой конфигурации. Если нужна детализация глубже, чем дает справочник, используйте группы статей (справочник иерархический) — создайте папку, например «Расчеты по кредитам», и внутри нее статьи «Получение кредита», «Погашение кредита», «Проценты по кредиту».

Ответы на частые вопросы

Можно ли добавить свой вид движения денежных средств?

Нет, перечень видов движения предопределен в конфигурации и не расширяется пользовательскими средствами. Если нужной детализации не хватает, создавайте отдельные статьи или группы статей внутри существующего вида — в отчетах они будут показаны отдельными строками.

Почему новая статья не отображается в отчете о движении денежных средств?

Отчет строится по проведенным документам. Проверьте, что хотя бы один документ за выбранный период проведен и в нем заполнено поле «Статья ДДС». Также убедитесь, что в настройках отчета не установлен отбор, исключающий эту статью.

Что будет, если не указывать статью ДДС в платежных документах?

На бухгалтерский и налоговый учет это не повлияет — проводки формируются по счетам. Но отчеты по движению денежных средств покажут суммы без расшифровки, а формирование ОДДС потребует ручной доработки. Для управленческого анализа такие данные бесполезны.

Как изменить статью сразу в большом количестве документов?

Используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). Выберите вид документов, установите отбор по периоду или старой статье и укажите новое значение. Перед запуском сделайте резервную копию базы и проверьте результат на небольшой выборке.

Нужно ли согласовывать состав статей ДДС с учетной политикой?

Если организация составляет отчет о движении денежных средств, порядок классификации денежных потоков (особенно спорных: проценты, лизинг, агентские платежи) рекомендуется закрепить в учетной политике. Сам перечень статей справочника — рабочий инструмент и утверждения не требует.

Можно ли удалить ошибочно созданную статью?

Да, если по ней нет проведенных документов: пометьте статью на удаление, затем выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, программа не даст удалить статью — в этом случае пометьте ее как неиспользуемую через пометку удаления без окончательного удаления или перенесите документы на другую статью групповой обработкой.