Как сделать выемку из кассы в 1С: пошаговая инструкция

Выемка из кассы — это изъятие наличных денег из кассы ККМ в течение рабочего дня или при его закрытии: для инкассации, сдачи в банк, выдачи подотчёт или просто снятия излишка наличности. В 1С операция оформляется отдельным документом, чтобы фактический остаток в денежном ящике совпадал с учётным, а кассир и бухгалтер видели, куда ушли деньги.

В конфигурациях «1С:Розница» и «1С:Управление торговлей» для этого используется документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ». Он уменьшает остаток по кассе ККМ, но не переводит деньги автоматически в основную кассу предприятия — дальнейшее движение оформляется отдельным документом. Понимание этой двухступенчатой схемы — ключ к правильному учёту.

Ниже разобрано, где находится документ, как его заполнить, какие суммы указывать, чем выемка отличается от расходного кассового ордера и как проверить, что остатки сошлись.

Когда требуется выемка и как она отражается в учёте

Выемка нужна в нескольких типовых ситуациях: инкассация дневной выручки, снятие разменных денег в конце смены, изъятие крупной суммы при превышении лимита наличных в денежном ящике, выдача денег подотчётному лицу прямо из торговой точки. Во всех случаях логика одна: деньги физически покидают кассу ККМ, и это должно быть зафиксировано в программе.

В учёте документ выемки формирует движение по регистру денежных средств: сумма списывается с кассы ККМ, но не появляется сразу ни в кассе организации, ни на расчётном счёте. Деньги как бы «в пути» до момента оформления следующего документа — приходного кассового ордера на оприходование в кассу предприятия или внесения на банковский счёт.

Если пропустить второй шаг, в отчётах возникнет расхождение: по кассе ККМ денег нет, а в кассе организации они не появились. Поэтому выемку всегда рассматривайте как первую половину операции.

Где найти документ выемки в разных конфигурациях

В «1С:Розница» документ находится в разделе «Продажи» → «Выемка денег из касс ККМ» (в некоторых релизах — «Финансы» → «Выемка ДС из касс ККМ»). Откроется журнал, где видны все ранее созданные выемки по всем кассам магазина.

В «1С:Управление торговлей» путь обычно такой: «Продажи» → «Документы по розничным продажам» → «Выемка денежных средств из кассы ККМ», либо через раздел «Казначейство». Точное расположение зависит от версии и настроенного интерфейса — если документа нет в меню, воспользуйтесь поиском по команде «Все функции».

В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа выемки из кассы ККМ нет — там наличные операции оформляются кассовыми документами (ПКО и РКО) и документом «Отчет о розничных продажах». Выемка как отдельная сущность — особенность торговых конфигураций с учётом по кассам ККМ.

Пошаговое оформление выемки

Порядок действий одинаков в Рознице и УТ, отличаются только названия отдельных полей. Перед началом убедитесь, что кассовая смена открыта или, наоборот, закрыта — в зависимости от того, в какой момент делаете выемку. Документ можно создать в любой момент, но при закрытии смены программа сверит остаток с учётом выемок.

1. 1
   Откройте журнал «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите кассу ККМ, из которой изымаются деньги.
3. 3
   Укажите сумму выемки — она не должна превышать текущий остаток по кассе.
4. 4
   Заполните ответственного (кассира) и при необходимости комментарий с основанием: инкассация, выдача под отчёт и т.п.
5. 5
   Проведите документ и распечатайте при необходимости печатную форму для подписи кассира и получателя.
6. 6
   Оформите следующий документ: ПКО на оприходование в кассу организации или документ взноса на расчётный счёт.
7. 7
   Сверьте остаток по кассе ККМ в отчёте с фактическим содержимым денежного ящика.

После проведения документ появится в журнале выемок, а остаток по кассе ККМ уменьшится на указанную сумму. Если выемка делается при закрытии смены, многие организации сначала формируют отчёт о розничных продажах, затем выемку на всю сумму наличной выручки, а затем уже закрывают смену на фискальном регистраторе.

Чем выемка отличается от РКО и как оформить дальнейшее движение денег

Частая путаница: кассиры пытаются оформить изъятие из кассы ККМ расходным кассовым ордером. Это ошибка — РКО в 1С привязан к кассе организации, а не к кассе ККМ, и не изменит остаток по торговой точке. Выемка и РКО решают разные задачи.

Сравнение документов

Выемка ДС из кассы ККМ

Списывает наличные именно с кассы ККМ торговой точки. Используется на первом этапе — изъятие из денежного ящика.

Приходный кассовый ордер

Оприходует изъятые деньги в кассу организации. Оформляется вторым шагом, основание — выемка из кассы ККМ.

Расходный кассовый ордер

Выдача денег из кассы организации (подотчёт, зарплата, поставщику). Не связан с кассой ККМ и не заменяет выемку.

Взнос на расчётный счёт

Сдача выручки в банк. Оформляется после оприходования денег в кассу организации или напрямую, если предусмотрено конфигурацией.

Типовая цепочка для инкассации выглядит так: выемка из кассы ККМ → ПКО «Поступление из кассы ККМ» в кассу организации → взнос наличных на расчётный счёт. На каждом шаге сумма «переходит» из одного хранилища в другое, и в любой момент по отчётам видно, где находятся деньги.

Если деньги из кассы ККМ выдаются сразу подотчётному лицу (например, на закупку товара), порядок зависит от принятой в организации схемы: либо через кассу организации тем же ПКО и далее РКО, либо прямым документом, если конфигурация это позволяет. Закрепите выбранную схему во внутреннем регламенте, чтобы все смены действовали одинаково.

Проверка остатков после выемки

Главный контрольный инструмент — отчёт «Денежные средства» (в УТ — «Ведомость по денежным средствам», в Рознице — «Остатки ДС в кассах ККМ»). Откройте его сразу после проведения выемки: остаток по кассе ККМ должен уменьшиться ровно на сумму документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по кассе ККМ в отчёте

Норма

Уменьшился на сумму выемки, совпадает с фактическим наличием в ящике

Тревожный признак

Остаток не изменился или отличается от факта — документ не проведён либо сумма указана неверно

Касса организации

Норма

После ПКО остаток вырос на сумму выемки

Тревожный признак

Деньги «зависли»: выемка есть, а прихода в кассу организации нет

Журнал выемок

Норма

Документ проведён, указаны касса, сумма, ответственный

Тревожный признак

Документ в статусе «не проведён» или создан с пустой кассой

При закрытии кассовой смены программа сравнивает учётный остаток с суммой, которую кассир вводит как фактическую. Если выемка оформлена корректно, расхождений не будет. Если появляется разница — ищите непроведённый документ или выемку, созданную после фактического изъятия денег с неверной датой.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение — права доступа. В большинстве внедрений право создавать и проводить выемки есть только у старшего кассира или администратора торговой точки. Это осознанная мера: документ напрямую связан с наличными, и свободный доступ к нему создаёт почву для злоупотреблений.

Частые вопросы о выемке из кассы в 1С

Можно ли сделать выемку при открытой кассовой смене?

Да, документ создаётся в любой момент — и внутри смены, и после её закрытия. Внутрисменная выемка типична для инкассации крупной выручки в середине дня. Главное — чтобы сумма не превышала фактический остаток наличных в ящике.

Куда деваются деньги после выемки, если не делать ПКО?

В отчётах они не появятся ни в одной кассе: со стороны кассы ККМ списание прошло, а прихода нет. Для учёта это «зависшая» сумма, которую придётся искать при сверке. Всегда завершайте операцию приходным документом в кассу организации или взносом в банк.

Как оформить выемку в 1С:Бухгалтерии?

Отдельного документа выемки там нет. Наличная розничная выручка отражается документом «Отчет о розничных продажах», а её сдача — ПКО с видом операции «Розничная выручка» и далее взносом на расчётный счёт, если деньги идут в банк.

Что делать, если остаток по кассе ККМ стал отрицательным?

Это признак того, что сумма выемок превысила учётный остаток: либо выемка введена с завышенной суммой, либо не проведён отчёт о розничных продажах, увеличивающий остаток. Проверьте журнал чеков и отчёты о розничных продажах за смену, затем исправьте сумму выемки.

Можно ли отменить ошибочно проведённую выемку?

Да: откройте документ и нажмите «Отменить проведение», затем исправьте данные или пометьте на удаление. Делайте это только в текущем, ещё не закрытом учётном периоде. За прошлые периоды корректировку согласуйте с бухгалтером, чтобы не нарушить уже сформированную отчётность.

Кто должен иметь право на выемку из кассы?

Обычно старший кассир, администратор магазина или кассир-операционист — по внутреннему регламенту. Рядовым кассирам право часто закрывают настройкой ролей, чтобы исключить самовольное изъятие наличных. Проверить и изменить доступ можно в настройках групп доступа пользователей.