Как делать РКО в 1С: пошаговое руководство

Расходный кассовый ордер (РКО) в 1С оформляет любую выдачу наличных денег из кассы организации: выплату зарплаты, выдачу подотчётных сумм, возврат покупателю, оплату поставщику наличными или сдачу выручки в банк. Документ формирует проводки по кредиту счёта 50 и служит основанием для печати унифицированной формы КО-2.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация) РКО создаётся как документ «Расходный кассовый ордер» или «Расход из кассы» — название зависит от конфигурации. Логика работы везде одинаковая: выбирается вид операции, заполняются сумма, получатель и основание, документ проводится и при необходимости печатается.

Главное правило: вид операции определяет проводки и набор обязательных полей. Если выбрать неверный вид, документ либо не проведётся, либо сформирует неправильные записи в учёте — и исправлять это придётся сторнированием или корректировкой. Поэтому перед созданием РКО стоит чётко понимать хозяйственный смысл выплаты.

Где находится РКО в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В журнале нажмите «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер». Альтернативный путь — «Банк и касса» → «Расходные кассовые ордера», если журналы разделены по видам.

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) документ называется «Расход из кассы» и находится в разделе «Деньги» → «Расход из кассы». В Комплексной автоматизации и ERP — раздел «Казначейство» → «Кассовые ордера». Несмотря на разные названия, суть документа и порядок заполнения совпадают.

Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и настройки функциональности. В Бухгалтерии кассовые операции доступны при включённой функциональности по кассе, в УНФ — при наличии хотя бы одной кассы в справочнике «Кассы».

Выбор вида операции: от чего зависят проводки

Вид операции — ключевое поле документа. От него зависит, какие счета и субконто будут задействованы, какие поля станут обязательными и как документ поведёт себя при проведении. В 1С:Бухгалтерии доступны, в частности, такие виды операций:

• Оплата поставщику — наличный расчёт с контрагентом (Дт 60 — Кт 50), требуется договор и при методе «по оплате» — документ расчётов;
• Возврат покупателю — возврат денег за товар или аванс (Дт 62 — Кт 50);
• Выдача денежных средств подотчётному лицу — аванс сотруднику на хозяйственные нужды (Дт 71 — Кт 50);
• Выплата заработной платы — по ведомости или отдельному работнику (Дт 70 — Кт 50);
• Взнос наличными в банк — сдача выручки на расчётный счёт (Дт 57 или 51 — Кт 50);
• Прочий расход — произвольная проводка с ручным указанием счёта дебета.

Для типовых ситуаций всегда выбирайте специализированный вид операции, а не «Прочий расход». Специализированные виды заполняют аналитику автоматически и корректно закрывают взаиморасчёты, тогда как прочая операция требует ручного указания счёта и субконто, что повышает риск ошибки.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Платите поставщику наличными по договоруВыберите «Оплата поставщику» и укажите договор с контрагентом

Выдаёте деньги сотруднику на закупку материаловВыберите «Выдача подотчётному лицу» и укажите физлицо

Сдаёте выручку в банк через инкассациюВыберите «Взнос наличными в банк» — сумма пройдёт через счёт 57

Выплачиваете зарплату из кассыВыберите «Выплата заработной платы» и подберите ведомость

Пошаговое создание РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3

Рассмотрим стандартный сценарий — выдачу наличных подотчётному лицу. Для других видов операций порядок аналогичен, отличается только набор полей.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
2. 2
   В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчётному лицу»
3. 3
   Укажите дату документа — она должна совпадать с фактической датой выдачи денег
4. 4
   Выберите организацию и кассу, если их несколько
5. 5
   В поле «Подотчётное лицо» укажите сотрудника из справочника физических лиц
6. 6
   Введите сумму выдачи
7. 7
   Заполните поле «Основание» (например, заявление сотрудника) и «Приложение» при наличии
8. 8
   Проверьте корреспонденцию счетов (Дт 71.01 — Кт 50.01) и нажмите «Провести»
9. 9
   Распечатайте форму КО-2 кнопкой «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)»

Поле «Выдать» в печатной форме подставляется из данных получателя автоматически, но его можно отредактировать вручную — например, дописать «по паспорту серия…». Поле «Основание» попадает в строку «Основание» формы КО-2, поэтому формулируйте его так, как оно должно выглядеть на бумаге: «Заявление от 12.03, выдача на командировочные расходы».

Номер документа программа присваивает автоматически при записи. Нумерация РКО должна быть сквозной и непрерывной в течение года — не удаляйте проведённые ордера, если по ним уже выданы деньги, иначе в нумерации появятся разрывы, на которые обращают внимание при проверках кассовой дисциплины.

Особенности отдельных операций

Выплата зарплаты через кассу

При виде операции «Выплата заработной платы» РКО удобнее создавать на основании ведомости: откройте документ «Ведомость в кассу» и нажмите «Создать на основании» → «Расходный кассовый ордер». Тогда сумма и ссылка на ведомость подставятся автоматически, а в учёте корректно закроется задолженность по счёту 70.

Если зарплату получает один сотрудник (например, при увольнении), можно создать РКО вручную и указать работника без ведомости — в настройках учётной политики должен быть предусмотрен такой способ выплаты. Проверьте, что задолженность перед сотрудником по счёту 70 действительно существует, иначе проводка зависнет на дебете.

Сдача выручки в банк

Операция «Взнос наличными в банк» формирует проводку Дт 57.02 — Кт 50.01: деньги считаются «в пути» до поступления на расчётный счёт. Когда банковская выписка подтвердит зачисление, документ поступления на расчётный счёт закроет счёт 57 проводкой Дт 51 — Кт 57.02.

Не пропускайте промежуточный счёт, оформляя сдачу выручки «прочим расходом» напрямую в 51 счёт: если деньги зачислятся на следующий день, на конец дня в учёте возникнет ложная картина — денег нет ни в кассе, ни на счёте, хотя фактически они у банка или инкассатора.

Оплата поставщику и возврат покупателю

При оплате поставщику укажите договор и документ расчётов (счёт или поступление), чтобы аванс или долг закрылись корректно. При возврате покупателю потребуется документ продажи, по которому возвращаются деньги, — без него программа не сможет правильно отразить взаиморасчёты и, при применении ККТ, не сформирует корректный чек возврата.

Печать формы КО-2 и подписи

Печатная форма КО-2 вызывается из проведённого документа: кнопка «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Форма содержит отрывную квитанцию, которая выдаётся получателю денег, а сам ордер остаётся в кассовых документах организации.

Проверьте, что в форму корректно подтянулись ответственные лица: главный бухгалтер и кассир. Они берутся из сведений об ответственных лицах организации («Главное» → «Реквизиты организации» → «Ответственные лица»). Если подписи пустые или устаревшие, обновите данные там — а не правьте каждую печатную форму вручную.

Сумма прописью формируется автоматически. Если в организации принято указывать получателя с паспортными данными, заполните поле «По документу» в документе — оно выводится в строку «Предъявлен документ» формы КО-2.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа откройте движения кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что корреспонденция соответствует смыслу операции. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 за день: остаток на конец дня не должен быть отрицательным и не должен превышать установленный лимит кассы, если он для организации определён.

Дополнительная проверка — кассовая книга за день («Банк и касса» → «Кассовая книга»). Созданный РКО должен появиться в ней с правильным номером, суммой и корреспондирующим счётом. Если документа в книге нет, проверьте дату, организацию и признак проведения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Кредит 50.01, дебет соответствует виду операции

Тревожный признак

Кредит не 50-й счёт или пустая аналитика

ОСВ по счёту 50 за день

Норма

Остаток положительный, в пределах лимита

Тревожный признак

Отрицательный остаток — касса ушла в минус

Кассовая книга

Норма

РКО присутствует с верным номером и суммой

Тревожный признак

Документа нет или сумма отличается

Печатная форма КО-2

Норма

Заполнены получатель, основание, подписи

Тревожный признак

Пустые поля подписантов или сумма прописью не совпадает

Если ошибка обнаружена до сдачи отчётности, исправьте документ и перепроведите его. Если день уже закрыт кассовой книгой и подписан, безопаснее оформить корректирующий документ текущей датой, чем переписывать прошлый период задним числом.

FAQ: частые вопросы по РКО в 1С

Можно ли изменить проведённый РКО?

Да, если день ещё не закрыт кассовой книгой и период не закрыт для редактирования. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если на основании ордера уже выдана квитанция получателю, менять сумму нельзя — придётся оформлять обратный приход или корректирующий документ.

Почему РКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего причины три: документ не проведён, дата документа не совпадает с датой формируемой книги, либо в документе выбрана другая организация или касса. Проверьте эти три параметра — в подавляющем большинстве случаев проблема в одном из них.

Как оформить выдачу денег учредителю?

Если это заём учредителю, используйте «Прочий расход» с указанием счёта расчётов по займам (например, 58.03 или 76 — в зависимости от условий договора). Если учредитель является сотрудником и получает подотчётные средства, оформляйте обычную выдачу подотчётному лицу. Выплата дивидендов наличными имеет свои ограничения и оформляется отдельно.

Нужно ли печатать КО-2, если документы ведутся электронно?

Кассовые документы могут оформляться в электронном виде, если это закреплено в учётной политике и обеспечено подписание электронными подписями ответственных лиц. Если электронный документооборот по кассе не настроен, форму КО-2 распечатывают, подписывают и хранят в бумажном виде вместе с кассовой книгой.

Что делать, если касса ушла в минус после проведения РКО?

Отрицательный остаток по счёту 50 означает, что в программе выдали больше денег, чем числилось в кассе. Проверьте, все ли приходные ордера за день внесены и проведены, нет ли у документов неверной даты или кассы. После исправления перепроведите кассовые документы за день и убедитесь, что остаток стал положительным.

Можно ли создать РКО на основании другого документа?

Да, и это предпочтительный способ: РКО создаётся на основании ведомости на выплату зарплаты, документа реализации (для возврата покупателю), счёта поставщика и ряда других документов. При этом сумма, контрагент и основание подставляются автоматически, а связь между документами сохраняется в учёте.