Как сформировать акт сверки в 1С Комплексная автоматизация

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату. В 1С:Комплексная автоматизация он формируется автоматически на основании данных бухгалтерского и управленческого учета: программа собирает документы отгрузки, оплаты и возвраты за выбранный период и выводит сальдо. Ручная работа сводится к правильной настройке отборов и проверке результата.

Типовой механизм сверки в КА реализован через документ «Сверка взаиморасчетов» (в некоторых релизах — «Акт сверки взаиморасчетов»). Он доступен пользователям с правами бухгалтера или менеджера по продажам и строится по данным регистров взаиморасчетов и бухгалтерских счетов 60, 62, 76. Перед формированием важно убедиться, что все первичные документы за период проведены, иначе акт покажет искаженное сальдо.

Ниже разобран полный цикл: где найти документ, как заполнить его реквизиты, какие данные подтянутся в табличную часть, как проверить расхождения и вывести печатную форму. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию КА редакции 2; в отраслевых или доработанных решениях названия команд могут отличаться.

Где находится документ сверки взаиморасчетов

В типовой КА документ сверки расположен в нескольких разделах, чтобы его могли найти и менеджеры, и бухгалтеры. Основной путь: раздел «Продажи» → «Документы по продажам» → «Сверки взаиморасчетов». Аналогичный журнал есть в разделе «Покупки» для сверки с поставщиками. Если команда не видна, откройте меню навигации раздела (кнопка с тремя полосами) и добавьте её через «Настройка навигации».

Вторая точка входа — карточка контрагента. Откройте справочник «Контрагенты», выберите нужного партнера и в панели команд найдите «Сверка взаиморасчетов» или ссылку на отчет «Ведомость расчетов с контрагентом». Создание из карточки удобно тем, что поле «Контрагент» заполняется автоматически.

Если документа нет ни в одном разделе, проверьте права доступа: роль «Бухгалтер» или «Менеджер по продажам» обычно включает право на создание сверки. При ограниченных правах обратитесь к администратору системы — самостоятельно расширять роли не стоит, это может нарушить разграничение доступа в базе.

Подготовка данных перед формированием акта

Главная причина неверных актов сверки — непроведенные или некорректно оформленные документы. Перед формированием убедитесь, что за сверяемый период проведены все реализации, поступления, оплаты и корректировки по данному контрагенту. Удобный контроль — отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или «Ведомость по контрагентам» из раздела «Продажи» / «Покупки» → «Отчеты».

Обратите внимание на документы со статусом «не проведен» или помеченные на удаление: они не попадут в акт, и сальдо разойдется с данными контрагента. Также проверьте корректность указания договора в документах — сверка формируется в разрезе договоров, и документ, привязанный к другому договору, в акт не войдет.

Создание и заполнение документа сверки

Откройте журнал «Сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать». В шапке документа заполните ключевые реквизиты: организацию (от чьего лица сверка), контрагента, договор (если расчеты ведутся по нескольким договорам — сверку делают по каждому отдельно либо без отбора по договору), период сверки и валюту. Дата окончания периода определяет, на какое число будет рассчитано конечное сальдо.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (в ряде релизов — «Заполнить по данным учета»). Программа соберет в табличную часть все документы, повлиявшие на расчеты за период: реализации товаров и услуг, поступления, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, корректировки и возвраты. Начальное и конечное сальдо рассчитаются автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте состав табличной части
4. 4
   Сравните конечное сальдо с отчетом по расчетам
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму

Табличную часть можно редактировать вручную: добавить строку, которой нет в учете (например, документ контрагента, еще не отраженный у вас), или исключить спорную операцию. Ручные правки помечаются и при печати обычно выделяются — это позволяет контрагенту увидеть, какие строки добавлены не из учетных данных. Помните: ручное изменение акта не меняет данные учета, оно влияет только на печатную форму.

Проверка расхождений до отправки контрагенту

Прежде чем печатать акт, сверьте его итог с независимым источником. Откройте отчет «Ведомость расчетов с контрагентами» или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60/62 с отбором по контрагенту за тот же период. Конечное сальдо в акте должно совпасть с сальдо отчета до копейки.

Если суммы разошлись, типовые причины таковы: документ проведен задним числом после формирования акта; в акте выбран не тот договор или не та организация; часть расчетов оформлена через документ «Взаимозачет задолженности» или «Корректировка долга», который учитывается по-разному в отчетах. Перезаполните акт после устранения причины — кнопка «Заполнить» перезапишет табличную часть актуальными данными.

Контрольные точки

Как проверить результат

Конечное сальдо акта

Норма

Совпадает с сальдо отчета по расчетам за тот же период

Тревожный признак

Разница в сумме — ищите непроведенные или лишние документы

Состав табличной части

Норма

Все отгрузки и оплаты периода присутствуют, даты верные

Тревожный признак

Пропущены документы или есть строки чужого договора

Начальное сальдо

Норма

Равно конечному сальдо предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Разрыв с прошлой сверкой — были исправления задним числом

Печатная форма и отправка контрагенту

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов» из формы документа. Типовая форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов с дебетом и кредитом, итоговое сальдо и строку для подписей. В форме обычно предусмотрены две части: данные вашей организации и блок, который контрагент заполняет по своим данным при наличии расхождений.

Документ можно сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из программы (кнопка «Отправить»), если настроена учетная запись почты. Для обмена через операторов ЭДО акт сверки в типовой КА, как правило, не имеет стандартного электронного формата — его отправляют как скан или PDF, либо используют произвольный документ ЭДО. Юридическую силу имеет подписанный обеими сторонами экземпляр.

Особенности и типовые проблемы

При расчетах в валюте сверка формируется в валюте договора, а сальдо пересчитывается с учетом курсовых разниц — убедитесь, что контрагент понимает, в какой валюте представлены суммы. При расчетах в условных единицах возможны суммовые разницы, которые отражаются отдельными документами и должны попасть в акт.

Если с контрагентом ведется несколько договоров, а акт нужен сводный, снимите отбор по договору в шапке — тогда табличная часть сгруппируется по всем договорам. Для встречных организаций (контрагент одновременно покупатель и поставщик) формируйте отдельные акты по каждому направлению или выполните взаимозачет документом «Взаимозачет задолженности», чтобы сальдо было чистым.

Часто задаваемые вопросы

Чем сверка взаиморасчетов отличается от отчета «Ведомость расчетов»?

Отчет — аналитический инструмент для внутреннего контроля, он не имеет печатной формы для подписания и не фиксируется как документ. Документ «Сверка взаиморасчетов» хранится в базе, имеет номер, дату и печатную форму акта, предназначенную для подписания обеими сторонами.

Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?

Да, период сверки может быть любым, в том числе за закрытые месяцы. Но учтите: если после закрытия периода в нем проводились исправления, сальдо может отличаться от ранее подписанного акта. Перед формированием сверьте текущие данные отчета с прошлым актом.

Почему в акт не попал платеж от контрагента?

Наиболее вероятные причины: платежное поручение не проведено, в нем указан другой договор или другая организация, дата документа выходит за границы периода сверки, либо оплата оформлена как аванс без привязки и учитывается иначе. Проверьте документ в журнале банковских операций и перезаполните акт.

Как быть, если контрагент прислал свой акт с расхождениями?

Создайте свою сверку за тот же период и построчно сопоставьте табличные части. Обычно расхождение — это документ, отраженный только у одной стороны: непроведенная у вас отгрузка или неучтенная у контрагента оплата. Найденные документы вносят в учет, после чего акт перезаполняют и подписывают согласованную версию.

Можно ли вывести в акт сверки дополнительные реквизиты, например номера счетов-фактур?

В типовой печатной форме состав колонок фиксирован. Если нужны дополнительные поля, используют внешнюю печатную форму, подключаемую через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки», либо доработку макета программистом. Менять типовой макет напрямую не рекомендуется — изменения пропадут при обновлении конфигурации.

Нужно ли проводить документ сверки, и влияет ли он на учет?

Документ сверки не формирует бухгалтерских проводок и не меняет регистры расчетов — он носит информационный характер. Проведение нужно для фиксации документа в журнале и возможности печати; удаление или распроведение сверки никак не повлияет на учетные данные.